Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Sitä saat mitä mittaat

Kirjoitettu 24.03.13
Esseen kirjoittaja: Unna Ahokas
Kirjapisteet: 3
Kirja: Budjetoinnin mielettömyys
Kirjan kirjoittaja: Pertti Åkerberg
Kategoriat: 4. Johtaminen, 4.3. Johtamisen ja organisaation kehittämisen työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Aloitin lukemaan Budjetoinnin mielettömyyttä kahdesta syystä: meillä on talouden kuukausi ja olen projektipäällikkö ravintolaprojektissa.

Minulla on esseiden kirjoittaminen takkuillut koko kevään. On vaikeaa viedä mitään käytäntöön, kun ei ole ollut projektia johon olisin osannut heijastaa niitä. Viestintä- ja rekrypäällikkyydet eivät ole tarpeeksi konkreettisia projekteja minulle. Saatuani ravintolaprojektin minusta tuntuu taas, että kirjoja on helppo soveltaa käytäntöön!

Budjetoinnin mielettömyys kertoo perinteisestä budjetoinnista luopumisesta ja sen tilalle uudenlaisten mallien ottamisesta. Osa esimerkeistä ei suoraan sovi projektiimme, mutta perusperiaatteet pystyy soveltamaan hyvin!

Jaoin esseeni aiheeseen neljään aiheeseen: Asiakkuudet, johtajuus, tavoitteet ja menestys

 

Asiakkuudet

 

Asiakkuuksien tärkeyttä ei voi ylikorostaa. Olen todennut tämän monta kertaa ja totean sen taas uudelleen. Kertaus on opintojen äiti!

Yrityksen tulee valita oma pääkilpailutekijänsä. On olemassa kolme vaihtoehtoa:
*Parhaat tuotteet = TUOTEJOHTAJUUS
*Alhaisimmat kustannukset = OPERATIIVINEN ETEVYYS
*Parhaat ratkaisut = ASIAKKUUDEN HALLINTA

 

Meillä ei ole mahdollista tehdä mitään gourmeeruokaa tilojen vuoksi. Pielaveden ja keittiömme pienuuden vuoksi emme voi toteuttaa mitään massatuotantoa. Meidän kannattaa siis keskittää energiamme asiakkuuksien hallintaan. Voimme silti tehdä parhaamme, jotta tuotteemme ovat hyviä ja hintamme kilpailukykyisiä.

Meidän tulee siis nähdä ravintolamme asiakkaan silmien kautta. Mitä arvoa me tuomme asiakkaalle? Olemme jo alkaneet miettiä kohderyhmiämme. Meillä on tällä hetkellä kaksi pääkohderyhmää. Ensimmäinen on 40-65 vuotiaat pielavetiset miehet. Toinen on nuoret pielavetiset perheet. Esimmäiselle kohderyhmälle tärkeää ovat urheilu, oluet ja rento fiilis. Toiselle kohderyhmälle tärkeää on lapsiystävällisyys, aktiviteetit/tapahtumat ja ruuan hyvä laatu.

Aiomme huomioida ensimmäiselle kohderyhmälle tärkeät asiat parilla toimenpiteellä. Me olemme Pielaveden virallinen kisakatsomo. Tämä tarkoittaa sitä, että meille tullaan katsomaan kaikki suuret pelit ja kilpailut eri urheilulajeista. Toisekseen, tarjoamme erikoisoluita niin paljon kuin mahdollista! Tämä erottaa meidät kilpailijoistamme. Kolmanneksi tulemme opettelemaan kaikkien asiakkaiden nimet. Olemme jo etsineet erilaisia ohjeita siitä, miten asiakkaiden nimet muistetaan ja täten saamme heidät tuntemaan olonsa kotoisaksi. Lisäksi sisustus, musiikki ja asiakaspalvelu luovat tunnelmaa oikeanlaiseksi.

