Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

REWORK

Kirjoitettu 01.12.13
Esseen kirjoittaja: Tiia Lehtinen
Kirjapisteet:
Kirja:
Kirjan kirjoittaja:
Kategoriat: Yleinen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Irti vanhoista kaavoista

Työelämä on täynnä sanontoja, jotka saavat kaiken kuulostamaan äkkiseltään hankalalta. ”Tuo ei ole koskaan toiminut”, ”tekemällä enemmän töitä saat enemmän aikaan” tai ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” voivat kaikki pitää paikkaansa joskus, mutta se ei tarkoita, että ne ovat aina oikeaa tietoa. Työelämä ja liiketoiminta on ennalta-arvaamatonta ja ennustamatonta, eikä kaikkeen päde samat säännöt. Pidä silmät auki ja kokeile rohkeasti – tänään asiat ovat erilailla kun eilen.

Oikeastaan, äärimmäisen tarkka suunnittelu ei välttämättä aina kannata. Ympärillämme tapahtuu niin paljon muutoksia, että vain harva tietää, mitä vuoden päästä oikeasti tapahtuu. Riittää, että tiedät mitä teet ensi viikon ajan – ja miksi. Tärkeämpää on nopea reagointi vaihtuviin olosuhteisiin. Roskakoriin voi heittää myös ajatuksen suuren työmäärän positiivisesta vaikutuksesta tulokseen. Käytännössä työnarkomania tarkoittaa vain sitä, että tekee enemmän töitä – ei sitä, että työ olisi merkityksellisempää tai saisi enemmän aikaiseksi. Siitä voi lopulta olla enemmän haittaa kuin hyötyä – tekijä väsähtää taakkansa alle, lakkaa tekemästä järkeviä ratkaisuja itsensä tai muiden kannalta, ja herättää siinä sivussa syyllisyyden tunteita muissa paiskimalla töitä hullun lailla.

Lähde siis liikkeelle karistaen muiden pölyt harteiltasi – heidän uskomuksensa ovat nimenomaan heidän uskomuksiaan, eivät sinun. Ala tehdä jotain sellaista, jolla on sinulle merkitystä, ja joka saa juuri sinut innostumaan. Vastaa omaan huutoosi – tee jotain sellaista, mitä itse tarvitset. Kuuntelemalla omia tarpeitasi tiedät tarkasti, mitä olet suunnittelemassa. Samalla huomaat helposti,  onko tekeleestäsi mihinkään vai ei – se joko ratkaisee ongelmasi, tai sitten ei. Omasta elämästä kumpuavassa inspiraatiossa on paljon hyvää – sen lisäksi, että maailmassa on todennäköisesti lukuisia muita, ketkä painivat juuri sen haasteen kanssa johon tuotteesi on ratkaisu, pysyt myös innostuneena työstäsi.

Ajanpuute ei käy selitykseksi siihen, miksi et jo toimi. Aikaa kyllä riittää, pitää vaan päättää, mihin sen käyttää. Et tee hyvällä ideallasi yhtään mitään, elleivät hihasi ala pian heilua toteuttamisen merkeissä – ja äkkiä. Tämän täydellisempää hetkeä aloittaa ei nimittäin tule. Mitään ei koskaan tapahdu, jos vaan haaveilet siitä oikeasta ajankohdasta. Kannusta itseäsi vaikka sillä, että pian joku muu keksii kyllä saman, tai sillä, että saatat myöhemmin katua sitä, ettet toteuttanut hyvänoloista ajatustasi.

Päästyäsi alkuun pidä mielessä se syy, mikä sinut ajoi liikkeelle. Miksi teet työtäsi? Sinun on uskottava siihen mitä teet, ja määriteltävä tekemisellesi selkeät rajat. Jätä jotain rohkeasti pois – et voi olla kaikkea kaikille, ja hyvä niin. Tekemällä jotain selkeästi jollekin osut todennäköisemmin maaliin. Oikeasti – vähempi parempi.

Sama sääntö pätee myös käytössäsi oleviin resursseihin. Jos on pärjättävä sillä mitä on, on toimittava luovasti. Rajoitukset on mahdollista kääntää eduksi. Southwest-lentoyhtiö lentää vain yhdenlaisella koneella kilpailjoiden halkoessa taivasta lukuisilla, erilaisilla konemalleilla. Miksi? Koska siten jokainen henkilökunnan jäsen pystyy hoitamaan minkä lennon tahansa. Myös koneiden huolto helpottuu, kun samat vara-osat sopivat kaikkiin koneisiin. Rajaaminen auttaa myös hahmottamaan omaa palvelua / tuotetta selkeämmäksi. Mitä en missään nimessä voi poistaa? Aloita aluksi aivan ytimestä – ja tee se hyvin. Ja jos listan ulkopuolelle jääkin jotain mieletöntä, voit aina toteuttaa sen hieman myöhemmin.

