Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

TAPAHTUMA ON TILAISUUS- tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen

Kirjoitettu 17.03.13
Esseen kirjoittaja: Marjo Heiskanen
Kirjapisteet: 2
Kirja: TAPAHTUMA ON TILAISUUS- tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen
Kirjan kirjoittaja: Helana Vallo, Eija Häyrinen
Kategoriat: 6. Markkinointi, 6.2. Myynnin ja markkinointiviestinnän taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

TAPAHTUMA ON TILAISUUS

Tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen

Helena Vallo, Eija Häyrinen

Kirja Tapahtuma on tilaisuus oli erittäin tarpeellinen ja hyvä valinta tällä hetkellä, sillä olen järjestämässä vauvamessuja Jyväskylän Paviljongiin toukokuun alussa 4-5.5.2013. Projektiryhmämme koostuu projektipäällikkö Julia Partista Priimasta, markkinointivastaava Anni-Lotta Niemisestä Idealekasta sekä minä myyntivastaavana Soulincistä.

Aikaisemmin en ole järjestänyt näin isoa tapahtumaa, mutta viime talvena sain pientä tuntumaa tapahtumajärjestämisestä, kun olin mukana myynnissä auttamassa Hää- ja juhlamessujen projektiryhmää. Se antoi todella hyvät eväät puhelinmyyntityöstä ja ylipäätään hyvän kokonaiskuvan messujen järjestämisestä. Pidin todella paljon hää- juhlamessut projektista. Olin myös auttamassa itse messutapahtumassa Paviljongissa, jossa jaoin messuvieraille messukasseja.

Jo viime talvena minulla oli projektina vauvamessut eri projektiryhmän kanssa kuin nyt ja kun kaksi ihmistä lopetti Tiimiakatemian kariutui messuprojekti sillä kertaa. Minulle jäi kuitenkin suuri into järjestää vauvamessut vielä. Projekti käynnistyikin loppuvuodesta uudelleen, kun Priiman Julia tuli kysymään kiinnostuksestani lähteä projektiryhmään. Kirja antoi todella hyviä ja käytännönläheisiä neuvoja vauvamessujen järjestämiseen liittyen. Kirjasta sai myös monta uutta ideaa, joita voisimme toteuttaa vauvamessuillamme ja kuinka saamme messuistamme mieleenpainuvan ja onnistuneen tapahtuman.

Tapahtuma on tilaisuus kirja antaa hyvät neuvot siihen miten luodaan onnistunut tapahtuma. Kirja neuvoi, että pitää löytää vastaukset kuuteen tärkeään tapahtumaa koskevaan kysymykseen:

Miksi? – tavoite ja viesti

Kysymykseen miksi haluamme järjestää vauvamessut, antaa hyvän vastauksen kysymys: Mistä odottava ja tuore äiti saa tärkeää tietoa sekä tukea raskausaikana ja sen jälkeen? Vauvamessut ovat odottajan ja vauvaperheiden sekä heidän läheisten ja ystävien oma tapahtuma, jossa yhden katot alla on monipuolisesti tietoa ja uusia tuulia vauvamaailmasta. Tuomme vauvamessuilla yhteen raskaus- ja vauva-ajan tarvittavan infon. Haluaisimme yhtenä monista tärkeistä asioista painottaa äidin raskauden- ja vauva-ajan hyvinvointia ja kauneudenhoitoa.

Tein lopputyön valmistuessani kosmetologiksi kasvojen ja vartalon kauneudenhoidosta raskauden aikana, joten tämä aihe on ollut minulle hyvin läheinen ja tärkeä kosmetologin ammatissani niin hoitolatyössä kuin myyntityössä. Äidit voisivat välttää monet odotusajan ja synnytyksen jälkeiset ongelmat, jos he huolehtisivat itsestään jo raskauden alkuvaiheista lähtien. Monta kertaa näistä asioista on kuitenkin vaikea saada tietoa. Myös, kun raskausajan, varsinkin juuri synnyttäneen äidin mielen täyttää vain vauva, niin helposti hyvinvointiin ja kauneudenhoitoon sekä itsensä huolehtimiseen liittyvät asiat unohtuvat. Jos ihon rasvaaminen esimerkiksi unohdetaan kokonaan, syntyy helposti raskausarpia. Pahimmillaan ihon sidekudos repeilee, kun se ei enää pysy kasvavan vatsan mukana. Syntyneet raskausarvet voivat jäädä pysyviksi, joihin ei enää tehoa edes kirurgin veitsi. Kun vauva valvottaa ja sen hoitaminen sekä muut kotiaskareet verottavat äidin voimia, auttavat nämä pienet itsensä hemmottelu hetket äitiä jaksamaan arjen kiireessä. Myöskin tuore äiti palautuu nopeammin synnytyksestä ja raskauskilot karisevat nopeammin pois eikä raskausmasennuskaan yllätä niin helposti, kun äiti huolehtii itsestään. Mielestäni raskaus- ja vauva-ajan hyvinvoinnista ja kauneusasioista ei ainakaan liikaa ole tietoa ollut tarjolla.

