Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Sammakkoa poskeen!

Kirjoitettu 11.12.15
Esseen kirjoittaja: Ilkka Hartikainen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Eat that frog!
Kirjan kirjoittaja: Brian Tracy
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
Kirjan idea on että heti aamulla herätessäsi syö se sammakko. Eli toisin sanoen aloita aamulla paskimmalla tehtävällä mitä tiedät ja siitä seuraavan ja siitä seuraavaan. Päivän tehtävät helpottuu ja oma työskentely muuttuu tehokkaammaksi. Tässä alla on vähän tarkemmin sitten selostettu että minkälaisilla stepeillä tätä sammakon syömistä on hyvä alkaa toteuttamaan.
Ennen työn aloittamista on todella tärkeää päättää että mitäs sitä nyt haluaakaan saavuttaa. Näin ollen kun omalle työnteolle löytää sen merkityksen (jos teen nämä niin saavutan tätä) niin on huomattavasti helpompi motivoitua tekemisestään. Tämän olen huomannut omassa opiskelussani. On niin sanotusti ollut moti kateissa ja sen takia ei ole kyllä tullu otettua ressiä tästä hommasta. Mutta nyt viime viikkojen aikana kun on tullut nämä kuuluisat opintojen kirjaukset vastaan, on tullu mietittyä että vittuako sitä tulevaisuudessa tekee ja miksi nämä paperit ois ihan hyvä saada ajoissa taskuun. Ja kyllä siellä on tulevaisuuden suunnitelmissa sellaisia kohtia joihin olisi ihan hyvä saada papereita näytettyä. Ja sitä kautta alkanut se motivaatiokin kurkistamaan syvältä suon pohjalta.
Sitten kun tietää että mitähän sitä pitäis saada aikaiseksi, pitää alkaa suunnittelemaan steppejä joilla pääsee tähän tavoitteeseen. Alkuun on hyvä tehdä ns. masterlist jossa on suuret kokonaisuudet tekemisen puolelta, ja sen jälkeen ne pitää alkaa jakamaan kuukausi-, viikko- ja päivätasolle. Näin tehtävästä ei muodostu pään sisällä aivan liian suurta kokonaisuutta jonka saavuttaminen vaatii hulluja määriä töitä, vaan tulee keskityttyä niihin pienempiin steppeihin ja niiden selättämiseen. Ja kas kummaa, tätä to do listaa kun on tehnyt hetken aikaa, huomaa olevansa jo niissä tavoitteissa! Ahh, miten ihanata…
Kirjassa muistutettiin Vilfredo Pareton luomasta 80/20 säännöstä. Sääntö perustuu siihen että kaikessa näkyy tämä 80/20 jakauma. Esimerkiksi Jenkeillä 80% rahoista on 20% hallussa jne jne. No tässä kirjassa sitten tuotiin esille tämä seikka, että 20% niistä meidän tehtävistä tuossa listassa on niitä joita me vältellään kuin ruttoa ja keskitytään niihin 80% tehtävistä. Noh, onhan se nyt huomattavasti mukavempi päivä lopettaa mukavilla ja helpoilla tehtävillä ja lähteä kotiin rötväilemään, kun taas painaa hiki hatussa että sais sen kusisen tehtävän tehtyä ja kun kellokin on jo noin paljon ja kiukuttaa ja känkättää.
No sitten tulee niiden tehtävien priorisointi. Kun ne kusiset tehtävät nyt menee melkein automaattisesti todo listan viimeisimmiksi on hyvä miettiä tehtävät enemmänkin niin minkälainen vaikutus niillä on pidemmällä aikavälillä. Eli toisin sanoen tehtävät pitää alkaa miettimään ”syvällisemmin” kuinka tärkeitä ne on jotta pystyy ymmärtämään niiden merkityksen tulevaisuutta varten. Tässä tulee samankaltainen merkityksen luoma motivaatio mistä kerroinkin tuolla alkuvaiheilla. Toinen seikka mikä tässä on ajan rajallinen määrä. Me ei voida yksinkertaisesti tehdä kaikkea mitä olisi mahdollista tai hyvä tehdä. Tämän takia me aletaan alitajuntaisesti tiputtamaan todo listalta tehtäviä pois jotka ei ole niin miellyttäviä. Estääkseen tämän tapahtumisen tuo priorisointi on todella tärkeä tehtävä. Kirjassa oli hyvä laini – Often doing something new requires you to stop doing something old.
 
