Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtumataidetta – kuinka luodaan hyvä tapahtuma

Kirjoitettu 27.02.14
Esseen kirjoittaja: Kati Tikkanen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tapahtuma on tilaisuus
Kirjan kirjoittaja: Helena Vallo, Eija Häyrinen
Kategoriat: 1. Oppiminen, 6. Markkinointi

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tapahtumataidetta – kuinka luodaan hyvä tapahtuma

 

Tapahtuma on tilaisuus. Tämän kirjan valitsin jo silkasta mielenkiinnosta tapahtumien järjestämiseen. Lisäksi olen omilla projekteillani sekä toimimalla Jyväskylä Entrepreneuship Societyn tapahtumavastaavana päätynyt tilanteeseen, jossa tarvitsin lisätietoa tapahtumantuottamisesta. Helena Vallon ja Eija Häyrisen kirja vahvistikin monta ajatustani oikeaksi mutta tarjosi myös paljon uutta tietoa, jonka koin heti hyödylliseksi.

Kirja oli jaoteltu eri osiin ja käsitteli niin tapahtumien markkinointia kuin varsinaista tapahtumanjärjestämistä. Esseessäni pyrin käsittelemään tapahtumaprosessin kulkua ja yhdistän siihen oman projektini eli 50’s/Pin up- tapahtumien järjestäminen. Olemme tehneet kuusihenkisellä ryhmällämme jo pienen kokeilun eli 50’s teemalla keilauskisan Hankasalmen Revontulelle.  Tavoitteemme, eli noin 30 keilaajaa, täyttyi ja saimme paljon palautetta asiakkailtamme isoa tapahtumaamme varten.

Kirjan mukaan hyvän tapahtuman suunnittelu vie noin pari kuukautta. Suuret tapahtumat vievät kauemmin mutta uskon tuon pitävän paikkaansa meidän tapahtuman kohdalla. Tarkkaa päivää tapahtumallemme emme ole vielä päättäneet, mutta todennäköisesti se on toukokuun loppupuolella. Näin ollen olemme aika hyvissä ajoin liikkeellä. Tärkeintä on tällä hetkellä saada selkeä kuva, millaisen tapahtuman haluamme järjestää.

Tapahtumaprosessin kulku kirjan mukaan menee 3 erilaisessa vaiheessa:

1. Suunnitteluvaihe

Tässä vaiheessa aloitetaan projekti eli kasataan projektiryhmä, tarkastetaan roolitukset ja tehdään erilaisia päätöksiä (esim. paikka on yksi ensimmäisistä päätettävistä asioista). Suunnitteluvaihe vie noin 75% ajasta eli käytännössä 6 viikkoa.

Pidimme tänään edellisen tapahtuman jälkipuinnin ja suuntasimme katsetta seuraavaan tapahtumaan. Roolitukset pysyivät suhteellisen samana edelliseen tapahtumaan verraten, mutta viilasimme sen verran että toisesta markkinointivastaavasta tulee elämysvastaava.  Olemme menossa Helsinkiin yhteistyökuvioissa viikon sisään. Totesimme että monesti yhteistyökuvioiden etsintä alkaa tapahtumien kannalta liian myöhään ja tällä kertaa päätimme aloittaa siitä.

2. Tapahtuman toteutus

Tähän vaiheeseen kuuluu itse tapahtuman rakennusvaihe, itse tapahtuma ja purkuvaihe. Yleensä n. 10% ajasta menee tähän osaan.

Edellinen keilailtamme meni tältä osalta hienosti – jopa niin että meitä oli liikaa tekemässä. Seuraavalla kerralla tapahtumalla on jo kokoa enemmän joten kaikkien osallistumista tarvitaan. Huomasimme että esimerkiksi ajolistat (mitä kukakin tekee milloinkin) olivat todella toimivia ja saivat illalla aikaan se, että jokainen tiesi missä piti mihinkin aikaan olla.

3. Jälkimarkkinointi

Yksi tärkeä kohta on jälkihoito eli kiitoksien jakaminen asianosaisille, materiaalin toimitus ja palautteen kerääminen sekä analysoiminen. Myös tapahtumasta olisi hyvä tehdä jonkinlainen yhteenveto.

Tämänkin teimme edellisestä tapahtumasta. Teimme palautteen analysoinnin, jonka mukaan saimme ideoita myös seuraavaa tapahtumaa varten. Myös asiakkaalle laitoimme tekemämme motorolan eli mikä meni hyvin, missä voimme parantaa jne. On tärkeää, ettei vain unohda asiakasta heti kun ilta on ohi.

 

Kuitenkin ilman kunnollista ideaa siitä, millainen tapahtuma on tarkoitus järjestää, kaikki suunnittelutyö on turhaa. Olemme harkinneet, että lähtisimme ryhmänämme pitämään suunnittelusession jossakin rauhallisessa miljöössä, jossa voisimme keskittyä tapahtumaamme ja sen ideoimiseen.

 

”Onnistuneen tapahtuman tuntee. Sen aistii sielun joka sopukassa.”

Tämän voin allekirjoittaa, sillä olen itse ollut tapahtumissa jossa kaikki on sujunut aivan täydellisesti ja kokonaisuutta on selvästi mietitty. Kirjassa esitelty työkalu eli tähti menee heti itselle kokeiluun, sen verran yksinkertaisesti se avaa tapahtuman kokonaisuuden hahmottamista. Tähti on rakennettu kysymyksistä, yhteensä siis kuudesta, joista jokaiselle on oma sakaransa.

Ensimmäiset kolme sakaraa ovat strategiset kysymykset:

1. Miksi tapahtuma järjestetään?

–   On mietittävä tarkkaan, miksi tapahtuma järjestetään ja mitä sillä halutaan viestiä.

2. Kenelle tapahtuma järjestetään?

–   Kohderyhmä on tärkeää miettiä valmiiksi. Segmentointi auttaa miettimään, millaisia tarpeita tapahtumasi kävijällä on.

3. Mitä järjestetään?

–  Millainen tapahtuma halutulle kohderyhmälle ja annetulle tavoitteelle on oikea?

Seuraavat kolme ovat operatiiviset kysymykset:

1. Miten tapahtuma järjestetään?

–   Miten tapahtuma toteutetaan ja resursoidaan.

2. Millainen tapahtuman ohjelma tai sisältö on?

–   Sisällön suunnittelussa huomioi kohderyhmäsi!

3. Kuka toimii isäntänä?

–  Vaikka mikään muu ei menisikään putkeen, isäntänä toimiminen voi pelastaa koko tapahtuman.

”Tapahtuman suunnittelussa täytyy jatkuvasti pitää mielessä tapahtuman idea tai teema. Jos ideaa ei ole, sorrutaan helposti suunnittelemaan pelkkiä teematapahtumia, jotka jäävät ontoiksi sisällöltään.”

Vanha kansakin sen tietää että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

 

 

 

 

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!