Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Stiimireflektio

Kirjoitettu 25.02.16
Esseen kirjoittaja: Venla Luhtanen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Viisi toimintahäiriötä tiimissä
Kirjan kirjoittaja: Patrick Lencioni
Kategoriat: 2. Yhteisöllisyys, 2.3. Yhteisöllisyyden kehittämisen työkalut, 2.4. Tiimiliiderinä ja -valmentajana toimiminen, 4.4. Johtamisen haasteet

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tässä kirjassa oli tarina johtamisesta. Tarina johon varmasti jokainen tiimiakatemialla ollut voi jossain määrin samaistua. Kirjassa käsiteltiin tiimityön rakentamista siten, että mukana kulki tarina yrityksestä, jonka johtoryhmää valmennettiin toimivaksi tiimiksi. Tarinassa tuli kiteytetysti esille kuinka yrityksen johtoryhmässä voi olla kuinka päteviä kavereita tahansa, mutta toimiakseen tuloksellisesti on sen johtoryhmän puhallettava yhteen hiileen. 

 

Kirjaa lukiessani heräsi ajatuksia siitä, että tällä hetkellä tuntuu ettemme ole kunnolla törmänneet näihin toimintahäiriöhin tiimissämme. Oikeastaan vasta kirjottaessa niitä auki ymmärsin kuinka tiimimme on niissä toiminut ja millä tavoin ne on todellisuudessa tiimissämme käsitelty.

 

Näin ihanasti tiimin toisen vuoden äärellä on hyvä miettiä miksi me olemme tiimi? Riittäkö se, että tällä porukalla lähdetään mymmille ja istutaan alas treenaamaan 2x4h viikossa? Jokainen duunailee tällä hetkellä omia asioita, jokaisella omat projektit ja niissä omat tavoitteet. Yhteistä tuntuu olevan tällä hetkellä yhteiskassa ja tuleva Hong Kongin matka. Vaikka projekteja on, joita tehdään yhdessä – niitä ei kuitenkaan tehdä yhdessä. Nyt kun ajattelee, ei meidän visio ja arvot tunnu palvelevan meitä ketään tällä hetkellä – oikeastaan vain puskee tekemään enemmän niitä omia juttuja. Me emme ole tähän päivään mennessä oppineet edes organisoitumaan kunnolla tiiminä, tiimin ”yhteiseen arkeen”. 

 

Se mitä tässä haluaisin ensimmäisenä syyttää on se ettei treenata stiimin kanssa kuin kerran kuukaudessa omalla porukalla. Myöskin, sitä että treeniajan ulkopuolella emme osaa organisoitua siten, että työstäisimme tiimin asioita. Sille ei vain nähdä merkitystä. Huolestuttavan usein ollaan tämän myötä (omien treenien puuttuminen) vain lakaistu tiimille tärkeätkin asiat maton alle. Millaisia seurauksia sillä on tiimille? Ne asiat nostetaan jatkuvasti pöydälle. Asiat joita ei keskustella lävitse, jäävät vaivaamaan jokaista. Dialogissa yksi tärkeä pointti on oppia ajattelemaan yhdessä. Höpötys, kiteytys, mallinnus, käytäntö. Keskustellaan asioista yhdessä, jotta jokainen pääsisi ääneen ja kertomaan omia ajatuksia. Tämäkin on todettu melkein mahdottomaksi sillä stiimissä on 4/6 henkilöä introverttejä (osa ei edes nyökyttele). Kun asioista on keskusteltu ja ollaan neuvoteltu asia johonkin päämäärään, voidaan vasta sen jälkeen katsoa sopiva toimintasuunnitelma jonka jokainen jossain määrin hyväksyy. Vasta tällöin voidaan luottaa siihen, että jokainen sitoutuu. Kun ei osata keskustella, keskustellaan vain toistemme selän takana mikä taas syventää kuilua yksilöiden välillä. Meidän tiimistä on usein puhuttu että ollaan tosi tekevä tiimi, että keskitytään tekemiseen puhumisen sijasta. Komppaan kyllä näitä huhupuheita, mutta huomata saattaa miten tämä on vaikuttanut tiimiimme. Haastavat keskustelut halutaan vain saada alta pois ja nopeasti, ihan sama mikä lopputulema on ja tämän myötä saa heittäytyä marttyyriksi.