 

Toista kohderyhmää emme ole ehtineet miettiä vielä niin tarkkaa. Tärkeää on, että lapset ovat tervetulleita. Olemme suunnitelleet lapsille suunnatun ruoka-annoksen ja jälkiruokia. Meillä on hyvin rajallinen tila, joten joudumme miettimään tarkkaan miten saamme lapsille viihdytystä. Kun saamme paikan auki, pitää alkaa miettimään erilaisia tapahtumia, joilla houkuttelemme nuoria perheitä. Olen miettinyt jo kirpputoria, lasten päivää ja muuta sellaista. Ensimmäinen tärkeä askel voisi olla vappu! Silloin on hyvä aika saada perheet tulemaan meille kylään. Ruuan laatuun kiinnitämme huomiota tarkasti. Teemme kaiken mahdollisimman tuoreista ja hyvälaatuisista tuotteista. Kannatamme lähi- ja luomuruokaa jos mahdollista.

 

Erityistarpeiden huomioiminen on tärkeää. Meille tulee invavessa ja varmistamme, että pyörätuolilla liikkuminen on mahdollisimman helppoa. Teemme gluteenittomia, maidottomia ja vegaanisia tuotteita. Tämä pitää huomioida esimerkiksi majoneesissa! Hankimme lastensyöttötuolin ja tarjoamme koirille vettä jos tarvetta. Kun asiakas kokee, että hänen erityistarpeensa huomioidaan, hän antaa vastineeksi lojaaliutensa.

 

Avainindikaattoreita ovat:

 

*Asiakastyytyväisyys Palvelemme asiakkaita parhaalla mahdollisella tavalla. Juttelemme heille jatkuvasti ja kyselemme mitä he ovat mieltä palveluistamme. Hoidamme asiakasreklamaatiot nopeaa ja laadukkaasti. Emme vain korvaa tuotetta vaan tarjoamme jotain päälle.

*Asiakkuuksien säilyminen Kehitämme erilaisia kanta-asiakas toimintoja, jotka kannustavat ihmisiä tulemaan uudelleen meidän asiakkaaksemme. Luomme tapahtumia ja teemailtoja, joilla luomme lisäarvoa asiakkaillemme. Tarjoamme lautapelejä ja muita viihdykkeitä.
*Uusien asiakkaiden saanti
Luotamme puskaradioon Pielaveden alueella. Tietysti myös markkinoimme. Olemme tehneet 6Y:N pohjautuen alustavan markkinointisuunnitelman. Markkinoimme lähialueille lähinnä internet-markkinoinnilla ja lehtimainonnalla. Teemme myös suoraa asiakashankintaa esimerkiksi yrityksistä, järjestöistä ja kouluista! Haluamme myös mahdollisimman monen tiimiakatemialaisen vierailevan ravintolassamme.
*Henkilöstön tyytyväisyys
Jos henkilökunta ei ole tyytyväinen, se heijastuu suoraan palvelun tasoon. Myöskin kehittämisen halu katoaa, jos töissä oleminen on epämukavaa. Tämän vuoksi on tärkeää, että työntekijät ovat tyytyväisiä. Tekoja, joita voin tehdä, että kaikilla olisi mukavaa olla töissä on monia. Yksi tärkeimmistä on yhteiset pelisäännöt. Kun tiedetään mitä saa ja ei saa tehdä on helpompi tehdä töitä yhdessä. Tarpeeksi lomia ja ja vapaapäiviä on hyvä olla. Vapaa-aika on myös pidettävä vapaa-aikana. Olen hieman huolestunut joidenkin projektiryhmäläisten jaksamisesta. Kyse on itsensä johtamisesta ja se tuntuu olevan vaikeaa joillekin henkilöille. Henkilökunnalla on hyvä olla yhteisiä virkistysiltoja ja muuta hauskaa. On myös tärkeää puhua suoraan ja toisaalta osata olla hiljaa kun sille on tarve. Laivurissa viime kesänä koettiin sarkasmi suureksi ongelmaksi. En usko, että se tulee meillä olemaan ongelma. Toisaalta minulla ja Suvilla on ainakin hyvin vahvat luonteet, joten pientä salamointia varmasti nähdään kesällä. En lähtisi tähän projektiin, jos en luottaisi niihin ihmisiin joiden kanssa olen lähdössä. Uskon, että pääsemme yli kaikista haasteista mitä eteemme tulee! Tulen itse tekemään parhaani siinä, että johdan itseäni ja muita.

