Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Projektin hallinta ja sen johtaminen

Kirjoitettu 26.10.14
Esseen kirjoittaja: Jon-Erik Talvio
Kirjapisteet: 2
Kirja: Pidä projekti hallinnassa
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska
Kategoriat: 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Projektin hallinta ja sen johtaminen

 

Kirjan loppuosassa kiteytetään projektin hallinta ja sen johtaminen erinomaisesti virkkeellä “Pohjimmiltaan projektin hallinnassa on kysymys triangelidraamasta, eli kaikkien kolmen tekijän (Lopputuotteen laatu, aikataulu sekä kustannukset) samanaikaisesta hallinnasta.”.

 

Projektin määritelmä

Projekti on joukko ihmisiä ja muita resursseja, jotka on tilapäisesti koottu yhteen suorittamaan tiettyä tehtävää.

Projekti itsessään ei ole jatkuva prosessi vaan sillä on aina alku, kehitysvaihe sekä loppu. Projektin elinkaareen kuuluu siis kolme vaihetta. Projekti perustetaan usein kun tietty tuote tai suoritesarja tehdään ensimmäistä kertaa tai kun jo käytössä olevia työmenetelmiä halutaan muuttaa.

 

Projektin aloitus

Projektin aloittaminen ja suunnitteluvaihe on yksi tärkeimmistä ja sitä painotetaan kirjassa erittäin vahvasti. Mikäli projektia ei ole suunniteltu alusta alkaen kunnolla, tulee se suurella todennäköisyydellä joko viivästymään jolloin kustannukset nousevat ja budjetti ylittyy, tai vaihtoehtoisesti koko projekti kaatuu koska sitä ei voida viedä loppuun asti.

Projektia suunnitellessa on ensin hyvä määritellä selkeästi mikä on projektin loppu, eli se missä vaiheessa voidaan sanoa että projekti on päättynyt. Myös aloitusvaiheessa on hyvä asettaa projektin tavoitteet joihin pyritään. Näitä ovat esimerkiksi: tavoiteaikataulu, kustannusarvio ja resurssitarve, toiminnalliset ja tekniset tavoitteet ja keskeiset ongelma-alueet.

 

Projektin kehitys

Projektin kehitysvaihe on se kun projektin aloitus, eli suunnittelu vaihe on saatu päätökseen. Projektipäällikön tehtävänä on tässä kohtaa ilmoittaa koko projektiryhmälle että olemme siirtyneet projektissa kehitys vaiheeseen jossa keskitytään päämääräisesti tuottamiseen, ei ideointiin. Jotta tuottaminen pysyy aikataulussa ja budjetin mukaisena tarvitaan tarkkaa aikataulutusta ja oikeat ihmiset tekemään oman alueen työt. Hyvä projektipäällikkö on koko ajan tietoinen työryhmien tilanteesta ja mahdollisista ongelmista projektin sisällä.

 

Projektin lopetus

Projekti on päättynyt siinä vaiheessa kun syntynyt tuote / tuotos on luovutettu asiakkaalle ja asiakas hyväksyy tuotteen. Tämän jälkeen projektin johtoryhmä päättää yhteisessä kokouksessa että projekti on nyt päätetty ja että projektiryhmä hajotetaan.

Tässä kohtaan kootaan koko projektikansio kasaan ja luodaan projektille loppuraportti jossa kootaan koko projektin sisältö lyhyesti. Raportissa tulee esille projektin yleiskuvaus sekä tavoitteet, osallistujat, eri osioiden onnistuminen, kehittämiskohteet ja mahdolliset jatkotoimenpiteet. Loppuraporttia voisi kuvailla ikään kuin projektin jälkimotorolana. Mitä opimme, mitä viemme käytäntöön, missä onnistuimme, mikä meni pieleen.

