Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtuma on tilaisuus

Kirjoitettu 02.03.14
Esseen kirjoittaja: Henri Tokee
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tapahtuma on tilaisuus
Kirjan kirjoittaja: Helena Vallo & Eija Häyrinen
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Lähdimme vuodenvaihteen jälkeen suunnittelemaan hiukan suurempaa urheiluun liittyvää tapahtumaa ja tähän hätään otin lukuun Helena Vallon ja Eija Häyrisen kirjan Tapahtuma on tilaisuus. Alkuun meillä ei ollut tapahtuman suhteen kuin alkuidea sekä kova innostus urheilutapahtuman tekemiseen, mutta kirjaa lukiessa havahtaui, mitä kaikkea oikeasti tarvitsee ottaa huomioon onnistunutta tapahtumaa tehdessä. Toki hyvä idea sekä kova tekemisen halu ovat ehkä suurimmat yksittäiset tekijät, jotta tapahtuma saadaan rakennettua, mutta ne eivät yksinään riitä.

 

 

Tapahtuman tekeminen voidaan jakaa selvästi kolmeen eri osa-alueeseen, joita ovat suunnittelu, toteutus ja jälkimarkkinointi. Meillä suunnittelu lähti liikkeelle siitä, että aloimme miettimään keskeisiä aiheita tapahtumaamme. Halusimme valita aiheita, jotka ovat tällä hetkellä tapetilla suomalaisessa urheilussa. Kävimme alkuun läpi paljon aiheita, joista valitsimme 5 keskeisintä aihetta mm. urheilu bisneksenä, urheilujohtaminen sekä urheilukulttuuri. Näistä lähdimme työstämään asiakaskäynneiltä hankittujen näkemyksien pohjalta tapahtuman sisältöä. Asiakaskäyntien ja kirjan oppien perusteella huomasi kuitenkin, että 5 aihetta on aivan liikaa, sillä emme saisi rajattua niin monella aiheella tapahtuman kohderyhmää tarpeeksi tiiviiksi vaan se olisi liian suuri ja hajanainen. Tapahtumasta ajattelimme kuitenkin maksullista ja uskomme, että osa näistä kohderyhmistä olisi ollut sellaisia, jotka eivät olisi olleet valmiita maksamaan suurta lipun hintaa. Tällä hetkellä olemme tilanteessa, jossa aiheista täytyy ottaa 2 keskeisintä aihetta, jolla ajattelemme saavuttavamme parhaan kohderyhmän. Tapahtuman sisällön suunnittelu ja aiheen valinta on todella tärkeä ellei jopa tärkein asia tapahtuman suunnittelussa, tätä emme aluksi tarpeeksi ajatelleet, mutta se tuli kyllä esille onneksi hyvissä ajoin, jotta se ehditään miettiä kuntoon.

 

 

Tapahtuman aiheiden miettimisen jälkeen tapahtumassa on tärkeää, että sisällöstä saadaan tarpeeksi mielenkiintoinen. Ei riitä, että tapahtumasta tehdään ihan hyvä vaan sen pitää tarjota oikeasti jotain kongreettista ja sellaista mitä ei välttämättä muualta saisi. Tämän voi luoda esimerkiski, sillä että saisi tapahtumaan puhumaan jonkun todellisen tähden, kuten kansainvälisen urheilupersoonan tai vaikuttajan. Ei riitä, että tapahtumassa puhuisivat pelkästään suomessa tunnetut ja muutenkin mediassa esillä olevat henkilöt. Tämä on asia, johon meidänkin pitäisi panostaa kunnolla. Pitää saada luotua oikeasti joku keihään kärki, jolla luomme tapahtumasta sellaisen, että se jää kaikkien mieleen ja kohderyhmä saa siitä jotain uutta irti. Itsellämme oli ajatuksena alkuun juuri tämä jälkimmäisenä mainittu suomessa tunnettujen henkilöiden tuominen tapahtumaan. Nyt on kuitenkin alkanut mietityttämään riittääkö se luomaan tarpeeksi mielenkiintoisen tapahtuman. Se toisaalta riippuu paljolti siitä, kuinka suuren tapahtuman loppujenlopuksi luomme. Mikäli kohderyhmänä on suomalaisessa urheilussa jo tällä hetkellä vaikuttavat henkilöt, ei heille tule riittämään pelkät suomen johtavat henkilöt vaan sillon tarvitsee olla jotain NBF:ssäkin puhuvaa Sir Alex Fergusonin tapaisia maailmatähtiä. Jos puolestaan kohderyhmä muodostuisikin pelkistä normaaleista urheiluihmisistä tai joukkueiden johtoryhmistä, voisi suomalaiset asiantuntijat riittää vetonaulaksi. On hyvä, että tällaisia asioita tuli hyvissä ajoin esille, jotta pystyy alusta asti luomaan oikeanlaisen tapahtuman oikealle kohderyhmälle.

