Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtuma on tilaisuus

Kirjoitettu 17.02.13
Esseen kirjoittaja: Linda Heikkilä
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tapahtuma on tilaisuus
Kirjan kirjoittaja: Helena Vallo, Eija Häyrinen
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Otin kirjan luettavakseni, koska koin siitä olevan hyötyä Rento Meloni Entertainment- projektin kanssa. RME on lähtenyt seilaamaan täysin uusille vesille ja siksipä koin tämän kirjan nyt ajankohtaiseksi!

Vaikka kirjasta löysinkin paljon tarpeellista informaatioita ja asioita, joita täytyy tapahtumanjärjestäjänä ottaa huomioon, oli kirja kuitenkin pieni pettymys. Kirjassa oli paljon itsestäänselvää asiaa. Toisaalta, täytyyhän ne peruasiatkin jotain kautta joskus oppia.

Käsittelen esseessäni muutamaa laajempaa kokonaisuutta, jotka koin itselleni kaikkein hyödyllisimmiksi. Eli millainen tapahtuman tulee olla ja mitä otetaan huomioon, jotta se on onnistunut ja elämyksellinen tapahtuma. Toisena asiana käsittelen sitä millainen tapahtuma on prosessina.

Onnistuneessa tapahtumassa on sekä tunne että ajatus paikallaan. Kun ideaa lähdetään luomaan, tulee omat mieltymykset laittaa sivuun ja ajatella sitä mitkä asiat kuuluvat kohderyhmän mieltymyksiin. Ennen kuin tapahtumaa lähdetään luomaan, on järjestäjien osattava vastata seuraaviin kysymyksiin:

  1. Miksi? (tavoite, mitä tapahtumalla halutaan viestiä)
  2. Kenelle? (kohderyhmä, millaisia ihmisiä tavoitellaan tapahtumaan)
  3. Mitä? (tapahtuman luonne ja virallisuusaste)
  4. Miten? (miten tapahtuma toteutetaan)
  5. Millainen? (sisältö, ohjelma)
  6. Kuka? (kuka tapahtuman järjestää, kuka kantaa vastuun)

RME:n kanssa olemme käyttäneet paljon aikaa tällaisten kysymyksien ympärillä, jotta saisimme luotua asiakkaille mahdollisimman selkeän kuvan itsestämme. Suunnitteluvaiheessa on kannattavaa käydä ideoita suurella porukalla läpi ja tehdä tapahtumakäsikirjoitus. Tämä toimii hyvänä työkaluna ihmisille, jotka työskentelevät projektin parissa, sillä käsikirjoitus kertoo mitä milloinkin tapahtuu ja missä tapahtuu. Suunnitteluvaihe vie aina eniten aikaa. Suunnittelu voi kestää kuukausista vuoteen, riippuen tapahtuman laajuudesta. RME:n tapahtumat eivät kooltaan ole järkyttävän suuria (vielä), mutta suunnitteluun menee silti rutkasti aikaa. Meidän on täytynyt suunnitella koko konsepti alusta loppuun sellaiseksi, että sen kehtaa asiakkaalle mennä esittämään. Tässä suunnitteluvaiheessa muulla tiimillä on tullut ehkä hieman turhautumisen tunnetta, kun projektitunteja kertyy mutta rahaa ei. Mutta täytyyhän jokaisen ymmärtää se, että eihän sitä rahaa tule, ellei tapahtumaa ole ensin tarkkaan suunniteltu ja sitten onnistuneesti esitetty asiakkaalle.

Toteutusvaihe oli täynnä itsestäänselvää asiaa, mutta se mikä minulle jäi mieleen ja mitä haluan toteuttaa myös RME:n kanssa on yllätyksellisyys! Pienet yllätykset tuovat tapahtumaan elämyksellisyyttä ja piristystä ja osoittaa järjestäjiltä viitseliäisyyttä sekä luovuutta. Mielestäni pienet yllätykset tuovat myös lisäarvoa illalle sekä saavat asiakkaan tuntemaan itsensä ainutlaatuiseksi.

Jälkimarkkinointi on hyvä toteuttaa enintään kahden viikon kuluessa. Siihen kuuluvat meidän tapauksessa esimerkiksi kiitokset asianomaisille, palautteen kerääminen, videointi- ja valokuvausmateriaalin julkaiseminen, yhteenveto sekä palautepalaveri eli toisinsanoen motorola tapahtumasta. Kirjassa oli jälkimarkkinoinnin aikajanana tuo kahden viikon kuluessa, mutta koska meidän tapahtumat eivät ole vielä hirveän laajoja, pyrimme siihen, että jälkimarkkinointi tapahtuu aina viikon kuluessa.

Tapahtuma prosessina

→ suunnitteluvaihe 75%

→ tapahtuman toteutus 10%

→ jälkimarkkinointi 15%


Tapahtumanjärjestäjien on myös hyvä tietää ja muistaa kriteerit, joiden tulee täyttyä, jotta tapahtuma voidaan järjestää:

  1. Tapahtuman tavoite ja kohderyhmä on määritelty
  2. Tapahtuma on aina etukäteen suunniteltu
  3. Tapahtumassa toteutuu kokemuksellisuus, elämyksellisyys ja vuorovaikutteisuus

 

TOP 3 KÄYTÄNTÖÖN:

  • Yllätyksellisyyttä RME-tapahtumiin
  • Opi jokaisesta tapahtumasta, olit sitten asiakas tai järjestäjä
  • Opettelen 3 kriteeriä, joiden tulee tapahtumanjärjestämisessä täyttyä

 

 

Linda Heikkilä

Osuuskunta Idealeka

linda.heikkila@idealeka.fi

 

 

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!