Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Projektihallinnan taito

Kirjoitettu 19.10.14
Esseen kirjoittaja: Camilla Heikkilä
Kirjapisteet: 3
Kirja: Projektihallinnan taito
Kirjan kirjoittaja: Scott Berkun
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Olen toiminut nyt Kynsistudio Lunadellan projektipäällikkönä jo hyvän aikaa. En kuitenkaan ole keskittynyt johtamispuoleen läheskään niin vahvasti mitä olisin voinut. Kehittääkseni projektijohdon taitojani otin lukuun Scott Berkunin ”Projektihallinan taito”.

Ensimmäiseksi Berkunin teoksesta nousi esiin Tom Petersin hyvän projektipäällikön piirteet/dilemmat, joista jokaisen projektipäällikön tulisi olla tietoinen. Tom Peters esittelee nämä kirjoituksessaan ”Pursuing the perfect project manager”. Hänen mukaansa projektipäällikkö voi opetella paremmin tunnistamaan, ymmärtämään ja kehittämään kykyjään pitää nämä kaikki ”voimat” tasapainossa.

 

Ego/ei-ego; Projektipäälliköllä on paljon vastuuta, joten he saavat usein myös suurta henkilökohtaista tyydytystä työstään. He saattavat olla monesti hyvinkin tunnesitoutuneita tekemäänsä työhön, mutta tässä tulee juuri se, että projektipäällikön tulisi kuitenkin välttää sitä, että he asettaisivat omat intressinsä projektin edelle. Eli halukkuus delegoida ja jakaa arvostuksen osoituksia, palkintoja ja hauskoja/tärkeitä tehtäviä koko tiimin kesken. Itse ökoen, että tämä on minulla suht tasapainossa!

Itsevaltias/delegoija; Projektipäällikön on aika ajoin oltava valmis määräämään tiiimi tekemään tietyt tehtävät, ja ympäristö on luotava sellaiseksi, jossa työtä voi delegoida ja sitä voidaan tehdä tehokkaasti yhdessä. Itselläni on tehtävien delegoinnissa vielä harjoittelemista. Hiukan olen siinä omasta mielestäni kehittynyt, mutta paljon kehittymisen varaa on vielä edessä. Sen haastavuus johtuu ihan vain omasta päästäni, sillä koen aina että en voi laittaa tehtäviä ja töitä toisten kontolle, kun voisin ihan yhtä hyvin tehdä ne itsekin. Vaikkakin olen kyllä huomannut sen, että se on loppujenlopuksi aika raskasta tehdä kaikki itse…. Meidän olisi hyvä käydä seuraavassa Lunadellan palaverissa taas omia rooleja ja vastuualueita huolella läpi.

Epäselvyyden sietäminen/täydellisyyden tavoitteleminen; Projektipäällikön tulisi kunnioittaa ja hallita tilannetta, jossa vallitsee epäselvyys ja avoimuus. Tällaiset tilanteet ovat olennaisia hyvien ideoiden syntymisen kannalta. Projektipäällikön tulisi myös olla tarkka ja tunnistaa milloin täydellisyyden tavoitteleminen on vaivanäön arvoista ja milloin keskinkertainen tai yksinkertainen pikaratkaisu on riittävä. Olen omissa tekemisissäni usein todella huolellinen ja täydellisyyttä tavoitteleva, mutta koen että Lunadellan kanssa olen ollut ehkä hieman armollisempi 😀 Johtuu ehkä myös hiukan siitä, että Johanna on ollut tasapainottamassa tekemistä, jolloin itselläni se ei mene sitten aina siihen pilkun viilaukseen.

Suullinen/kirjallinen; Projektipäällikön tulee tietää milloin kirjallinen viestintä on tehokkaampaa ja milloin suullinen. Meillä on niin pieni ”projektiryhmä” Lunadellassa, joten tämä ei ole ollut meillä ongelma. Pienissä ja lyhyissä asioissa käytämme kirjallista viestintää, ja suurempien asioiden läpikäynnissä käymme aina suullista keskustelua.