 

 

Luottamus 

Luottamuksen rakentaminen on koko tiimin elinkaaren aikainen projekti. Luottamussuhteita on yhtä monta kuin tiimissä on jäseniä, ja ne vaihtelevat aina henkilökemioista riippuen. Tiimissä kuitenkin aina on ensisijaisesti luotettava koko tiimiin, sillä ei ole niin raskasta merkitystä luotanko minä Sanniin ja luottaako Sanni Ilariin, vaikka sekin on tärkeää kokonaiskuvan kannalta. Kun pystytään luottamaan siihen, että tiimi ansaitsee luottamuksen – antaa jokainen tiimiläinen itsestään vaadittavan panoksen jotta luottamus olisi ansaittu. Tätä kutsutaan myös sitoutumikseksi – mutta luottamus on senkin perusta. Sitoudutaan luottamukseen. 

Tiimissämme on eletty tämän suhteen melko aaltoileviakin aikoja. Alussahan kaikki ovat luottavaisin mielin ja kaikki on ihanaa ja niin edelleen. Luotettiin siihen, että asioita tapahtuu. Ja niin tapahtui. Hyvän startin jälkeen keväällä alkoi meno hiipumaan. Kun tavallaan ollaan syksy puserrettu kasaan, mikä vaatii pieneltä pingviiniltä paljon kun pitää omaksua uusi outo kulttuuri ja sen mukana tulleet uudet ihmiset, siinä samassa käydä asiakkaissa, lukea kirjoja ja niin edelleen, voi monella olla kaikkensa antanut olo. Meillä johtajuudessa mentiin tässä suhteessa metsään, sillä emme jakaneet yhtäkään palkintoa ensimmäisen vuoden aikana. Saatikka edes kiitetty ketään. Harmi, sillä saatiin kyllä isoja asioita aikaan ensimmäisen vuoden aikana. Miten tiimiin saadaan takaisin tämä hyvä tekemisen meininki, jokaiselta panos tiimin kehittämiseen ja palkitsemiskulttuuri joka motivoi?

 

“Muistakaa, että tiimityö alkaa luottamuksen rakentamisella. Ainoa keino rakentaa sitä on päästä yli tarpeestamme olla haavoittumattomia.”  Näin pienessä tiimiyrityksessä luulisi, että luottamus olisi nopeasti ja helposti rakennettavissa. Mutta ei, minulla ei ole vieläkään aavistusta siitä, mitkä ovat tiimiläisten luottamussuhteet toisiaan kohtaan ja millaisia ajatuksia jokaisella on toisista. Olisiko tässä pienen tiimin oman palautekeskustelun aika?

 Olen yrittänyt kovasti luoda tiimillemme ilmapiiriä, jonka avulla pystyttäis keskustelemaan avoimesti asioista ja että ois ok sanoa, että nyt ei mene hyvin. Itse olen ensimmäisenä yrittänyt aina kertoa avoimesti muille että nyt ei jaksa tai en osaa tätä asiaa ja tarvitsen apua. Tällöin lähinnä kuuluu tuulen huminaa tai mutinaa kuinka kiire on. Eikö meitä vain tarpeeksi kiinnosta tulla toisiamme vastaan, vai miksi tuntuu ettei kukaan noteeraa silloin kun joku uskaltautuu pyytämään apua tai on haavoittuvaisimmillaan. Nyt jos koskaan on se hetki, jolloin meidän todellisuudessa pitäisi alkaa puhaltamaan yhteen hiileen – tai pahimmassa tapauksessa sitä ei tule tapahtumaan koskaan.

