Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Shake It!

Kirjoitettu 07.10.13
Esseen kirjoittaja: Sini-Tuulia Ahonen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tapahtuma on tilaisuus
Kirjan kirjoittaja: Helena Valio, Eija Häyrinen
Kategoriat: 6.2. Myynnin ja markkinointiviestinnän taidot ja työkalut, 6.3. Brandi ja mielikuvien kehittämisen työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tapahtuma on tilaisuus

Sini Ahonen, 2013

 

Herätyskello pärähtää. Nousen ylös usvaisen aamuun. Sutaisen hiukan meikkiä naamaani ja vedän hiukset ponnarille. Ajelen hiljaisuuden vallitessa tyhjää tietä Liepeelle. Paperit pöydälle ja kone käyntiin, uusi kisapäivä starttaa. Jännityksen ja voitontahdon aistii ilmassa, vaikka tässä onkin kyse mukavasta harrastelusta. Osa kilpailijoista on ollut mukana koko kauden, osa saapuu paikalle kerran vuodessa vain tätä kisaa varten. Moottorit pärähtävät käyntiin, kisa on nyt käynnissä. Neljä pitkää tuntia ja ruutulippu heilahtaa. Kamat kasaan ja nyt voi hengähtää. Kisoja on suunniteltu ja rakenneltu useita kuukausia ennen tätä päivää ja oloni onkin nyt todella helpottunut. Ruokaa, juomaa, jutustelua ja karaokea. Muutamia kehuja, muutamia moitteita ja hyviä kehitysideoita. Iltaa jatketaan pitkälle yöhön ja kaupungin puolelle. Aamulla on krapula, mutta se ei haittaa. Yksi kausi on taas hoidettu kunnialla läpi ja helpotuksen tunne on päätä huumaava.

Olen ollut koko ikäni mukana karting-kisoissa ja pari viikkoa sitten paketoimme neljännen kauteni päätoimihenkilönä. Tämä harrastus on koukuttanut minut moottoriurheilun lisäksi myös tapahtumien järjestämiseen. Siinä olivatkin perusteluni kirjan valinnalle.

 

Tapahtuma on markkinointia

Tapahtuma on tilaisuus – tilaisuus erottua joukosta. Siksi tapahtumien pitäisi olla osana jokaisen yrityksen imagon rakennusta. Tapahtuma on tilaisuus-kirjassa painotettiin tapahtumamarkkinoinnin olevan tärkeä osa yrityksen markkinointiviestintää ja –strategiaa. Viime vuoden syksyllä, kun olimme vielä pinkkuina Piippukadulla, Nordea järjesti meille kilpailun. Toimistomme täyttyi kahden värisistä possuista. En vielä tänä päivänäkään tiedä mistä ne tulivat, mutta meidän tehtävämme oli jakaa ne pois. Ja se joukkue, joka toisi Nordealle eniten nuoria asiakkaita possujen avulla, pääsisi katsomaan Jypin peliä VIP-aitioon. Homma toimi hyvin, possuja jaettiin ja meidän joukkueemme pääsi aitioon. Meidän lisäksemme aitiossa oli Nordean yhteistyökumppaneita, hekin suhteellisen nuoria.

Viesti oli selvä, Nordea halusi löytää nuoret asiakkaansa, jotka ovat yleensä pirun hyviä piiloutumaan kaikelta aikuistumiseen liittyvältä. Homma oli selvästi suunniteltu ja budjetoitu tapa koukuttaa uusia asiakkaita uudelle pankkipalvelulle. Tämän lisäksi yritys on järjestänyt nuorille piknikkejä ja muita tapahtumia. Tapahtumalla pitääkin aina olla tavoite ja kohderyhmä.

Tapahtumista riittäisi varmasti loputtomasti kerrottavaa ja lukuisia esimerkkejä, mutta koen itse että jokainen osaa kuvitella tapahtuvan näkyvän osuuden. Haastavaa ainakin itselle on ollut hahmottaa mitä tapahtuu milloinkin, siksi päätinkin kirjoittaa lyhyesti tapahtumatuottajavalmennuksen kontaktikerroista.

 

Shake It!

