Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Projektinhallintaa seniorvuoden koitoksiin

Kirjoitettu 23.01.15
Esseen kirjoittaja: Ville Komaro
Kirjapisteet: 4
Kirja: Pidä projekti hallinnassa, Projektihallinnan taito
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska, Scott Berkun
Kategoriat: 1. Oppiminen, 3. Yrittäjyys, 4. Johtaminen, 4.2. Johjajan / valmentajan taidot ja työkalut, 4.3. Johtamisen ja organisaation kehittämisen työkalut, 4.4. Johtamisen haasteet, 4.5. Projektien johtaminen

Projektinhallintaa seniorvuoden koitoksiin, 5.0 out of 5 based on 1 rating
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)

Kai Ruuska –Pidä projekti hallinnassa & Scott Berkun –Projektihallinnan taito

Intro

On alkanut uusi vuosi 2015 ja sen myötä uudet kujeet. Päätin, että koitan hakea kirjoista hieman inspiraatiota ja apuja vuoden 2015 projektien hallintaan. Vuosi 2015 on ja tulee olemaan varmasti se kaikista raskain ja täyteläisin vuosi projektien osalta, koska MyM kolkuttaa jo oven takana. Käsittelyssä on kaksi yllämainittua kirjaa ja peilaan niistä saamiani koppeja tämän vuoden haasteisiin.

”Jos säilytät vasta-alkajan asenteen, sinulla on enemmän mahdollisuuksia oppia.”

Kai Ruuskan mukaan projektityöskentelyä on harjoitettu jossain muodossa jopa tuhansia vuosia. Aikoinaan Egyptissä pyramidien rakentaminen ilman jonkinlaista projektointia olisi ollut lähes mahdotonta. Silloin rakentaminen saattoi viedä kymmeniä ellei jopa satoja vuosia.

”Kaikki projektit ovat kertaluonteisia, jolloin lopputulosta on mahdotonta ennustaa kovin tarkasti. Projekti edustaa aina tiettyä riskiä organisaatiolle. Projekteille on myös ominaista, että ne kuluttavat rahaa, mutta tuottavat sitä vasta välillisesti sen jälkeen, kun itse projekti on jo päättynyt. Tämän vuoksi projektien ohjaamiseen ja valvontaan on kiinnitettävä erityistä huomiota.”

Tiimiakatemialla puhutaan kyllä aina projekteista. Olivat ne sitten kertaluontoisia tai jatkuvia. En tiedä onko meillä sitten hieman ”vääristynyt” kuva projektista. Meillä on myös projekteja, jotka sopivat Ruuskan kuvaukseen. Tarkoitan siis projekteja, jotka tuloutuvat vasta päätyttyään ja sitä ennen tuottavat vaan lähinnä töitä ja kuluja. Mutta on meillä myös projekteja, jotka tuottavat jatkuvasti rahaa. Pitäisikö näitä alkaa kutsumaan sitten vaan liiketoiminnaksi?

Aikataulut ja suunnittelu

Ihmisillä kuten minullakin on tapana myöhästellä välillä, vaikka suomalainen kulttuuri on aikataulun suhteen hyvin täsmällinen verrattuna moniin muihin.

Kirjan mukaan esim. projektien aikataulutus on yleensä retuperällä ja lopputulos ei vastaa suunnitelmia = deadlinet paukkuu. Tämä johtunee siitä, että meillä on taipumus tehdä arvioita heikkojen olettamusten pohjalta ja ennustamme ajankäyttöämme parhaiden mahdollisten olosuhteiden mukaisesti.

Teimme juuri IOD:n tämän vuoden tapahtuman kevään aikataulun, mikä koskee pitkälti myyntiä. Miten pysyisimme tiukkaakin tiukemmassa aikataulussa, jonka loimme? Miten vältämme viimevuoden sudenkuopat, joihin lukeutui useat yhdessä luodut aikataulut, mitkä lopulta eivät pitäneet paikkaansa. Kuinka saamme jatkossa aikataulut pitämään?