Tiimi toimii parhaiten, kun sen jäsenet hyväksyvät toisensa heikkouksineen ja vahvuuksineen. Jos ei ole jotain, niin ei tarvitse alkaa esittämään – eikä kenenkään kuulu sitä alkaa vaatimaan saatikka tuomitsemaan siitä.

 

Konfliktien pelko

 

Stiimissä ei varsinaisesti pelätä konflikteja – emme vain ole koskaan osanneet käsitellä niitä oikein. Olemme kyllä osanneet nostaa asiat esille, mutta siihen se onkin useimmin jäänyt ja tärkein oppiminen siinä samassa myös. Kun konflikti syntyy, on tärkeä saada se purettua oikealla tavalla. Eli ratkaisukeskeisesti. Konfliktin sattuessa kohdalle on hyvin helppo vain etsiä muista ongelmakohtia kuin löytää ratkaisuja siihen mitä asialle tehdään jotta siinä päästään yhteisymmärrykseen. Kun kohdallemme osuu konflikti, yleensä keskustelu töppää jossakin kohtaan – eikä siinä enää päästä eteenpäin. Niin kuin aikaisemmin tässä esseessäni kerroin, asiat halutaan saada vain mahdollisimman pian hoidettua alta pois. 

Haluan uskoa että jokaisella on vastuu katsoa, että asiat ratkaistaan aina dialogin avulla – siten että jokainen on saanut sanoa sanottavansa. En tiedä, mitä pitää tapahtua tai mitä minun pitää tehdä – jotta me saadaan tiimissämme kaikkien äänet kuuluviin. Tähän asti se on ollut ihan ok, että tietyt ihmiset puhuu ja muut saavat ikäänkuin luvan olla hiljaa. Oikeastaan kirjan luettuani ymmärsin, että kuinka tärkeää on saada jokaiselta ääni kuuluviin. Emme ole tiimi, jos jämähdämme tähän tapaan kommunikoida.

Kuinka konflikti ratkaistaan? Varaa yhteinen aika keskustelulle ja katso että kaikki asianomaiset saadaan paikalle. Suunnittele keskustelulle runko ja läpikäytävät asiat sekä mieti, mikä on keskustelun tavoite (kerro nämä myös muille siihen osallistuville). Kaikkein parasta olisi pyytää keskusteluun jokin neutraali jäsen, joka johtaa keskustelua ja katsoo että konflikti on varmasti keskusteltu ja ratkaisuun on päästy – sekä mahdollisista jatkotoimenpiteistä on sovittu.

 

Sitoutumisen puute

 

Jokainen tiimi taistelee varmasti erityisesti tämän toimintahäiriön kanssa. Sitoutumisen puute – korjaako konflikti puuttuvan sitoutumisen? Jos se on ainoa keino saada jokaisen ääni kuuluviin, niin kyllä.

Meillä kaikilla on erilaiset lähtökohdat ja elämäntilanteet, joista olemme tähän tulleet. Tämä myös tarkoittaa sitä, että meillä jokaisella on omat päämäärät ja tavoitteet, minkä vuoksi olemme akatemialle tulleet. Mitkä ovat ne keinot, jolla saamme jokaisen sitoutettua omaan tiimiimme? En usko, että sitä on. Mutta, kun on tullut tiimiakatemialle – on syytäkin ensisijaisesti olla sitoutunut tiimityöskentelyyn ja tiimiin, mikä muukaan voisi olla tämän kaiken tarkoitus?