Mitä?- lähtökohdat

Järjestämme vauvamessut Jyväskylän Paviljongissa toukokuussa 4-5.4.2013. Mukanaolovaihtoehtoja yrityksille messuilla on: messuosasto, messuopas ja messukassi. Messuosastolla yritys tavoittaa potentiaaliset asiakkaat yhden viikonlopun aikana ja yritys pääsee luomaan hyödyllisiä kontakteja, niin asiakkaisiin kuin mahdollisiin yhteistyökumppaneihin. Messuoppaaseen yrityksillä on mahdollisuus osallistua kolmella eri mainoskoolla ja messuoppaan saavat kaikki messuvieraat sekä mukana olevat yritykset ja sen avulla yrityksien on helppo jättää muistijälki myös kotiin vietäväksi. Osallistumalla messukassiin, yritys voi laittaa sinne jonkun pienen tavaran tai esitteen yrityksen tiedoilla. Sekä messuoppaaseen ja messukassiin osallistumalla yrityksen ei tarvitse välttämättä olla itse messutapahtumassa paikan päällä.

Meille on tärkeintä, että saamme vauvamessuistamme lämpimän ja kivan tapahtuman, jossa viihtyy koko perhe. Lapsille olemme järjestämässä mm.lapsiparkkia ja eri satuhahmoja paikalle viihdyttämään heitä. Kun lapsilla on mielekästä tekemistä, saavat aikuiset rauhassa tutustua messutarjontaan. Olemme myös järjestämässä odottajan olohuonetta(hoitotila), jossa äiti voi imettää vauvaa, lämmittää ruokaa lapsille vaihtaa vaippoja. Meillä on varattuna erillinen tila myös vauva-aiheisille luennoille ja tietoiskuille. Tällä hetkellä luennoitsijoiden etsiminen on kovasti työ alla ja toivotaan, että saamme messuohjelmaamme muutamia hyviä luennoitsijoita. Nämä luennoitsijat ovat varmasti monen messuvieraan mieleen mielenkiintoisine aiheineen.

Kenelle?- kohderyhmä

Kohderyhmä vauvamessuilla on odottavat ja jo synnyttäneet äidit sekä heidän perheet, läheiset ja ystävät. Kohderyhmään kuuluu myös vauvaa suunnittelevat pariskunnat ja tulevat kummit. Paikkoja, jossa aiomme tavoittaa kohderyhmäämme ovat mm.neuvolat ,Gravida(ultraäänikeskus), perhekahvilat sekä vauvoihin liittyvät liikkeet ja kerhot.

Miten?- prosessi

Tapahtumaprosesiin kuuluu kolme vaihetta:
– suunnitteluvaihe
– tapahtuman toteutus
– jälkimarkkinointi

Kirja neuvoo, että minimiaika onnistuneen tapahtuman järjestämiseen suunnittelusta jälkimarkkinointiin on vähintäänkin pari kuukautta. Meidän vauvamessujen kohdalla aika pitää olla pitempi. Mielestäni puolivuotta olisi hyvä aika. Nyt aikamme jäi lyhyemmäksi, kun saimme projektiryhmän kasaan vasta loppuvuodesta. Seuraavan vuoden messuja alamme ehdottomasti järjestää jo hyvissä ajoin syksyllä. Vauvamessut eivät olisi lähteneet niin hyvin käyntiin, jos meillä ei olisi ollut viime vuoden vauvamessujen suunnittelumateriaalia käytössämme. Kun messut viime vuonna kariutuivat, ajattelin, että vielä ne järjestetään Tiimiakatemialla, niin innoissani olisin halunnut niitä jo viime vuonna järjestää. Viime vuodesta meillä oli käytettävissämme “vauvamessujen synnytys” ja pitkä kontaktilista. Viime vuonna teimme myös kyselyn kansalaisopisto Jyvälään, joka järjestää mm. vauvajumppia – ja musakareita. Kyselyllä halusimme kartoittaa lapsiperheiden yleistä kiinnostusta perhesuunnittelua, raskausaikaa ja pikkulapsia koskevia tapahtumia kohtaan. Kävimme kyselylomakkeet uudestaan läpi loppusyksystä uuden vauvamessuprojektiryhmän kanssa ja totesimme, että myös Keski-Suomi ja Jyväskylä tarvitsee omat ensimmäiset vauvamessunsa.