 

Projekti johtajan ja hallinnan tärkeät asiat

Projektin johtamisessa suurin ongelma on projektin sisäisessä viestinnässä. Työryhmät eivät välttämättä viesti heistä moitteettomia asioita muille, jotka voivat olla elintärkeitä toiselle työryhmälle. Viestintää ei voi olla painottamatta kaikessa yritysmaailmassa tapahtuvassa. Mikäli viestintä ei toimi, ei saada informaatiota niille henkilöille jotka tarvitsevat sitä ja näin ikään jokin asia kaatuu ja yleensä johtaja saa tästä syyt niskoilleen. Projektissa on siis hyvä ottaa väliraportteja jatkuvasti työryhmiltä ja jakaa avoimesti nämä raportit koko projektiryhmälle sähköisesti.

Mikäli projektin viestintä sekä alkusuunnittelu on hoidettu mallikkaasti, projekti voi rullata valmiiksi tuotteeksi näiden varassa. Toki on olemassa riskit jotka ovat joko tiedettyjä riskejä tai täysin tuntemattomia riskejä esimerkiksi maanjäristys tuhoaa koko tehtaan. Projektin suunnitteluun kuuluu riskikartoitus joissa voidaan riskit luokitella 4 kategoriaan, PP (= Pieni todennäköisyys, pieni vaikutus), PS (=Pieni todennäköisyys, suuri vaikutus), SS (= Suuri todennäköisyys, suuri vaikutus), SP (= Suuri todennäköisyys, pieni vaikutus). Mikäli projektilla alkaa olemaan lukuisia SS kategorian riskejä niin pitää rehellisesti ottaa projekti uudelleen katselmukseen ja todeta onko projektilla tulevaisuutta kannattavasti vai ei.

Yhteistyö on projektissa suuri elementti. Projektijohtajan pitää olla pitämässä ryhmien yhteistyötä ja työilmapiiriä yllä samalla kun vastaa kaikesta projektin sisällä toimivasta. Projekti on lähtökohtaisesti hyvä siis aloittaa alkukekkereillä joissa ihmiset saavat käsityksen projektissa ja projekti voidaan polkaista käyntiin yhteisellä illanvietolla. Sama pätee projektin loppua kun projekti vihdoin saadaan päätökseen, on projekti hyvä lopettaa samanlaisella illanvietolla jossa on ns. ”virallinen osuus” ensin ja tämän jälkeen hyvästellään projektiryhmä.

 

Yhteenveto

Pidä projekti hallinnassa – Suunnittelu, menetelmät, vuorovaikutus oli ehkä hieman liian iso puraisu näin alkutaipaleella ja omasta mielestä erittäin raskaslukuinen kirja. Kirjassa kyllä puhutaan että kaikki kirjallisuus tulisi olla helppolukuista, ilman ammattisanoja ja sujuvaa tekstiä. Tämä ei sitä todellakaan ollut. Jatkuvasti piti hyppiä sivujen välillä katsoen erilaisia kaavioita ja jatkuvalla syötöllä tuli sanoja joita piti hakea sivistyssanakirjasta että ymmärtää edes vähän tekstiä.

Se mitä jäi itselleni kirjasta käteen on yllä mainittuna – Projektin suunnittelun tärkeys, projektin viestinnän tärkeys sekä loppuraportin luominen. Tämä kirja ehkä avasi enemmän käsitettä projektikansio. Nyt pystyn määrittelemään tämän sanan ja tämä on asia jota haluan tuoda akatemialle käytäntöön koko osuuskunnan käyttöön. On hyvä pitää kirjaa kaikista projektin asioista niin että ne ovat kaikkien saatavilla ja helposti löydettävissä. Ydin asiana toisin siis meidän osuuskuntaan – Viestintä ja dokumentointi.

Osuuskunnassamme tästä kirjasta kyllä on hyötyä jatkossa, mutta omasta mielestä tämä oli liian aikaisin. Toki alan heti työstämään tämän kirjan tuomia ideoita dokumentoinnista ja projektin suunnittelusta esimerkiksi JEFUStoren käynnistämisessä.

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!