Aikataulujen kolme päätarkoitusta:

  1. Sitoutuminen siihen, milloin asiat tullaan tekemään.
  2. Kannustaa kaikkia projektiin tavalla tai toisella osallistuvia näkemään ponnistelunsa kokonaisuuden osana ja panostamaan siihen, että heidän osuutensa toimivat muiden kanssa.
  3. Antaa tiimille työkalu, jolla se voi seurata edistymistään, ja jonka avulla työ voidaan osittaa hallittavissa oleviin palasiin.

”Projektipäällikön näkökulmasta hyvä aikataulu antaa projektista selkeämmän kuvan, karsii pois haasteita ja huolimattomuuksia ja parantaa mahdollisuuksia saada aikaan hyviä asioita.”

Projektipalaverissa aikataulua läpikäydessä on hyvä antaa tilaa keskustelulle ja ajatuksille, mitä alustava aikataulu ihmisissä herättää.  Pitää kuitenkin muistaa, mitä kirjassa sanotaan:

”Aikataulu ei voi parantaa huonoa suunnittelua tai tuotantokäytäntöjä, eikä se pysty suojelemaan projektia heikolta johtajuudelta, tavoitteiden epäselvyydeltä tai huonolta viestinnältä.”

Tuntuu, että usein Tiimiakatemialla projektit nojaavat luotuun aikatauluun aivan kuin pelkkä aikataulun luominen johtaisi projektin maaliin. Todellisuudessahan aikataulu sisältää numeroita, päivämääriä ja sanoja, jotka vaativat ihmisen käyttämään niitä hallintatyökaluna projektin eteenpäinviemiseksi. Tämä on yksi niistä monista asioista, joita itse yritän painottaa kun puhutaan projektipäällikön roolista projektissa. On todella ihmeellistä, että projektiryhmäläisillä TA:lla on automaattisesti sellainen olettamus, että projektipäällikkö tekee aivan samaa duunia kuin muutkin siinä projektissa, vaikka projektin johtaminen on täysin oma hommansa. Silloin kuin olettamus on nykyisen tasolla, että kun aikataulu on luotu niin projektipäällikön homma on paketissa ja projektipäällikölle voi antaa hommakseen myynnin, asiakaskäynnit, nettisivujen päivittämisen ja tarjouspohjien tekemisen. Silloin johtajuus jää aivan taka-alalle ja niin kutsutun projektipäällikön työ on lähes mahdotonta kun aika menee jatkuvaan asiakasrajapinnassa tai back-office duunissa suorittamiseen. Tuloksena on se, että ihmetellään miksi prosessit on samat vuodesta toiseen, työnkuvat epäselviä, tavoitteet vaikeita ymmärtää, aikatauluissa ei pysytä, motivaation taso laskee jne.. Projektiryhmän motivaation laskemisella ja johtajuuden puuttumisella on varmasti yhteys. Siksi nostin motivaation, koska se on ollut pinnalla useissa projekteissa akatemialla ja nyt selkisi yksi syy siihen miksi joidenkin ihmisten on vaikea motivoitua tai pysyä motivoituneena. En ihmettele sitä enää yhtään. Onhan se todella hankalaa, jos selkeät roolit, selkeä aikataulu, selkeä työnkuva, selkeät vaatimukset, selkeä aikataulu, johtaminen ja SEURANTA puuttuvat. Jos asiat ovat näin retuperällä, automaattinen olettamushan on, että jokainen ymmärtää itse pilkkoa asiat isoista kokonaisuuksista itselleen ymmärrettävään muotoon asettaa tavoitteet (pilkkoa nekin) ja johtaa itseään.

Kaiken tämän avautumisen tarkoituksena on yrittää teroittaa itselle ja muille, että johtaminen on tärkeä rooli siinä missä myyminenkin tai mikä tahansa muukin. Sille täytyy antaa omat työkalut, oma aika ja mahdollisuus, jotta siinä voi onnistua!

