Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtuma on tilaisuus

Kirjoitettu 12.12.13
Esseen kirjoittaja: Ville-Veikko Karttunen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tapahtuma on tilaisuus
Kirjan kirjoittaja: Helena Vallo ja Eija Häyrinen
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Meillä on tämä projekti nimeltään Inttimiitti, joka on käytännössä luokkakokouspalvelu RUK:n aikaisille komppanioille. Tapahtumienjärjestämisessä olen ollut hyvin mukana, mutta aiheesta en ollut vielä kirjaa lukenut. Edellä mainitusta syystä etsinkin YPK:sta kirjaa tapahtumien järjestämisestä, ja sanalla ”tapahtuma” löytyikin Helena Vallon ja Eija Häyrisen kirja nimeltä Tapahtuma on tilaisuus.

Tapahtuma on tilaisuus – kirja käsittelee suurimmalta osalta tapahtumarkkinointia, mutta se käsittelee loppua kohden hyvin itse tapahtumanjärjestämistä, mikä oli hyvin käytännön läheinen.

Strateginen kolmio+operatiivinen kolmio=onnistunut tapahtuma

Strategisessa kolmiossa (sininen) vastataan kysymyksiin, miksi tapahtuma järjestetään, kenelle se järjestetään, millainen tapahtuma on kyseessä ja missä ja milloin se järjestetään.  Niiden pohjalta hahmottuu tapahtuman idea.

Oranssi kolmio puolestaan kuvaa operatiivistä puolta, joka vastaa kysymyksiin: miten järjestetään, millainen tapahtumasta järjesteään ja kuka vastaa? Näiden pohjalta kumpuaa tapahtuman teema.

Vastatessani kysymykseen ”miten”, koin oman toimintamme hieman typeräksi. Meidän oli tarkoitus kontaktoida selvittää ensin ostohalukkuus noin kahdelta kymmeneltä ihmiseltä, sitten vasta kontaktoida koko porukka, laskea ilmottautuneiden määrä heille sopivalle ajankohdalle ja sitten pyytää tarjous majoituksesta. Saimme nopeasti selville ostohalukkuuden niiltä ihmisiltä jotka saimme ensin kiinni, joten lähdimme viemään hommaa eteenpäin. Lyhyellä matikalla laskimme, että voisimme saada jopa 70 ihmistä 85:stä tulemaan, joten pyysimme Vierumäeltä tarjousta 70:n ihmisen majoittamisesta 25.1., päivälle joka oli sopinut suurimmalle osalle soitetuista. Tähän mennessä olimme saaneet puhelimen päähän noin neljänneksen porukasta.

Saatuamme Vierumäeltä tarjouksen, he ilmoittivat alustavasti varanneensa meille kyseisen määrän huoneita. Mietimme siinä vaiheessa, että saamme kyllä tällä tahdilla kaikki kaverit kontaktoitua varauksen viimeiseen perumispäivään mennessä. Laitoimme heti viestiä jo kiinni saaduille, että tapahtuma tulee olemaan 25.1., ja pyysimme heitä vastaamaan sitovasti sähköpostiin. Tässä vaiheessa olimme saaneet ehkä puolet porukasta kiinni, ja uskoimme edelleen että lopun puolikkaan saa kiinni vielä ajoissa. Ei saatu.

Peruimme tilauksen pari viikkoa sitten perjantaina, jolloin meillä oli vielä 34 ihmistä joihin ei oltu saatu mitään yhteyttä. Tällä hetkellä meillä on onneksi vain 10 ihmistä, joihin ei ole saatu mitään kontaktia. Meille on selvinnyt hyvin se, että tämä ihmisten yhteystietojen kaivaminen ja kontaktointi on vaikeampaa kuin osasimmekaan odottaa, varsinkin jos ei aio maksaa numeroista. Seuraavan tapahtuman osallistujalistasan saatuani käteeni, olen enemmän kuin iloinen maksaessani satasen tai pari yhteystiedoista.

Koitimme siis hoitaa majoituksen ennen kontaktointia, itse valitsemallemme päivämäärälle ennen kuin saimme edes suurimmalle osalle oikeaa puhelinnumeroa. Kannatti, koska emme lähde sooloilemaan seuraavilla kerroilla. Nyt joudumme tuottamaan pettymyksen muutamalle, jotka iloisesti sitoutuivat jo tulemaan 25.1, koska päivämäärä tulee vaihtumaan.