 

Arvoluonnin tekijät:

 

Asiakastuntemus Kuten aiemmin mainitsin, aiomme tehdä todella töitä, jotta tunnemme asiakkaamme. Tämä tulee olemaan meidän tärkeimpiä menestystekijöitämme. Lisäksi olemme tuttavallisia ja helpostilähetsyttäviä. Yritysasiakkaista on varmasti hyvä pitää kirjaa ja muistaa ottaa heihin tarpeeksi usein yhteyttä. Emme yritä tarjota asiakkaillemme tuotteita, jotka eivät heidän elämänkatomukseensa ja -tyyliinsä sovi.

 

Kyky ratkaista ongelmat nopeasti Meidän projektiryhmämme välinen kommunikointi täytyy olla positiivista ja aitoa. Viestinnän täytyy toimia nopeaa ja luotettavasti. Jokapäiväiset pikapalaverit ja viikkopalaverit ovat pakollisia ja niistä tehdään koonnit. Lisäksi meidän täytyy puhua paljon yleisistä toimintatavoistamme, jotta osaamme tehdä nopeita päätöksiä.

 

Ratkaisujen kehittämisen prosessit Positiivinen ilmapiiri ja kyseenalaistamisen kulttuuri on luotava. Tämä on ainakin minulle vaikeaa, sillä vähänkin väsyneenä tai kiireisenä en jaksa yhtään poikkiteloista sanaa. Meidän kaikkien täytyy kehittää yhdessä keinoja keskustella avoimesti ja antaa palautetta. Epäkohtia ei saa lakaista maton alle, vaan meidän täytyy juuri päinvastoin ja luoda maineemme siitä, että pystymme ratkomaan ongelmat erinomaisen hyvällä tavalla.

 

Asiakkuuksien hallintaan liittyviä kriittisiä menestystekijöitä on monia. Joitain on olen jo käynyt läpi. Lisään tähän vielä sellaisia joita tulee huomioida:

 

*Imago On tärkeää, että tiedämme oman brändimme ja käytämme aikaa sen miettimiseen. Kaiken tulee olla harmoniassa keskenään: asiakaspalvelun, sisustuksen, musiikin, työasujen, markkinoinnin, kirjallisen materiaalin ja niin edespäin. Meidän täytyy päättää toimintatapamme, jotta voimme kaikki toimia samalla tavalla.

 

*Laatu Erityisesti ruoka-alalla tuotteen laatu on tärkeää. Huono puoli on se, että toisen ihmisen terveys on meidän käsissämme. Hyvä puoli on se, että palautteen saa heti, ainakin jos haluaa! Viime kesänä Laivurissa kysyin monilta asiakkailta mitä he pitivät ruuasta. Senkin voi tehdä sillä tavalla, että asiakas ei uskalla sanoa mitään negatiivista. Se voi tuntua hyvältä hetkessä, mutta pitemmälle katsottuna se on huono asia. Aina pitää myös olla mahdollisuus antaa palautetta nimettömänä ja kirjallisena!