Monimutkaisuuden tunnustaminen/yksinkertaisuuden edistäminen; ”Projektipäällikön pitää taivutella tiimi tavoittelemaan työssään yksinkertaisuutta ja selkeyttä, vähättelemättä kuitenkaan hyvän, luotettavan koodin kirjoittamiseen liittyvää monimutkaisuutta”. Minun ei siis pidä heittäytyä monimutkaisuuden uhriksi ongelman tai käsillä olevan päätöksen tullessa eteen, vaan löytää oikea näkökulma jolla edetä, ja pitää koko ajan kokonaiskuva mielessä.

Kärsimätön/kärsivällinen; Tämä kuvaa projektipäällikön tasapainoa ja ymmärrystä siitä, milloin painostus on tarpeen ja milloin voi antaa asioiden kulkea omalla painollaan. Projektipäällikkö on nimittäin usein se henkilö, joka vaatii toimintaa ja pakottaa toiset keskittymään olennaiseen, mutta kärsimättömyys saattaa joskus myös olla haitaksi projektille. Itselläni ei tosiaan ole se ongelma, että oma kärsimättömyys aiheuttaisi ongelmia, enemmänkin vaatimisen puute 😀 Toisaalta minä ja Johanna olemme kummatkin niin tunnollisia työntekijöitä, joten työn seuraamista tai vaatimista ei kovinkaan paljoa tarvitse. Joskus tulee huomauteltua jos jokin asia on unohtunut, tai ei meinaa edetä, mutta ne selviää aina ihan keskustelemalla, vaatimisen ja kärismättömyyden sijasta.

Rohkeus/pelko; ”Projektipäällikön tulee tuntea tervettä kunnioitusta kaikkia mahdollisesti pieleen meneviä asioita kohtaan ja nähdä, että ne todella ovat mahdollisia.”

Usko/epäusko; Projektipäällikön tulee uskoa tekemäänsä! Samalla hän tarvitsee myös hiukan skeptisyyttä koskien asioiden etenemistä ja tapoja joilla niitä tehdään. Projektipäällikön on haastettava toisten olettamuksia horjuttamatta kuitenkaan tiimin uskoa tekemäänsä. Omasta mielestäni tämä on onnistunut ainakin tähän mennessä hyvin! Otan esiin asiat, jotka huomaan että ei toimi, ja katsomme uudet käytännöt. Itse uskon tekemääni, mutta ehkä haasteenani on enemmänkin sen tartuttaminen muihin! Siihen aion keskittyä nyt jatkossa.

 

Tuosta viimeisestä lauseesta pääsenkin seuraavaan seikkaan: ”Projektipäällikön vaikutus tuntuu muissa tiimin jäsenissä niin hyvässä kuin pahassakin.” Itse olen tyytyväinen työhöni Lunadellassa, mutta en ole ehkä tuonut sitä tarpeeksi esille. Itseasiassa nyt kun miettii, niin olemme nykyään käyneet Johannan kanssa paljon keskustelua ja kuulumisten vaihtoa niistä asiosta, jotka ovat menneet pieleen, tai muuten vaan mitkä ovat ärsyttäneet. Missä ovat ne hyvät jutut? Myös niiden jakaminen on tärkeää! Olen aina ollut sitä mieltä, että positiivisia asioita pitäisi jakaa pajon enemmän, mutta en kuitenkaan ole itse tehnyt niin. Jatkossa haluan keskittyä siihen, että emme vaihda kuulumisia aina niistä ärsytyksen kohteista, vaan niistä asioista myös mitkä ovat esimerkiksi päivän mittaan ilahduttaneet ja onnistuneet! Ja minun pitää muistaa se myös omassa asenteessani. Jos olen tyytyväinen ja motivoitunut, minun pitää tuoda se esille!!