Mikä pienessä tiimissä on hyvä puoli, ei mukaan ole paljoa mahtunut valetiimiläisiä. Syksyllä niitä oli kaksin kappalein, mutta niistäkin päästiin nopeasti eroon. Miksi? Koska pienessä tiimissä ei ole vain tilaa roikkua perässä. Jos jonkun tiimiläisen oppimisen kehä pysähtyy, vaikuttaa se välttämättä koko tiimiin. Pieni tiimi reagoi valetiimiläisiin nopeasti, sillä kuutta ihmistä on helpompi tutkailla kun mitä varmasti isoissa tiimeissä. Harmi, sillä jos yksikin tiimiläinen hannaa, tuntuu että se hankaa väistämättä muidenkin tekemistä ja oloa – mikä taas voi vaikeuttaa sitä prosessia joka aiheuttaa sitoutumattomuutta.

Miksi olen tiimiakatemialla ja mitä mä täällä teen, pyörii varmasti monen mielessä – meidänkin tiimissä. Niin kauan, kun tähän ei löydy ratkaisua – on varmasti päivänselvää ettei sitoutumista voi odottaa.

 

Vastuun välttely

 

En oikein tiennyt mitä vastuun välttely tarkoittaa tiimityössä. Meillä kyllä asioita delegoidaan ja ne tulee hoidetuksi poikkeuksetta – nykyään vastuuta tykätään ottaa jo oma-alotteisesti. Eihän meillä siis vältellä vastuuta, vai?

Tiimityössä vastuun välttely pohjautuu enemmän tuloksiin. Kun tiimillä on omat tavoitteet – tiimiläiset ottavat vastuun niiden toteutumisesta itselleen. Jokainen tiimin jäsen on tilivelvollinen toisilleen ja tuloksista keskustellaan avoimesti. Jokaisella on myös samat laatuvaatimukset. Eli jokaisella on vastuu tiimin tuloksista, tällöin “johtajalla” ei ole tarvetta kytätä tiimin tuloksia.

Tähän kohtaan saamme selvyyden ensimmäistä kertaa tänä torstaina. Tiimillämme ei ole ollut mitään tavoitteita tai muita järjestelmiä johtamisen tueksi, mitä olisi voinut mitata yhdessä. Ensimmäistä kertaa ikinä siirryimme järjestelmään, jossa jokaisessa syklissä on tavoitteet jotka tiimiläisen on saavutettava. Innolla odotan, jota tuleva pitää sisällään. Mikäli mennään metsään, oli tähän toimintahäiriöön muutama hyvä neuvo.

 

  • Tee julkisesti selväksi, mitä jokaisen tiimiläisen tulee saavuttaa
  • Yksinkertaista, jokaisen tiimiläisen tulee tietää mitä pitää saavuttaa
  • Säännöllisiä katsauksia
  • Palkitseminen

 

Johtajana ihanne tilanne olisi saada luotua “tilivelvollisuuden kulttuuri”, jossa paine tekemiselle tulisi muilta tiimin jäseniltä. Tällöin johtajan tehtävä on vain katsoa, onko tavoitteet saavutettu. Tiimissähän olisi paras mahdollinen skenaario se, että tavoitteita ei saavuteta vain koska ne pitää, vaan siksi että ne halutaan saavuttaa.

Ensimmäisen syklin päättyessä uskallan sanoa että korjauksia tulee olemaan tässä pilotissa. En tiedä onko tavoitteet vieläkään selvillä jokaisella tiimin jäsenellä joten – kiteytä, visualisoi se ja tuo se kaikkien näkyville. Voisin useammin kysellä tiimin kuulumisia sen suhteen, miltä tavoitteisiin pääseminen näyttää – ja jeesaan tarvittaessa että niihin päästään. Ja kaikkein tärkein vielä: palkitseminen – päättää etukäteen mitä tavoitteisiin pääseminen tarkoittaa ja hehkuttaa palkintoa, eikä vain pidä sitä ajatuksena muille että jotain kivaa saattaa saada mikäli tavoitteet on saavutettu.