Tiesimme, että aika tulee olemaan tiukilla järjestämisen suhteen, mutta me ei annettu sen häiritä  vaan otettiin iso haaste vastaan. Itse uskon, että kovalla työllä ja uskolla pääsee aika pitkälle. Tietysti meillä on myös rahalliset tavoitteet, mutta ekana vuonna olisi tärkeintä luoda hyvä pohja seuraavan vuoden vauvamessuja varten ja lämpimät suhteet mahdollisimman moneen yritykseen. Messuprojekti myyntimme on edennyt ihan mukavasti tähän mennessä.

Mielestäni on myös tärkeää, että vauvamessujen idea näkyy koko messutapahtuman ajan. Pyrimme hankkimaan messuille sellaista ohjelmaa, että siellä viihtyy koko perhe isiä myöten. Heitä kiinnostava asia messuilla tulee varmasti olemaan hieno farmari perheauto, jonka saamme paikalle, myöskin yhteistyö palolaitoksen kanssa tuo kiinnostavia asioita perheen pikku- ja miesväelle Paviljongin lähiympäristöön. Jotta saamme onnistuneen messutapahtuman, se vaatii myös hyvän markkinointisuunnitelman tekemistä ja toteuttamista. Yhtenä osana markkinointia olemme mm. puhuneet vauvamessubannerista Jyväskylän keskustan kauppakadulle, mainosflyereitä ennakkojakoon messuille osallistuviin yrityksiin ja myös toteuttaa jollakin tavalla sissimarkkinointia. Kirjassa kovasti painotettiin tapahtuman yllätyksellisyyttä ja aina pienet asiat rakentavat onnistuneen tapahtuman.

Jälkimarkkinointi vaihe on erittäin tärkeä asia meidän muistaa tehdä hyvin. Sen avulla voimme kasvattaa ja kehittää vauvamessuja tulevaisuudessa sekä tuoda messuvieraiden palautteiden perusteella jotakin heidän ehdotuksiaan seuraavan vuoden messujen ohjelmaan.

Millainen?- sisältö ja ohjelma

Vauvamessujen ohjelmaksi pyrimme kovasti saamaan vauva-aiheisia luentoja ja tieto-iskuja sekä tuomaan lapsille eri satuhahmoja esim. muumit, jotka ovat jo työn alla. Yleisöä varmasti vetäisi puoleensa joku julkkis luennoitsija tai juontaja, mutta taitaa tulla näin vauvamessujen järjestämisen ensimmäisenä vuonna raha vastaan. Hyvänä ideana olemme projektiryhmän kanssa keskustelleet mahdollisesta valokuvaamisesta, lapsi jonkun satuhahmon kanssa ja näin jäisi kiva muisto vauvamessutapahtumasta.

Kuka?- vastuuhenkilöt

Projektiryhmän kanssa olemme kovasti keskustelleet tarvitseeko vauvamessut juontajaa? Se on vielä mietinnän alla vielä tässä vaiheessa. Kun vastuuhenkilöstä puhutaan, on projektipäällikkö se, jonka pitäisi vauvamessuilla aina olla keksi askelta edellä ja hänellä tulee olla aina varasuunnitelma asiaan kuin asiaan sekä hänen tulee antaa kaikille hyvät briiffaukset ja infot. Hänestä tulee näkyä sitoutuminen innostus, joka tarttuu myös muuhun vauvamessuprojektiryhmään ja yhdessä koko projektiryhmä myös on tapahtuman paras markkinoija.

Toivon, että loisimme ensimmäisillä vauvamessuilla hyvän pohjan tuleville vauvamessuille ja  saisimme vauvamessuista jokavuotisen tapahtuman Jyväskylässä, jota voimme vuosi vuodelta kehittää paremmaksi ja laajemmaksi tapahtumaksi. Millä saisimme jatkossa vauvamessut pysymään kiinnostavana tapahtumana? Kirja neuvoi pitämään tapahtuman tuoreena vaihtamalla välillä projektipäällikköä.Varmasti toimiva idea. Mielestäni myös messuvieraiden palautteiden ja toiveiden pohjalta pystyy luomaan aina jotakin uutta messuohjelmaa seuraavan vuoden vauvamessuille.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!