 

Hyvä projektipäälliköhän on myös sellainen, joka pystyy motivoimaan tiimiään työnteossa, ja saa työn tuntumaan mielekkäältä. Välillä, kun meillä on Lunadellassa todella kiireistä, niin motivaatio saattaa laskea ja työ ei ole läheskään niin mieleskästä. Tällaisissa tilanteissa voisin enemmän kiinnittää huomiota, ja miettiä mitä itse voisin tehdä asialle, että saamme työhömme puhtia ja mielekkyyttä. Kiireisinä hetkinä koen, että se on äärimmäisen tärkeää antaa tunnustusta ja krediittiä kovan työn tekemisestä ja siitä suoriutumisesta. Mutta enpä ole näin tehnyt. Tai olen, mutta en tarpeeksi. Mutta kyllä sen selkeästi huomaa, että ne kerrat kun antaa krediittiä ja antaa sen palautteen että ”hei oot toiminu tosi hyvin, ja on tullu muuten asiakkailta todella hyvää palautetta. Tosi hyvä!” niin se saa toiseen ihan erilaista puhtia, ja positiivisuutta, joka taas auttaa työn tekemisessä. Jatkossa aion panostaa enemmän arvostuksen antamiseen sekä positiivisten asioiden läpikäyntiin!!

 

 

HYVÄ VISIO?

Olen nyt myös pohtinut vision merkitystä. Siis vision luonti on ollut minulle ihan äärimmäisen hankalaa. Ja oikeastaan vasta kun olin lukenut Tom Lundbergin Tuntematon sotilas ja johtamisen taito, ymmärsin mistä se johtuu. Olen niin tässä päivässä eläjä, että minun on todella hankala miettiä tulevaisuutta. Ja näinhän se on, en vain ollut itse tajunnut sitä mistä se johtuu… Oikeastaan vision luontikin riippuu ihan projektista/aiheesta, mistä se pitää luoda. Itselleen omaan henkilökohtaiseen elämään ja johonkin lyhyehköön projektiin vision luominen on hiukan helpompaa, mutta Lunadellan visio on ollut jotenkin todella vaikea. Ehkä osittain juuri sen takia, että en oikein itsekään ole vielä päässyt selvyyteen omista ajatuksista, että onko Lunadella sellainen projekti, jota haluan jatkaa esimerkiksi Tiimiakatemian jälkeen, että haluanko panostaa siihen ihan täysillä 100%, vai eikö se ole sellainen… en tidä mitä haluan sen tulevaisuudelta. Siksi on hankala edes ajatella mitään pitkää visiota. Mutta toisaalta, onko sitä määritelty edes että kuinka pitkälle tulevaisuuteen vision on yletyttävä? Kuinka tarkka ja konkreettinen sen täytyy olla? Ehkä voisimme aloittaa Lunadellan vision luomista pienistä asioista. Keskustella yhdessä omista tavotteista, tai haluista, ja sitä kautta muodostaa jonkinnäköistä yhteistä visiota. Tähän mennessä tuntuu että vision luominen on ollut ehkä hieman sellaista pakkopullaa, ja se on tehty koska tiimi niin haluaa. Sitten on yrittetty keksiä jotain, joka nyt kuulostaisi hyvältä, johon tiimi voisi olla tyytyväinen. Välillä kyllä mietin, että onko vision luominen oikeasti niin tärkeää? Eikö riitä jos on tavoitteita? Lyhytaikaisia ja saavutettavia tavotteita? Mihin tarvitaan se visio?

Vaikka nojoo… toisaalta tiedän sen, ja Berkunin teosta lukiessani ymmärrän kyllä, että on hyvä olla unelmia ja haaveita, mitä haluaa toteuttaa. Se antaa rungon tekemiseen, ja tavoitteillakin on enemmän merkitystä, kun tietää että ne vievät jotakin kohti. Silti, välillä vain koko visio-sana tekisi mieli heittää hornantuuttiin.