 

Asioita joita emme olleet ajatelleet

Piru asuu yksityiskohdissa, ja se käy päälle jos niitä ei huomio. Yksi asia joka ei ollut noussut pöydälle, oli pukukoodi. Rentoa ja vapaata pukeutumista olen pitänyt jotenkin itsestäänselvyytenä, mutta onko se itsestäänselvyys asiakkaalle, joka maksaa 150 € osallistumisesta? Kuinka moni asiakas joutuu kotonaan murehtimaan mitä pistää päälle Inttimiittiin, kuinka moni pohtii mitä muut ajattelevat laittaa päälleen? Jos pitäydymme rennossa pukeutumisessa, sekin on hyvä ilmoittaa etukäteen.

Yllätyksellisyys on otettava huomioon myös. Ainut yllätys jota olin edes hieman ajatellut, oli takakontillinen olutta suoraan virosta. Miten voimme yllättää asiakkaamme, ylittää heidän odotuksensa? Yksi teko jonka aiomme tehdä, on jakaa heille kaikille kaikkien yhteystiedot, mutta käykö se yllätyksestä? Tämä nostetaan pöydälle Alexin kanssa kunhan saamme majoituksen hoidettua.

Minä ja Alex tulemme kumpikin tapahtumaan, ja toimimme siellä isäntinä, mutta mikä on oikeasti roolimme? Isännän rooliin kuuluu muun muassa pitää huoli, että jos tapahtumassa on joku epäkohta, isäntä vie asiakkaiden huomion siitä kunnes epäkohta on korjattu. Vai kuuluuko meidän vain kadota infoamisen jälkeen ja olla puhelimen päässä jos jotain tapahtuu? Ilmestyä juontamaan pieni tupakisa? Isännän rooli on varsinaisessa tapahtumassa erittäin tärkeä, ja emme ole miettineet koko asiaa.

Teeman ja idean on oltava läsnä kokoajan. Riittääkö se, että armeija ja yhteenpaluu näkyy heidän kanssakäymisessään? Se, että äijät istuvat alasti saunassa bisset kädessä ja muistelevat menneitä inttijuttuja, kiteyttää mielestäni teeman ja idean näkyvyyden. Sitä, että voisiko läsnäoloa lisätä jatkuvasti esimerkiksi koristeiden, ruokien taikka musiikin muodossa en pois sulje, mutta olin nähnyt ne toissijaisiksi.

Mitä tapahtuu tapahtuman jälkeen? Miten hoidamme jälkimarkkinoinnin? Kannattavan liiketoiminnan synnyttämisen vuoksi olisi ehdottaman tärkeätä hoitaa tämä kunnolla, sillä oikein hoidettuna he ostavat uudestaankin. Meidän jälkimarkkinoinnista emme ole puhuneet, olemme vain hehkuttaneet miten hyvin nämä kaverit laittavat puskaradion pyörimään, sillä jokainen RUK:n käynyt tuntee toisen RUK:n käyneen, jolle hyvin hoidettuna kertoo omasta Inttimiitistään. Tämä toivottavasti saa mielenkiinnon heräämään myös toisessa, joka ei ole nähnyt kavereitaan vuosikymmeneen, jonka jälkeen hän ottaa puhelua meille. Voisimme toki pyytää heitä tekemään tämän, esimerkiksi kiitos sähköpostissamme jonka lähetämme osallistuineille, mutta onko sekin hieman liian vähän? Paljonko kannattaa sijoittaa aikaa ihmisiin, jotka ostavat pienkatteisen palvelusi kerran vuosikymmeneen? Vai pitäisikö tähdätä siihen, että tästä saisi ihmisille joka vuotisen perinteen?

Sain kirjasta ajatuksia, miten projektia lähtisi kehittämään, miten kannattaa toimia ja yksinkertaisia checklistoja. Meillä on seuraavaksi projektissa vuorossa uuden päivämäärän kysyminen näiltä 75:ltä, joihin olemme saaneet yhteyttä ja pahoittelemma samalle ylioptimistisia aikataulujamme.

 

 

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!