Kirjan yleishyödyllinen vinkki projektipäällikölle aikataulun laatimiseen on kolmiosainen malli, missä osat ovat suunnilleen samanmittaisia ja ne sisältävät seuraavaa:

  1. Suunnittelu
  2. Toteutus
  3. Testaus

Joskus projektit ovat luonteeltaan sellaisia, ettei palvelua tai tuotetta todellisuudessa päästä testaamaan, mutta silloin tuon kolmannen kohdan voisi ajatella esimerkiksi aikana jolloin tuplatsekataan kaikki oleellinen tuotteen ja palvelun onnistumisen kannalta. Pointti on kuitenkin projektista riippumatta se, että aikaa tulisi käyttää noin kolmannes miettien mitä tehdään, kolmannes tehden sitä ja kolmannes varmistaakseen, että se toimii oikein. Isoissa projekteissa ja kokonaisuuksissa Scott Berkun suosittelee aikataulun ”hajoita ja hallitse” –menetelmää. Se tarkoittaa sitä, että alkuvaiheen suunnittelu jaetaan pienempiin vaiheisiin, jotka sisältävät kukin suunnittelun toteutuksen ja testauksen. IOD:ssa tämä voisi tarkoittaa, että koko vuoden suunnitelma jaettaisiin pienempiin vaiheisiin, jotka olisivat myynti, markkinointi, valmennukset ja käytännönjärjestelyt.

”Mitä enemmän vaihtelua ja muutosherkkyyttä projektilta odotetaan, sitä lyhyempi kunkin etapin tulisi olla. Tämä pienentää aikataulun kokonaisriskiä, koska pääsuunnitelma on jaettu hallittaviin osiin.”

Suunnittelu on aivan yhtä tärkeä osa projektia kun toteuttaminenkin. Ei taida olla turha sanonta se, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tiimiakatemian aikana suunnittelun tärkeys ja sen ymmärtäminen on ainakin minulla hakenut todella paljon paikkaansa. Ensimmäisenä vuonna suunniteltiin niin mahdottomasti, eikä välttämättä ikinä edes tehty mitään. Toisena vuonna tehtiin enemmän kuin suunniteltiin, jolla oli myös seurauksensa, mutta nyt voisi olla aika kun suunnittelu ja toteutus löytää balanssin! Kirjoja lukiessani alan ymmärtämään, miten ja miksi suunnittelu tukee ja tehostaa sen jälkeistä tekemistä.

”Projektisuunnittelussa tulee vastata kahteen kysymykseen. Ensimmäinen kysymys kuuluu: Mitä meidän on tehtävä?” ja siihen vastataan keräämällä vaatimukset. Toinen kysymys kuuluu: Miten teemme sen, mitä meidän on tehtävä? ja siihen vastataan suunnittelulla tai määrittelyllä.”

Käytännössä myyntiprojektissa se tarkoittaisi sitä, että ymmärretään mitä myydään, mitkä ovat tavoitteet, myyntiin annettu aika, käytettävissä olevat resurssit jne. Ja sitten suunnitellaan mitä mainitut vaatimukset tarkoittavat tällä ja tällä ajanjaksolla, mitä ne tarkoittavat soitettuina puheluina, lähetettyinä tarjouksina, klousattuina sopimuksina jne.

Visio alun ja koko projektin yhdistävänä voimavarana

”Hyvä visio tarjoaa vastaukset keskeisiin ihmisten esittämiin kysymyksiin ja toimii työkaluna heidän omassa päätöksenteossaan.”

Scott Berkun herätti minussa uudelleen halun luoda visio IOD:lle ja kertoi syyn sen tärkeydelle.

”Projektin varhaisessa vaiheissa ihmisten tulisi hyödyntää visiota kaiken aikaa, niin keskusteluissa, sähköposteissa kuin kokouksissakin, ja käyttää sitä aktiivisesti päätöksenteon apuna ja toivon mukaan projektissa edetäkseen.”

Olen myös sitä mieltä, että visio voi olla jopa niin puhutteleva, että asiakas tarttuu siihen ja haluaa sen pohjalta tapaamisen. Visio voi olla niin maistuva, että asiakas haluaa olla ostamalla edes osatoteuttajana vision saavuttamisessa.