No mutta kuitenkin, kun se hetki tulee että saamme aikatalut sopimaan yhteen Johannan kanssa ja pääsemme palaveeraamaan ja ehkä sitten luomaan ja pohtimaan tätä visiotakin, niin Scott Berkun luetteli 5 hyvää seikkaa, jotka muodostavat hyvän vision;

> Yksinketaistaminen

> Tavoitteellisuus

> Kiteyttäminen

> Inspiroivuus

> Muistettavuus

 

 

Kun visio on selvillä, on tärkeää myös tavoitteet. Tavoitteita meillä onkin ollut/on kaikennäköisiä (esim. akatemialta pois pääsy, kesän jälkeen tavoitteena oli saada lisää asiakkaita → Grouponkampis, työntekijän palkkaus, panostaa lisämyyntiin jne…). Mutta se mikä meiltä on kuitenkin puuttunut, on aikataulutus. Berkun mainitsee kolme aikataulujen tarkoitusta:

1. Sitoutuminen siihen, milloin asiat tullaan tekemään

2. Kannustaa kaikkia näkemään ponnistelunsa kokonaisuuden osana ja sen sijaan, että kaikki keskittyvät vain omiin tehtäviinsä, he huomaavat työnsä vaikuttavan myös toisiin.

3. Antaa tiimille työkalun, jolla he voivat seurata edistymistään, ja jonka avulla työ voidaan paloitella hallittavissa oleviin palasiin.

 

Suurissa projekteissa ja sellaisissa projekteissa jossa on selkeä aloitus- sekä lopetusajankohta, aikataulutus on kaikista tärkein. Lunadellalla ei ole selkeää päättymisajankohtaa eikä se ole ihan överikokoinen projektikaan, joka mahdollistaa hieman joustavamman aikataulun. Kuitenkin aikataulutus on oltava. Muuten asiat jäävät helposti tekemättä, tai ne venyvät ja venyvät ja venyvät. Mikä on meidän aikataulu tavotteiden toteuttamiselle? Mitkä ovat ne asiat mitä pitää hoitaa? Missä ajassa mikäkin homma on hoidettu?

Aikataulutuksessa ja tavoitteiden luomisessa on myös käytävä läpi priorisointia – mitkä asiat ovat etusijalla, mihin keskitytään eniten. Projektin edistymistä saattaa nimittäin hidastaa epätietoisuus tavotteista, tai jos toinen ajattelee jonkun toisen asian olevan kiireellisempi kuin mitä toinen on ajatellut.

 

 

ROOLIEN MERKITYS

Viimeaikoina roolien merkitys on ollut mielessäni aika paljon. Olen huomannut, että minä olen tehnyt paljolti lähes kaikki hommat/työt, jotka eivät liity asiakkaiden kynsien tekemiseeen. Tai en tietenkään kaikkia, mutta suuren osan, joista olisin ihan hyvin voinut delegoida myös Johannalle hommaa.. Minä esimerkiksi hoidan tilaukset, talouden seurannan, esitteiden ja muiden mainosten laatimisen sekä niiden toteuttamisen käytännössä, markkinointikampanjat (sähköpostikampis, Groupon), hoidin kaikki varpaidenkynsien geelaukseen liittyvät asiat (tarvittavien välineiden etsiminen, niiden hommaaminen, mainostus jne.), näistä monenkin asian olisi voinut jakaa niin, että kummallakin olisi olllut omat tehtävät ja vastuualueet… Mutta niinkuin ylempänä mainitsinkin, delegoiminen on minulle vielä haaste, jota kyllä yritän jatkuvasti harjoittaa.