 

Laatutarkkailua pitää tehdä säännöllisesti. Pitää myös olla tarkat ohjeet siihen, miten hampurilaiset tehdään. Kun tietää, että pitää laittaa kaksi suolakurkkua, on helppo toimia siten. Hygienia- ja alkoholilainsäädäntöä noudattaessa on helppo toimia oikein! 🙂

Liitän laatuun lisäksi toimitusajan ja -täsmällisyyden. Tuotteilla tulee olla sama tekoaika ja lisäksi niiden tulee olla tilauksen mukaisia. Meidän pitää miettiä mitä keinoja meillä on, millä varmistamme, ettei asiakkaalle päädy väärää tuotetta.

 

*Verkoston toimivuus Verkosto on Pielaveden kokoisessa paikassa kaikki kaikessa. Ensimmäinen teko, jonka aiomme tehdä on kutsua avajaispäivänä tuntia ennen avaamista kaikki tärkeät yhteistyökumppanimme ja avainhenkilöt VIP-iltaan! Toinen ravintolamme oli viime kesänä saanut palautetta siitä, että he eivät olleet arvostaneet tarpeeksi yhteistykumppaneitaan. Emme aio tehdä samaa virhettä! Yrittäjiin, jotka vuokraavat meille paikan olemme jatkuvasti yhteydessä ja sen lisäksi olemme tekemisissä paikallisten yrittäjien kanssa sekä kunnan edustajien.

 

Toinen verkoston osa on tietysti toimittajamme. Tukku ja valitsemamme panimo ovat tärkeitä yhteistyökumppaneita ja heihin on hyvä pitää hyvät välit. Jos valitsemme lähituottajia toimittamaan meille tuotteita on myös heihin pidettävä hyvät välit. Pienillä teoilla pääsee pitkälle.

 

Johtajuus

 

Olen miettinyt paljon, mistä johtuu että pystyn rekryssä johtamaan helpommin kuin tiimiläisiämme. Tänä aamuna lukiessani tätä kirjaa ymmärsin ehkä perimmäisen ongelman. Olen tehnyt tiimini kanssa puolitoista vuotta töitä. Siinä ajassa olen tullut tavallaan liiankin tutuksi heidän kanssaan. Minulla on ennakko-olettamuksia ja kaunoja, en pysty olemaan puolueeton. Lisäksi heillä on sama minua kohtaan. Jos haluan muuttaa tilanteen, minun on tehtävä ensimmäinen askel. Minun on annettava anteeksi ja suhtauduttava tiimiläisiini kuten suhtautuisin jos tapaisin heidät ensimmäistä kertaa.

 

Kirjassa oli kova lause: ”Meidän täytyy jokaisella teollamme tavoiteltava muiden onnellisuutta, vain siten saavuttamme itse onnellisuuden.” Tämä oli kova kolaus. En tavoittele muiden onnellisuutta, sillä en näe, että he ansaitsevat sen. En voi johtaa hyvin niin kauan kuin minulla on tällainen ajatus. Joten minun täytyy haluta muiden onnistumista. Sillä siinähän minä itsekin onnistun samalla. Olen aina ollut helposti katkeroituva ihminen, mutta onneksi tiedostaminen on ensimmäinen askel muutokseen.

 

Johtajan tehtävänä on poistaa esteet työntekijän luovuudelle ja aktiivisuudelle. Johdettavillani on esteitä, heillä on epävarmuuksia, pelkoja, heillä on kirjapisteongelmia ja muita haasteita. On minun tehtäväni auttaa heitä näiden haasteiden kanssa! Minun tehtäväni on luoda turvallinen ympäristö, jossa he voivat olla rauhassa ja toimia parhaansa mukaan.

 

Kun työskentelee samojen ihmisten kanssa jatkuvasti, välillä käy varmasti sitä, että hermot menevät ja tuntuu, että ollaan jumituttu paikoilleen. Tämän takia viikkopalaverit ja mittarit ovat tärkeitä, jotta näkisimme todellisuuden ja puuttuisimme epäkohtiin. Lomat ja vapaat ovat tärkeitä, jotta saa uuttaa perspektiiviä. Lisäksi ulkopuolisten ihmisten mielipiteet ja näkökannat ovat tärkeitä. Tämänkin vuoksi haluan muita tiimiakatemialaisia ja totta kai meidän tiimiläisiä vierailemaan meille!