Viimeinen toimintahäiriön voisi mainita tähän samaan kohtaan. Tulosten huomiotta jättäminen. Niin kuin mainitsinkin jo, stiimillä ei vielä ole ollut varsinaista järjestelmää tavoitteisiin, joten tämäkin kohta on passattu kohdallamme myös. Kun tiimi keskittyy tuloksiin, se iloitsee menestyksestä ja kärsii tappiosta viisaasti – ja näin ollen myös kehittää toimintaansa. Johtajan osuus on luoda ilmapiiri jossa keskitytään tuloksiin – sillä kukaan muu ei todennäköisesti sitä tee. Pilotin jälkeen katsotaan miten käy, ja seuraavassa syklissä otan tulokset keskiöön Stiimin johtamisessa.

 

 

Mitä mä olen oppinut tiimityöskentelystä?

Tiimiakatemian myötä suurin kasvuni on tapahtunut ehkä henkisellä puolella. Akatemialle tultuani mulla oli todella vaikea elämänvaihe meneillään ja takana olikin ehkä henkisen ja fyysisen elämäni rankin kesä. Tavalla tai toisella se jäi mulla päälle. Olin akatemialle tultuani aika hiljanen ja osittain aika negatiivinen joka johtu tosi pitkälti vain siitä etten halunnut päästää ketään lähelle. Tätä oikeestaan jatku koko pinkkuvuosi. Kesälomille kun lähdettiin, sai oikeastaan hetken aikaa istua alas ja miettiä asioita. Mä mietin että voin päättää a.) että kaikki on perseestä ja jatkaa elämääni samaa rataa b.) antaa akatemialle kaikkeni ja saada siitä kaiken tarvittavan irti. Joten päätin antaa vielä mahdollisuuden.

Tiimiakatemia on opettanu mulle ensinnäkin, arvata saattaa että yrittäjämäistä asennetta joka on sovellettavissa kaikilla elämänalueilla. Nähdä mahdollisuuksia ja etsiä niitä, pettyä ja oppia niistä.

Tärkeimpänä kuitenkin kaikista näistä opeista on, tää paikka on antanut minulle luvan hyväksyä itseni sellasena kuin mä olen – niin vaahvuuksine kuin heikkouksine. 

Tiimityöskentelystä on tullu opittua monia asioita, mitä ei ihan joka päivä tule ees huomatuksi. Selkeimmin sieltä nousee esiin jatkuva oppiminen ja reflektoiminen. Ehkä tärkein pointti tässä on se, että miten paljon oon oppinu itestäni muiden tiimiläisten avulla. Meillä pyritään löytämään itestä niitä vahvuuksia ja hyödyntää niitä. Meillä vertaiset arvioivat itseään ja toisiaan ja antavat jatkuvasti palautetta mikä on ollu omalla kohdalla tosi tärkeetä kehittymisen kannalta. Myös joitakin asioita, mitä voisi mainita opeista on ratkaisukeskeisyys työskennellessä, itseni jatkuva kehittäminen, palautteen vastaanottaminen ja sen antaminen sekä omien tavoitteiden asettaminen. Ajattelin aluksi, että joustavuus on ollut mun yksi oppi, mutta luulenpa että näin isosta perheestä tulleena se on mulle ollut aina itsestäänselvyys. Nyt kun ajattelen, mun pitäisi seuraavaksi oppia vaatimaan itselleni enemmän ja herätellä itsestäni sellainen asia kuin kunnianhimo. Mitä haluan vielä oppia niin tiimiliiderin roolissa kuin myös tiimiläisenä on itseilmaisua ja siinä varsinkin itsehillintää. Pitää edelleen petrata siihen miten asioita sanon jotta jokainen ymmärtää sen samalla tavalla. Haluan myös oppia nostamaan esiin epämukavia asioitakin sekä oppia keskustelemaan niitä rakentavasti. Akatemia on kyllä ollut omalla kohdallani uskomaton kasvun paikka josta en päivääkään vaihtaisi pois. 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!