Sano siis suosiolla ei. Asiakkaalle, työkaverille tai mahdottomalle aikataululle on joskus mahdollista sanoa ei tärkeämmän asian edessä. Liiasta lupailusta seuraa vaan kaaos – pian et enää selviä kaikesta siitä, mihin tulikaan sanottua kyllä vain siksi, ettei joutuisi sanomaan ei. Muista kuitenkin olla kohtelias – kieltäytyminen ei ole syy olla törkeä.

 

Tuottavuus

Pyri toimissasi konkretiaan. Raporteista tulee turhia, jos kukaan ei ymmärrä niiden sisältöä. Usein asioiden muotoiluun kuluu aikaa, joten on parempi käyttää se sellaisissa yhteyksissä, jolloin siitä on oikeasti hyötyä. Jos asiat ovat helpommin hahmotettavissa piirtäen, piirrä.

Pyri tekemään töitäsi keskeytyksettä. Esimerkiksi Tiimiakatemialla siitä voi ajoittain koitua haaste avokonttorien osoittaessa varjoisampia puoliaan. Tiimikamujen kanssa voi kuitenkin sopia häiriöttömästä tunnista tai kahdesta. Myös napit korvilla voivat olla toive hetken hiljaisuudesta. Häiriö ei kuitenkaan aina tule ulkopuolelta – joskus tekniikka saattaa pettää, ja huomaat löytäväsi itsesi kerta toisensa jälkeen Facebookista työnteon sijaan. Sulje itseltäsi mahdollisuudet roikkua linjoilla ja tee päätös, että seuraavaan kahteen tuntiin sinua ei kaipaa kukaan – töiden jälkeen on sitten enemmän aikaa ja mielikin on kevyempi, kun työt on tehty ajallaan. Pyri myös välttämään turhia kokouksia ja palavereja. Niissä kuluu usein vain aikaa ja energiaa – sekä sinun että muiden.

Osa tuottavuutta on myös yksinkertaisuuteen pyrkiminen. Hommat hoidetaan, ja sitten kohti uusia haasteita. Ihmiset tuntuvat monesti kaipaavan runsaita ja monimutkaisia ratkaisuja. Niissä on oma hohtonsa, mutta se ei tarkoita, etteikö simppelimpikin ehdotus toimisi aivan yhtä hyvin. On järkevää saada mahdollisimman pienellä vaivalla aikaan mahdollisimman suuri muutos.

Yksinkertaista on myös helpompi arvioida. Isot hommat kannattaa lohkoa pienempiin osiin, jotta osaisi edes hieman realistisesti arvioida, kuinka kauan työaikaasi jokin toimi mahtaa ottaa. Sama pätee työtehtäviin – Mikko Markkasta lainaten: ”pottu kerrallaan”. Pitkät ja isot listat tekemättömistä töistä jäävät helposti rästiin ja vaivaavat mieltä. Syyllisyyden kourissa jättää mieluummin katsomatta listaa kuin käy sen kimppuun, ja työt saattavat kasaantua entisestään. Stressikään ei ole kaukana. Hajottamalla isot kokonaisuudet pieniksi palasiksi saat nopeammin hoidettavia, pienempiä hommia, joiden hoitaminen käy luonnostaan helpommin kuin suurempien. Pienemmät kokonaisuudet voivat lisätä onnistumisen tunteen lisäksi tuottavuutta ja motivaatiota.

Ja oma suosikkini: tee pieniä päätöksiä. Itselläni on ollut tapana kasata asiat samaan nippuun, ja päättää ison stressin kourissa isoista asioista. Päätös on sitten vaikuttanut kaikkialle, eikä aina niin positiivisesti. Isoa päätöstä on myös hankalampi kumota. Pienet päätökset ovat näppärämpiä – niiden vaikutus on lyhytaikaisempi ja virheliikkeet on helpompi korjata.

Muista myös levätä välillä. Liiallinen väsymys varustaa meidät kaikki huonolla tuulella ja työmoraalilla, ja jumittuneella luovuudella. Meistä kaikista on enemmän iloa sekä töissä että kotona energisinä.

 

Kulttuuri

Älä suotta säästele kanssaihmisiä huonoilta uutisilta. Kerro ne mieluummin mahdollisimman pian ja suoraan. Nykyään ei voi enää piileskellä – tiedosta on tullut verrattain läpinäkyvää ja helposti saatavaa. Mahdollisen kriisin aikana sinua arvostetaan varmasti enemmän, mikäli olet tekemisistäsi avoin. Olet varmasti kömmähdyksen sattuessa aidosti pahoillaan, ja se on ok sanoa ääneen.

Viisaat ravintolanomistajat tapaavat laittaa keittiömestarit aluksi töihin salin puolelle, jotta he saisivat paremman käsityksen siitä, mitä asiakkaat ravintolassa näkevät. Vuorovaikutus asiakkaan kanssa avaa silmät heidän todellisuudelleen. Monissa yrityksissä ja projekteissa jako on samanlainen – vain yksi henkilö / tiimi vastaa asiakkaista, ja siten muut ovat suojassa heidän kritiikiltään (ja kehuiltaan myös). Suora kohtaaminen auttaa ymmärtämään paremmin asiakkaan näkökulmaa.

 

Lopuksi

Paras hetki toiminnalle on lopulta nyt.

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!