Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtuma on tilaisuus

Kirjoitettu 21.03.13
Esseen kirjoittaja: Jonna Tuovinen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tapahtuma on tilaisuus
Kirjan kirjoittaja: Helena Vallo, Eija Häyrinen
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Helena Vallon ja Eija Häyrisen tapahtumajärjestämisen kirja tuli luettua mielenkiinnosta kannesta kanteen. Kirja käsitteli tapahtumien järjestämistä, tapahtumia osana markkinointia sekä itse tapahtumajärjestämisen prosessia. Haluan lähteä esseessäni liikkeelle järjestämisprosessista, sillä sen hahmottaminen on Tiimiakatemian tupaantulijaisten projektipäällikön roolissani tärkeää: on nähtävä kokonaisuus mutta osattava varmistaa yksityiskohdat.

Ennen tapahtuman järjestämistä

Strategisten kysymysten kolmen kärki miksi, kenelle ja mitä tulee olla selvillä ennen kuin ryhdytään toimeen. Organisaation täytyy tietää mitä tapahtumalla on tarkoitus viestiä, mikä on tapahtuman tavoite. Esimerkiksi Tiimiakatemian tupareiden tarkoitus on tutustuttaa asiakkaat, yhteistyökumppanit ja sidosryhmät uusiin tiloihimme Savelan Onkapannussa ja saada aikaa hyväntuulinen aamupäivä rennon ohjelman merkeissä. Toinen osa tupareista taasen on suunnattu tiimiyrittäjille talven muuttotohinoiden päättämiseksi. Molempien päivän osioiden tavoite ja kohderyhmä ovat siis selvillä, samoin myös tapahtuman karkea sisältö.

Operatiiviset kysymykset jatkavat alkuvalmisteluja: miten, millainen ja kuka. Kuinka tavoite saavutetaan? Millainen sisältö on? Kuka tämän kaiken tekee? Tiimiakatemian tupareiden toteuttaminen vaatii jokaiselta panoksensa. Projektiryhmän yksi tärkeimmistä tehtävistä onkin motivoida muut mukaan, jotta tapahtuma pääsee oikeuksiinsa ja on vierailijoille mieleinen. Tähän pystyy käyttämään apuna mm. asiakaspäällikkö- ja tiimiliideri-foorumeita, joiden kautta viesti kulkee tiimeille sellaisten ihmisten kautta, jotka tuntevat tiiminsä parheiten ja tietävät kuinka motivoida heitä. Lisäksi tarvitaan kuitenkin yhteistä viestintää projektiryhmän tasolta. Valmistelut tulevat olemaan projektiryhmämme vastuulla, mutta itse tapahtuman onnistuminen on kiinni meistä kaikista isännistä.

Yllämainittuihin kysymyksiin vastaamisen jälkeen niiden keskiöön hahmottuu tapahtuman teema ja idea. Vallo ja Häyrinen kuvaavat muodostunutta kysymyskuviota tähtenä, jonka jokainen sakara on yhtä pitkä. Jos joku sakaroista on heikompi kuin toinen, tähti on kallellaan ja niin tulee olemaan tapahtumakin.

Tapahtumaprosessi

Vaikka tupareissa kyse on pienestä projektista ja myös aikajanalle asetettuna lyhyestä jaksosta, on suunnitelmallisuus aina plussaa. Vallo ja Häyrinen jakavat prosessin kolmeen vaiheeseen: suunnittelu-, toteutus- ja jälkimarkkinointivaihe. Aikaa tälle prosessille kannattaa varata minimissään 2kk. Meidän tapauksessa ei aivan 2kk tule täyteen, mutta tapahtuman suuruusluokka huomioiden projektiryhmällä on vahva usko tapahtuman onnistumiseen.

Suunnitteluvaihe on n. 75% tapahtuman järjestämisestä. Siihen kuuluu projektin käynnistys, resursointi, vaihtoehtojen tarkastelu, päätökset ja organisointi. Tupari-projekti käynnistyi aikajanan hahmottamisella ja toimenpiteiden ajoittamisella janalle sekä vastuiden jakamisella ryhmän kesken. Teimme päätökset tapahtuman karkeille linjauksille ja asetimme eri osien valmistumisille deadlinet. Saimme homman käyntiin tehokkaasti, mutta tapahtuma vaatii vielä paljon hiomista ja yksityiskohtien tarkistelua.

Tapahtuman toteutus vie n. 10% ajasta. Keskiviikko 17.4. tulee valmistella tiistaina niin, että itse päivälle jää mahdollisimman vähän järjesteltävää.

Jälkimarkkinointi pitää sisällään kiitokset, mahdollisen jälkimateriaalin lähettämisen, palautteet, yhteydenotot ja yhteenvetojen kasaamisen. Aikaa tähän kuluu suhteessa muihin prosessin osiin n. 15%. Toisin siis kuin ajatusmaailmamme jännityksineen ja odotuksineen mieltää, tapahtuman järjestäminen ei pääty itse tapahtumaan. Kuinka Ta-tuparit haluaa huolehtia siitä, että tapahtuma hyödynnetään loppuun asti? Osallistujien, työntekijöiden ja muiden kiittämisen lisäksi pitää muistaa dokumentoida ja kirjata ylös kattava motorola, jotta seuraavana vuonna vastaavan tapahtuman järjestävien ei tarvitse keksiä pyörää uudestaan tai kaatua samoihin juurakoihin.

Mitä meillä on vielä edessä?

  1. Tapahtumakäsikirjoitus ja loppuun hiominen
  2. Riskien tunnistaminen ja niihin varautuminen
  3. Sisäinen markkinointi, briiffaus
  4. Asiakkaiden kutsuminen tapahtumaan
  5. Tapahtuman rakentaminen ja läpivienti
  6. Jälkipuinti

 

”Jos tapahtuma on järjestämisen arvoinen, on se aina vähintäänkin hyvän järjestämisen arvoinen.”

 

Jonna Tuovinen
Osuuskunta Millio
jonna@millio.fi
040 9606 758

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!