4.5.2013 järjestettiin Jyväskylän Veturitalleilla rajoja rikkova tapahtuma nuorilta nuorille. Tapahtuman takana oli eri ikäisiä, näköisiä ja taustaisia nuoria, jotka (eivät tunteneet toisiaan ennen valmennuksen alkua ja) halusivat päästä kokeilemaan jotain uutta. Tämän ajatuksen pohjalta halusimme tarjota myös muille mahdollisuuden ravistella omia rajojaan. Puolen vuoden työllä kokoon saatiin tiivis tapahtumatuottajaporukka ja aivan huikea tapahtuma.

ZestMarkin ja 4h-liiton järjestämä tapahtumatuottajavalmennus

  1. 9. – 10.11.2012 Kohtaaminen – tiimitoiminta: Ensimmäinen kontakti vietettiin Ränssin kievarissa tutustuen porukkaan ja miettien millaisissa tapahtumissa olemme käyneet ja millaisista tapahtumista pidämme.
  2. 30.11. -1.12.2012 Projektihallinta: toisella kontaktilla tutustuimme projektin ja tapahtuman rakenteeseen, mietittiin mikä innostaa porukkaa ja ideoitiin. Tavoitteena oli kehittää maailman paras tapahtuma. Tämän kerran polttavat kysymykset olivat miksi, kuka, mitä, kenelle, milloin, missä ja rahoitus. Jaoimme samalla porukan neljään osaan (ohjelma, yhteistyökumppanit, markkinointi ja käytännön järjestelyt) ja pohdimme jokaisen vahvuuksia ja kehittymishaaveita. Budjettia alettiin laatia ja ryhmät kävivät omien alueidensa kimppuun.
  3. 25. – 26.1.2013 Johtajuus: kolmannella kontaktilla mietimme kuka johtaa, mitä johtaa ja miten se tapahtuu sekä paneuduimme ajankohtaisiin kysymyksiin. Tavoitteena oli lyödä tapahtumalle rajat ja silloin syntyi Shake It! Hyvä koppi oli myös johtamisen vaiheet (kuva vieressä).
  4. 15.2.2013 Missä mennään tilannekatsaus
  5. 5.3.2013 Markkinointisuunnitelman laatiminen kolmella aallolla
  6. 15. – 16.3.2013 Markkinointi & myynti: nyt kun sisältö oli saatu rullaamaan eteenpäin, oli aika siirtyä markkinointiin. Teimme esitteitä, flyereitä, netti sivut ja facebookin. Kehuista huolimatta koen, että olisimme voineet tehdä tällä saralla paljon enemmänkin (olin vastaavana sekä markkinoinnissa, että taloudessa) mutta muiden kiireiden takia en osannut panostaa tähän tarpeeksi. Tässä välissä selviteltiin kaikki poliisin lupa-asiat  ja esiintyjät. Myös sponsoreita kontaktoitiin ahkerasti.
  7. 3.4.2013 Missä mennään tilannekatsaus
  8. 19. – 20.4.2013 Viimehetken varmistelut ja kavereiden houkuttelut. Näin lähellä h-hetkeä aikaa käytettiin reilusti käytännön asioiden hoitamiseen ja tapahtumapaikalla vierailuun. Tällä kontaktilla käytimme aikaa myös tapahtuman markkinointiin. Hyppäsimme parin minuutin valmistautumisella kävelykadulle kyselemään ja kertomaan tapahtumasta.
  9. 30.4.2013 flyerinjako keskustassa
  10. 4.5.2013 Tapahtuma: tapahtumapäivä koostui kahdesta osasta, päivän workshopeista ja illan esiintyjistä. Alla on pieni leike Pilke-lehdestä.
  11. 17.5.2013 Oppiminen: tapahtuman jälkeen käytiin läpi motorolat ja mietittiin ennen kaikkea mitä tapahtuman toteuttamiseen todella tarvittiin. Pohdimme samalla myös miten seuraava valmennus voitaisiin toteuttaa. Samalla käytiin läpi toteutunutta budjettia ja voin paljastaa, että voitolle jäätiin 😉

Hyviä pointteja kirjasta seuraavaa tapahtumaa varten:

  • muista kiittää kaikkia kaikesta
  • pienet yllätykset lisäävät elämyksellisyyttä (Kahvitauon ohessa voi olla jäätelötarjoilu)
  • kaiken pitää tukea viestiä

 

Koe niin osaat.
Sini kiittää ja kuittaa!
Tagit: , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!