Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Projektihallinnan taito

Kirjoitettu 09.06.13
Esseen kirjoittaja: Juho Koistinen
Kirjapisteet: 3
Kirja:
Kirjan kirjoittaja:
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Valitsin kirjan, koska haluan vielä 3.vuotena akatemialla olla osa jotain projektia ja tietääkin silloin jo valmiiksi projektihallinnasta. Kirjan aiheet käsittelevät muun muassa: Miten tehdä hyviä päätöksiä? Miten pidät aikataulut? Mitä teet, kun asiat menevät pieleen? Eli mielestäni näitä asioita tarvitsee muutenkin elämässä ja työnteossa, joten toivon saavani koppeja myös normaaliin arkeen.

Aikataulut
Projektiaikataulut ovat hyvin tuttu kohde, kun asioiden epäonnistumiselle etsitään syntipukkia, yleensä aina ensimmäinen asia mikä tulee mieleen on aikataulutus. Jos joku ei onnistu täyttämään vaatimuksia, syytetään yleensä aikataulua ja kyseistä henkilöä
Usein projektin alkuvaiheessa rupeamme miettimään aikataulutusta, mutta se on yleensä hakuammuntaa, koska asioihin tulee vielä niin paljon muuttujia, että onkin melkeinpä mahdotonta aikatauluttaa projektiaan tarkasti. Ja tässä yleensä mennäänkin metsään, jossa vastakkain ovat täsmällisyys ja paikkansapitävyys. Vaikuttavimman kuvan antaa tarkat päivämäärät, mutta ovatko ne todellisuudessa paikkaansapitäviä?
Aikatauluilla on pari juttua mitä niistä pitää pystyä, niiden tulee olla riittävän hyviä, jotta tiimi ja vetäjät voivat uskoa niihin ja ne tarjoavat perustan seurannalle ja tarkistuksille/muutoksille.
TOP-3 mitä kannattaa ottaa huomioon aikataulun valvonnassa.
– Huomioitiinko aikataulussa, jotenkin sairaspäivät ja lomat
– Oliko projektiryhmällä pääsy aikatauluun ja pyydettiinkö heitä raportoimaan säännöllisesti etenemisestään omassa hommassaan
– Seurasiko kukaan kokonaisaikataulua päivä- tai viikkotasolla, että pysymmekö aikataulussa.
Päätöksen merkityksen arviointi

Emme monestikaan mieti, että kun teemme jostain asiasta päätöstä onko se todella tärkeä, tärkeä, neutraali vai ei tärkeä projektin etenemisen kannalta, ohessa muutamia kysymyksiä päätöksenteon merkityksen arviointiin.
Mitä ongelmaa päätös koskee? Päätöksiä tarvitaan usein silloin, kun esiin on tullut uutta tietoa ja on ilmennyt ongelmia vaikkapa aikatauluissa, saammeko asiat korjattua vai karsimmeko jotain, pitää osata esittää siis hyviä kysymyksiä.
Kuinka pitkäaikainen ja syvälle menevä, tämän päätöksen vaikutus projektiin tulee olemaan? Suuret päätökset, kuten vision suunta vaikuttaa koko projektiin. Pienet päätökset kuten milloin kokous pidetään yms. Yleisesti on paras tehdä suuret päätökset jo alkuvaiheessa tai niille on sovitta aluksi, joku aika milloin ne lyödään lukkoon.
Mitä vaikutuksia tai kustannuksia seuraa jos olen väärässä? Mihin muihin päätöksiin tuloksella on vaikutusta? Jos vaikutus on vähäinen tai hyväksyttävissä, ei asiassa ole paljon menetettävää.
Mitä tehdä kun asiat menevät pieleen?

Tässä kirja listaa, kuinka reagoida kohdatessaan ongelman joka on toivottavasti itselleni hyvä, koska itse en ole tällaisissa tilanteissa kovinkaan hyvä.
1. Rauhoitu
2. Arvioi ongelma suhteessa projektiin
3. Rauhoitu uudelleen
4. Kokoa yhteen oikeat ihmiset
5. Tutki vaihtoehdot
6. Tee mahdollisimman yksinkertainen suunnitelma
7. Toteuta
8. Järjestä purkutilaisuus

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!