 

 

 

Tapahtuman kustannuspuolikaan ei ole niin yksinkertainen kuin alkuun voisi ajatella. Kustannuksista suurimman osan tuo tapahtumapaikan vuokraus. Se ei ole kuitenkaan läheskään ainoa asia, josta koituu kuluja, vaikka itse ehkä alkuun näin ajattelimme. Mikäli paikalle tarvitsee hankkia huippuluokan puhja/puhujia, ottavat hekin kohtalaiset korvaukset. Lisäksi työntekijöitä tarvitsee yllättävät paljon keskikokoisenkin tapahtuman toteutettamiseksi. Tapahtumapaikan vuokraankaan ei yleensä sisälly esimerkiksi äänentoisto laitteita eikä muutakaan mahdollisesti tarvittavaa teknologiaa, jotka vievät taas oman siivun kustannuksista. Lisäksi tapahtuman luonteesta riippuen kuluja voivat aiheuttaa myös ruoka- ja juomatarjoilut, sisustus, markkinointi,kuljetuspalvelut ja jatkobileet. Tapahtuman kustannukset voivat nousta äkkiä useampaan kymmeneentuhanteen. Tämän hintaluokan tapahtuman voi luoda omalla tekemisellä, mutta mikäli suunnittelussa ja toteutuksessa käyttää vielä erillistä tapahtuman järjestäjää ottavat hekin oman korvauksensa. Itsellä on alunperin ollut tarkoituksena, että yritämme kehittää tapahtumaan omalla osaamisella sekä suhteiden kautta saaduilla avuilla.

 

 

Kaikkien sisältö ja toteutus asioiden lisäksi pitää miettiä, miten saamme ihmiset kiinnostumaan tapahtumasta ja miten saamme heidät paikalle. Tärkeitä markkinointikanavia voisivat olla monet lehdet ennen kaikkia urheiluaiheiset lehdet, joihin voisi yrittää saada juttua tapahtumasta, sillä se tavoittaa kuitenkin suuren osan suomalaisista urheiluihmisistä. Toinen tärkeä paikka voisi olla sosiaalinen media. Itse tiedän muutamia urheilupersoonia ja vaikuttajia, jotka keräävät jo pelkässä sosiaalisessa mediassa monia kymmeniätuhansia seuraajia. Tapahtuman mainostaminen ja hehkutus heidän kauttaan voisi tuoda suurta näkyvyyttä ja luoda keskutelua tapahtumasta. Se ei vielä välttämättä toisi ihmisiä itse tapahtumaan, mutta se varmasti herättäisi paljon mielenkiintoa tapahtumaa kohtaan ja kehottaisi ihmisiä ottamaan lisää selvyyttä tapahtumasta. Myös markkinointi riippuu kuitenkin paljon tapahtuman kohderyhmän valinnasta ja täytyy miettiä tarkemmaksi siinä vaiheessa kun kohderyhmä saadaan valittua.

 

 

Kirjassa mainittiin myös, että onnistunut tapahtuma voidaan luoda isomman ns. kattotapahtuman puitteissa. Aluksi tätä emme omassa tapahtumassa olleet edes miettineet, kunnes kävimme asiakastapaamisella jääkiekkoliitossa ja sieltä saimme vinkkiä ja ehkä yhteistyökytköksiä tapahtumaan, joka voisi toimia oivallisesti kattotapahtumana meidän omalle tapahtumalle. Kattotapahtuman hyviä puolia on se, että suurimmat puitteet ovat luotu jo valmiiksi eli kaikkea ei tarvitse lähteä rakentamaan alusta loppuun itse. Kattotapahtumamme olisi luultavasti sellainen, jossa on liikkeellä paljon juuri meidän kohderyhmään liittyäviä henkilöitä, joten se palvelisi meitä siinäkin mielessä.

 

 

Jälkimarkkinointia en lähde vielä suuremmin oman tapahtumamme kohdalla miettimään, mutta sen ollessa ajankohtainen on se tärkeä asia. Sen avulla luodaan osallistujille hyvä ja kohtelias kuva järjstäjistä ja kunnioitetaan heidän osallistumistaan tapahtumaan. Sen avulla saadaan luotua tapahtumaan jatkuvuutta, jos jälkimarkkinointi hoidetaan sillä tavoin, että se tuo oman osansa tapahtuman mieleenpainuvuuteen. Keskeinen ja tärkein osa on kuitenkin tapahtuman sisällöllä ja sillä kuinka siitä saadaan ns ”once in a lifetime” tyyppinen kokemus osallistujille. Tällä hetkellä tapahtumassamme on paljon avoimia kysymyksiä, joita tarvitsee miettiä huolella mikäli haluamme saada tapahtuman ylipäätään vireille. Kirja tuli luettua oikeastaan todella hyvään saumaan, sillä tässä vaiheessa kaikkiin asioihin pystyy vielä hyvin vaikuttamaan, eikä myöhemmässä vaiheessa tule suurempia yllätyksiä, kun pystyy ottamaan kaikkai asiat huomioon.

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!