Pohdin, että ehkä delegointia sekä molempien meidän työn mielekkyyttä voisi edistää hiukan määrittelemällä uudestaan ja hiukan paremmin meidän roolejamme. Käydä läpi mitä tällä hetkellä teemme ja mitä voisimme jakaa. Ja voisimme esimerkiksi hyödyntää enemmän Johannan vahvuutta – markkinointia, koska hän on siitä kiinnostunut ja käy parhaillaan MT:tä. Hänen vastuualueeseen voisi kuulua markkinointiin liittyvät asiat, ja pitää esimerkiksi huolta että markkinointisuunitelma tulee toteutettua (tietysti voimme tehdä ja suunnitella sitä yhdessä, mutta jakaa vastuun niin että Johanna voi pitää huolen siitä että se tulee tehtyä). Esimerkiksi vaikka näin. Mutta näistä asioista haluan keskustella seuraavassa palaverissamme, jonka aion nyt lokakuussa meille järjestää, niin se ehkä helpottaa niin minunkin työtäni kuin Johannankin.

Mitä minä teen?

Mitä Johanna tekee?

Mitä me molemmat teemme?

 

 

JOHTAJUUS

Scott Berkun luetteli mielestäni hyviä seikkoja johtajuudesta;

 

Taivutteleminen on vahvempi keino kuin saneleminen

→ Muita johdettaessa asiat tapahtuvat tehokkaammin, kun vakuttaa ihmiset siitä miksi heidän kannattaa tehdä jotakin, ennen kuin heidät laittaa tekemään sen. Itse koen omaavani tämän seikan aikas hyvin. Harvoin käskytän ihmisiä, minä nimenomaan kerron syyn, miksi tahdon henkilön tekevän sen asian mitä pyydän. Tai ehkä hiukan enemmän voin kyllä keskittyä tuohon, että kerron vielä että miksi heidän kannattaa tehdä se.

 

Muihin luottaminen ja valtuuksien delegointi

→ Luotetaan toisten päätöksentekokykyyn ja uskalletaan antaa vastuuta muille. Itse luotan kyllä Johannaan, eli delegoinnin haastavuus ei johdu siitä ettenkö luottaisi toisten päätöksentekokykyyn. Se on ehkä enemmänkin viitsimiskysymys; ”viitsinkö kuormittaa häntä näillä hommilla”. Mutta luottamusta meiltä kyllä löytyy, ja uskallamme tuoda ajatuksemme ja ideat ääneen toisillemme.

 

Kultainen sääntö

→ Myös johtajan tulee tehdä niin toisille, kuten toivoisit itsellesi tehtävän. Berkunin mukaan mitään johtajan antamaa määräystä ei noudateta yhtä hyvin kuin sellaista, jota hän itsekin noudattaa. Projektipäällikön vastuulla on näyttää mallia käyttäytymisestä, jota hän pyytää tai toivoo alaisiltaan. Tässä ei omasta mielestäni ole omalla kohdallani mitään ongelmaa. Jos jotakin sääntöjä teen, tai vaadin jotakin, niin kyllä aika usein myös itse niitä noudatan. Olen samaa mieltä, että johtajan tulee näyttää esimerkkiä muille.

 

Luottamus, virheiden tekeminen ja hyväksyminen

→ Kun joku tulee kertomaan sinulle ongelmasta tai virheestä;

1.Ole iloinen, että hän tuli luoksesi puhumaan asiasta. On parempi, että hän kertoo siitä kuin että hän piilottelisi asiaa.

2.Miten voit auttaa häntä ongelman korjaamisessa? Mitä vaihtoehtoja on olemassa?

3.Sinun on varmistettava, että jos asiasta voi oppia jotakin, hän oppii sen.

Hyvä johtaja antaa ihmisille vastuuta ja valtaa, ja samalla saa heidät tuntemaan että olet tukena, vaikkei asiat välttämättä sujukaan halutulla tavalla. Me Lunadellassa tuomme kyllä virheemme ja ongelmamme rehellisesti esiin – ihan molemminpuolin.

 

Projektihallinnan taito sisälsi paljon hyviä juttuja, joilla viedä projektia eteenpäin ja kuinka toimia projektipäällikkönä. Monet asiat olivat sellaisia jotka tavallaan vähän niinkuin tiesin, mutta tämän kirjan luettuna sain varmuutta suunnalle, ja seikoille joihin pitää nyt vastaisuudessa kiinnittää enemmän huomiota.

 

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!