”Visiodokumentin ei tulisi olla pyhäinjäännöksen kaltainen esine, joka laitetaan lasikaappiin. Sen pitäisi ennemminkin olla kuin hyvän lautapelin sääntökirja, joka tekee osallistujille selväksi säännöt, määrittelee selvästi rajat ja auttaa ratkaisemaan nopeasti erimielisyydet ja väärinymmärrykset.”

Visio pitäisi nimenomaan olla niin selkeä, houkutteleva, kunnianhimoinen ja hyvin kiteytetty, että se antaa lukijalleen vastaukset suuriin kysymyksiin ja tempaisee mukaansa. Sellaisen vision minä haluaisin tulevalle yhtiölleni.

Muistilista projektipäällikölle

Projektin hallinta

Välillä itsellekin on epäselvää mitä projekti ja sen hallinta tarkoittaa kun sitä on viljelty akatemian alusta asti sitä sen enempää määrittelemättä. Kai Ruuska kiteyttää projektin hallinnan seuraaviin asioihin.

Projektin hallinta on:

  • Suunnittelua
  • Päätöksentekoa
  • Toimeenpanoa
  • Ohjausta
  • Koordinointia
  • Valvontaa
  • Suunnan näyttämistä
  • Ihmisten johtamista

Projektin ilmapiirin säilyttäminen hyvänä

Projektipäällikölle hyvä muistilista, kuinka säilyttää hyvät välit, hyvä ilmapiiri ja välttää ärsyyntymiset ja ärsyttämiset projektiryhmän sisällä:

  • Älä oleta, että teet töitä idioottien kanssa
  • Luota kanssaihmisiin
  • Älä tuhlaa ihmisten aikaa jonninjoutaviin
  • Johda ihmisiä heitä ja heidän ammattitaitoaan kunnioittaen
  • Älä pakota ihmisiä kuuntelemaan tai lukemaan typeryyksiä, jotka eivät millään tavalla liity työn alla olevaan aiheeseen

Priorisointi

Tänä vuonna oma kalenteri on ja tulee olemaan vähintäänkin täynnä. On otettava aikaisempia vuosia enemmän projekteja ja kerättävä enemmän rahaa. Tämä tarkoittaa käytetyn työajan tehostamisen lisäksi sitä, että oikeaan aikaan tehdään oikeita asioita. Itse kun olin projektipäällikkönä viimevuonna IOD:ssa niin pystyn samaistumaan kyllä Berkunin ajatuksiin.

”Suuri osa ajastani projektipäällikkönä kului järjestettyjen listojen tekemiseen. Järjestetty lista on yksinkertaisesti sarake, jonka sisältö on asetettu tärkeysjärjestykseen. Huolimatta kaikista tiedoista ja taidoista, joita minun odotettiin omaavan ja käyttävän, työni oli pohjimmiltaan itse asiassa järjestettyjen listojen laatimista. Kokosin tehtävät, vaatimukset, ominaisuudet, ohjelmavirheet, mitä tahansa – ja laitoin ne tärkeysjärjestykseen sen mukaan, mikä niiden merkitys oli projektin kannalta.”

Tänä vuonna ajankäytön ja tehokkuuden kannalta on äärimmäisen tärkeää, että teen näitä ”järjestettyjä listoja” niin oman toiminnan priorisointiin kuin projektinkin.

TOP 3 käytäntöön

  1. IOD:n tämän vuoden kevään aikataulutus uudelleen tarkasteluun, koska se tehtiin todella optimistisesti, heikoilla lähtötiedoilla ja sen mahdollisuus pettää, on suuri.
  2. ”Järjestettyjen listojen tekeminen” eli priorisointi kaikkiin tarvittaviin asioihin, jotta elämästäni tulisi helpompaa ja voisin päivän päätteeksi vaan vedellä viivoja järjestyksessä tekemieni asioiden yli.
  3. Johtaminen sanan todellisessa merkityksessä

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!