 

Johtamisen kulmakivet:

 

*Poista pelko Tästä mainitsin jo aiemmin. Epäonnistumisen pelko jahtaa meitä kaikkia. Uskomalla itseemme ja ennenkaikkea toisiimme onnistumme, pelkäämällä emme. Pelkoja poistetaan avoimella puheella, selvillä tavoitteilla, onnistumisen kokemuksilla ja positiivisella ilmapiirillä.
*Jaa vastuuta ja vapautta
Jotkut jäsenet projektissamme ovat jo hyvin ottaneet oman roolinsa. Toisilla on vielä haasteita sen asian suhteen. Millaisia keinoja minulla heidän auttamisekseen? He tarvitsisivat intohimon ja halun olla parhaita ja saada aikaan parhaat mahdolliset tulokset. Voisin yrittää pitää palopuheen asiasta 😀 Jospa hekin innostuisivat. Toivon myös, että pojille paikan näkeminen tuo intoa. Haluan myös, että keilaus ja lihahampurilaisten teko tulevat heidän intohimokseen! Aion itse sanoutua noista kahdesta asiasta irti, joten heidän on otettava vastuu ja tehtävä asialle jotain!
*Valmenna itseäsi ja muita
Kirjojen luku on tällä hetkellä erittäin tärkeä prioriteetti. En tiedä onko kesällä mahdollista mennä mihinkään koulutuksiin, mutta ainakin voin jatkuvasti tuoda tietoa ja kirjoja meidän piiriimme.
*Ole aito
Aitous on haastavaa, koska siinä voi aina satuttaa itsensä. Toisaalta feikkaamisesta jää aika nopeaa kiinni, kun viettää ihmisten kanssa aikaa 24/7. En usko, että minulla on suuria ongelmai tämän kanssa.
*Anna ja auta
Katso ylempää 😀
*Älä tee muille sitä, mitä et haluaisi itsellesi tehtävän
Eiköhän lause itsessään kerro jo kaiken.

 

Omien tunteiden hallinnasta puhuttiin kirjassa. Se on minulle vaikeaa ja varmaasti haastellisin tehtävä. Olen hyvin tunnepitoinen ihminen ja minun on vaikea olla toimimatta niiden mukaan. Yritän muistaa kaikessa, että reagointi on minun oma valintani ja voin muuttaa sitä aina.

 

Lopuksi haluan muistuttaa, etät itsensä johtaminen on kaiken a ja o. Ilman sitä on hyvin vaikea johtaa! 😀

 

Tavoitteet

 

Johtamisesta päästäänkin hyvällä aasinsillalla tavoitteisiin. Tavoitteet ovat yksi tärkeimpiä apukeinoja johtamiseen.

 

TBM eli Time Based Management on johtamisen työkalu, jossa aika on keskipisteessä. Tavoitteena on parempi laatu, parempi asiakaspalvelu, pienemmät kustannukset, arvoa tuhoavien toimintojen eliminoiminen ja läpimenoaikojen tehostaminen. TBM:ssä tutkitaan nykyinen taso, luodaan tavoitetaso ja etsitään niiden väliset esteet. Sen jälkeen lähdetään raivaamaan nämä esteet, jotta päästään tavoitetasoon. Simple as that.

 

Haluamme ravintolassamme vähentää turhia toimintoja ja töitä mahdollisimman paljon. Yksi keino tähän selvät säännöt ja niiden jatkuva läpikäyminen. Toinen on itsensä kyseenalaistaminen ja ulkopuoliset näkökulmat. Kolmas on parhauteen pyrkiminen. Sitä voidaan toteuttaa esimerkiksi kilpailuilla ja mittaamalla vaikkapa että kuka tekee hampurilaisen nopeimmin. Neljäs tärkeä asia on järjestyksen ylläpito. Kun kaikki asiat ovat paikallaan on helpompi löytää asioita ja aikaa säästyy.