ToDo listan tekemisessä tuotiin todella hyvä työkalu joka auttaa nimenomaa priorisoinnissa. Jaotellaan päivän tehtävät tärkeysjärjestykseen.
  • A tehtävät pitää saada tehtyä tänään. Nämä ovat niitä todella tärkeitä tehtäviä ja näillä on suuri merkitys tulevaisuutta ajatellen tai jos niitä ei toteuta tänään.
  • B tehtävät olisi hyvä saada tehtyä tänään, mutta niillä on pienet seuraukset jos niitä ei saa aikaiseksi. Näihin tehtäviin ei tule koskea ennen kuin kaikki päivän A tehtävät on tehty!
  • C tehtävät on nice to have tyyllisiä, mutta niillä ei ole minkäänlaista vaikutusta tulevaisuuteen. Esimerkkinä kaverin kanssa lörpöttely puhelimessa tai kahvittelut voisivat kuulua tähän kastiin.
  • D tehtävät ovat niitä mitkä pitää delegoida jollekkin muulle tehtäväksi.
  • E tehtävät voidaan unohtaa kokonaan ja sillä ei ole mitään vaikutusta mihinkään. Yleensä tämänkaltaiset tehtävät ovat sen takia olemassa koska ne on jäänyt tavaksi tai tykkäät yksinkertaisesti tehdä niitä.
Tämän työkalun avulla kun hyökkää päivän askareisiin on tehtävissä huomattavasti järkevämpi aikataulutus ja keskittyminen niiden tekemiseen on parempi. Ja eipähän jää koskaan tärkeät hommat tekemättömiksi!
Jokainen työ voidaan jakaa 5-7 tärkeimpään osa-alueeseen. Ja nämä osa-alueet on niitä joihin meidän tulee keskittyä että pystyy onnistumaan. Näiden selkeyttäminen itsellensä helpottaa huomattavasti työskentelyä, kun se ei ole yhtä suurta massaa vain tittelin alla vaan pystyy selkeästi määrittämään itsellensä että tämä ja tämä on ne asiat joihin minun tulee keskittyä jotta saan parhaat tulokset aikaiseksi. Ja kun jakaa jokaiselle osa-alueelle tehtävät mitä tulee saada tehtyä näkee kokonaisuudet paremmin. Kirjassa myös esitettiin 3 avaintehtävän tuottavan 90% tuloksista mitä haluat. Näin kun jaat osa-alueet ja niiden alle tehtävät, pystyt havainnoimaan mitkä tehtävät kussakin osa-alueessa kuuluu tähän key task ryhmään. Ja jos osa-alueessasi on enemmän kuin nuo 3 tehtävää, niin ne tulisi pyrkiä delegoimaan tai pyytämään apua niiden suorittamiseen.
Yksi huomio tästä osa-alueiden hahmottamisesta on se huomio mitkä ovat sitten sinun henkilökohtaiset key skillsit. Eli mitä sinun tulee osata hyvin jotta pystyt suorittamaan työtehtäväsi hyvin. Tätä itsekkään en ole huomioinut ollenkaan että projekteissa voisi alkaa ajattelemaan näin päin eikä vain että mitäs minä nyt tästä voisin oppia. Jos markkinointi on sinun vastuullasi niin sitten on parempi alkaa opettelemaan markkinointia että pystyt onnistumaan siinä tehtävässäsi eikä vain touhuile ja pikkuisen mielessäsi odotatkin epäonnistumistasi. Tämä myös helpottaa oppimissopimuksen laatimista kun osaa määritellä niitä omia tehtäviä mitä haluaa touhuilla.
Yksi erittäin hyvä oivallus tuli tästä että on todella tärkeää hahmottaa mitkä on ne omat suurimmat hidastetekijät. Nämä kun tietää niin niille pystyy jotain tekemäänkin. Itselläni suurimpana hidastetekijänä on ehdottomasti kalenterin sekasorto. Paljon asioita tehtävänä, mutta kun niitä ei jaottele suoraan kalenteriin vaan touhuilee mitä aina on mielenpäällä ensimmäisenä tuloksetkin jää vajaavaiseksi. Okei, se on se suurin syy miksi kirjottelen toimistolla perjantaina 9 aikaa illalla vielä esseitä! Ja tähän ehdottomasti haluan muutoksen. Ja kuinka se muutos nyt sitten tapahtuu? Varaan itselleni MA-PE ”kalenterin” seinälleni jonka vieressä on todo lista ja postit-lappuja. Viikon viimeisenä tehtävänä määrittelen seuraavan viikon todo-listan ja heittelen ne niille päiville kun ne pitää tehdä. Näin ei tule priorisoitua muka tärkeisiin tehtäviin viikon mittaan vaan sitten tulee nähtyä viikon kokonaiskuva jossa näkee mikä tilanne on. Ja näin ollen pystyn myös asennoitumaan tekemään tehtävän kerrallaan ja aloittavan seuraavaa vasta kun edellinen on 100% tehty. Tämä on todella suuri hidaste työskentelyn kohdalla jos pyrkii multitaskaamaan ”konkreettisia tehtäviä”. Toinen hidastava tekijä on oma-aloitteinen paineen luonti. Odottelen vähän liikaa ulkopuolista painetta ennen kuin saan aloitettua tehtäväni ja kirjassa sitä verrattiin hyvin bussin odotteluun kadulla jossa se ei edes kulje. Ruoskan on alettava heilumaan tiuhemmin oman tekemisen suhteen, muuten minusta ei koskaan pysty tulemaan sitä johtajaa jonka haluan itseni jonain päivänä nähdä!

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!