 

Mittaaminen on ehdottoman välttämätöntä. Me tulemme mittaamaan ainakin liikevaihtoa ja voittoa joka päivältä. Sen lisäksi tulemme seuraamaan, mitkä tuotteet ovat suosittuja ja mitkä eivät. Lisäksi mietimme tarkkaan mitä tuotteita haluamme myydä eniten ja suosittelemme niitä tuotteita. Kannattamattomista tuotteista pitää päästä eroon.

 

Jotta voi olla tavoitteita täytyy olla tieto nykyhetkestä. Tämän vuoksi talouden pitää olla läpinäkyvää ja sitä pitää käydä läpi joka viikko ajan kanssa. Haluan myös, että Innomo on tietoinen myyntitilanteestamme jatkuvasti.

 

Tavoitteiden täytyy olla tarpeeksi haastavia, mutta kuitenkin myös realistisia. Pitää myös ymmärtää, että aina ei päästä tavoitteisiin. Silloin kun tavoitteisiin päästään, pitää juhlia sitä! 🙂 Palkitseminen on tärkeää! 😀 Budjettia ei saa pitää palkitsemisen perusteena, muuten ihmiset alisuorittavat.

 

Meidän pitäisi vielä luoda ravintolallemme missio, visio ja arvot. Mihin me tavoittelemme? Mitä me haluamme ja miksi teemme tätä?

 

Mittareita ei saa olla liikaa vaan tulee keskittyä aina tärkeimpiin asioihin. Asiat on myös vietävä loppuun saakka, eli meidän on pidettävä huolta siitä, että sovitut asiat myös mitataan.

 

Tärkeimpänä lauseena: ”Sitä saat mitä mittaat!”

 

Menestys


Tässä kuvassa näkyy miten aika, laatu ja kustannukset ovat suhteessa toisiinsa. Lisäksi tarvitaan nopeutta, johtajuutta ja joustavuutta, jotka kävin aiemmin läpi. Meidän tulee vaalia kaikkia näitä asioita, jotta saamme aikaan parhaan mahdollisen tuloksen.

 

Kulut on aina verrattava voittoon. Jos on käytetty X määrä aikaa ja rahaa johonkin asiaan, kuinka paljon siitä tulee meille rahaa? Markkinointi on erityisesti alue, jossa mitattavuus on monesti haastavaa! Keinoja on olemassa, mutta ne ovat haastavia. Syy-seuraus suhteet ihan jokaisessa asiassa on oltava selviä. Meidän on tiedettävä, miksi myynti on jonain päivänä alhainen ja toisena korkea.

 

Johtajana minun on keskityttävä siihen asiaan, johon jokaisen yrityksen tulee keskittyä: myynti! Palkitsemiset tulee tulla myynnistä ja kaikkia pitää kannustaa siihen jatkuvasti.

 

Minun mielestäni talouden tulee olla erittäin läpinkyvää. Esimerkiksi hankintojen täytyy olla hyvin tiedossa ja tuotteiden kaatteet täytyy olla kaikille selviä.

 

Liiketoimintasuunnitelma on välttämätön. Tarvitsemme tavoitteet, tieto tarvittavista resursseista, mittarit, viestintää, selvät roolit, aikataulun ja totta kai budjetin. Myös SWOT tulee tehdä ja markkina-analyysi.

 

Meillä tulee olla myös liiketoimintakuvaus, joka sisältää strategian, tuotteet, kohderyhmät ja yrityksen kilpailuedun.

 

Tärkein pointti menestyksestä oli se, että jos haluat jotain enemmän, sinun on myös tehtävä itse enemmän!

 

Tehtävää on paljon, mutta tämä kirja auttoi selkiyttämään paljon ajatuksia ravintolastamme.

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!