Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tapahtumatuotannon kaava

Kirjoitettu 15.02.16
Esseen kirjoittaja: Tapio Auvinen
Kirjapisteet: 3
Kirja: Ilmiön kaava
Kirjan kirjoittaja: Puolitaival & Hilliaho
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Olen nyt toiminut vuoden Jyväskylä ES:n tapahtumatuottajana. tämän lisäksi olen työskennellyt viidelle suomen suurimmalle festivaalille sekä NBF:lle. Kootakseni opit suurista tapahtumista ja vuoden aikana opitusta kokosin yhteen kolme vaiheisen tapahtumatuotannon kaavan syksyllä 2015. Hyödynsin ideaa kaavasta ensimäistä kertaa JES Sampo Kaulasen ja Timo Nisulan stage tapahtumassa. Kaava sai ensimäistä kertaa virallisen muotonsa ennen Dynaamian järjestämää 24H tapahtumaa, jonka järjestämisessä pyrin hyödyntämään sitä. Kaava ei ollut kuitenkaan vielä valmis. Se tarvitsi lisää konkretiaa. Lähdin hakemana parempaa mallia ja syvennystä kaavalla Lauri Hilliahon ja Johanna Puolitaipaleen kirjasta Ilmiön Kaava.

Tapahtumatuotannon tasot – kaava ei käsittele sitä, miten tapahtumaan saadaan vieraita. Se käsittelee sitä, miten tapahtumasta saa sen kävijälle mahdollisimman miellyttävän ja yllätykselliset. Itse tapahtumapäivä on kuitenkin syy sille, miksi kävijä tulisi tapahtumaan uudestaan seuraavallakin kerralla. Olen huomannut että helpoilla muutoksilla ja asioiden tutkimisella tapahtumista saa helposti parempia ja miellyttävämpiä. Kaava, jonka tulen seuraavaksi esittelemään on oiva työkalu tapahtuman toimivuuden varmistamiseen. Jos haluat tapahtumastasi jatkumon, voi luvata toimivuuden olevan tärkein huomiosi kohde tapahtumaa suunnitellessa. Hyvin jrjestetty pienikin tapahtuma lähtee helposti kiirimään sanaa ihmisten huulilla.
Tapahtumatuotannon kaava on kolmi tasoinen. Ensimäisenä on perus taso, joka on kaiken pohja. Perustaso on tapahtuman kivijalka, jonka päälle tapahtuman rakentaminen on helpompaa. Seuraavana kolmesta tasosta on tavoite taso. Tämä taso kertoo miksi tapahtuma tehdään ja vastaa suoraan siihen, mitä on markkinoitu. Jos ajattelemme tapahtumaa edelleen talona olisi tämä taso itse asunto. Viisikymmentö neliötä, pieni keittiö ja vessa. Niitähän mainoksessa luvattiin? Kolmantena jja mielestäni tärkempänä tasona on extra taso. Talossa tämä tarkoittaisi pientä saunaa, tyylikästä puulattiaa tai isija ikkunoita hyvällä näköalalla, eli jotain jota ei mainuttu mainoksessa, jotain joka kruunaa ostopäätöksen näkemisen jälkeen. Useimiten tapahtumantuottajat unohtavat perus ja extra tason varmistukset. KEskitytään vain tarkoitukseen – siihen mitä luvattiin. Perus ja extra tasot ovat kuteinkin ne, jotka varmistavat tapahtumavieraan uudelleen käymisen tapahtumassa.

1.Perus taso
Kaikki perustason asiat ovat sellaisia, joita ei markkinoida ulospäin. Niiden oletetaan ilmanmuuta olevan kunnossa. Niiden täytyy olla kunnoss, jotta tapahtuma onnistuu. Jessie normaalikokoisissa papahtumissa perus taso tarkoittaa sitä, että ruokaa on tarpeeksi, äänentoisto toimii, joku tervehtii ovella JES paita päällä ja tuolit ovat hyvin järjestellyt. Tämän tason unohtaminen puetaan usein tietämättömyyden taakse ja sen puute näkyy lähes aina, kun tapahtumatuottajat järjestävät ensimäistä tapahtumaansa. Tästä hyvänä esimerkkinä toimii ensimäisen kerran järjestetty Weekend festiwal Helsingissä 2012. Tapahtumassa ei oltu huomioitu vessojen tyhjennystä, vähäistä parkkitilaa ja pitkiä kävelymatkoja pahoiteltiin, aikataulu venyi ja festivaalivieraat joutuivat odottelemaan yleisössä ja auttavaa fasilitoijaa joutui aina etsimään pitkään.
Perus taso lähtee fasilitoinnista ja hyvin jaetuista vastuu alueista. Kaikille Weekend festivalin flopeille ei voi mitään, koska osa nisitä tuli mukana tapahtumapaikan valinnassa. Väitän kuteinkin, että suurin osa tästä riippumattomista asioista olisi väitetty hyvällä suunnittelulla ja vastuun jaolla. Kun vastuut on jaettu hyvin ehtii jokainen vastuun saanut keskittyä hyvin tehtäväänsä. JESsillä tämä peilaantuu lähinnä kahteen tapahtumajärjestäjäämme. Pirimme yleensä jaksamaan tapahtumaan tarvittavat järjestelyt puoliksi. Sampon ja Timon tapahtumassa varmistin perustasoa varmsitamalla live bändille suunnitellun äänentoiston ajoissa, jakamalla tapahtumapäivän fasilitoinnin vastuut etukäteen, pidin yhteyttä puhujiin onin viikottain 3 viikon ajan ennen tapahtumaa, jotta he tiesivät kaiken tapahtuman kulusta ja muutoksista. Järjestelimme paikat jatkoja varten jo hyvissä ajoin, jotta ne eivät häiritsisi tapahtuman kulkua.
Kun toimenpiteet on jaettu ja jokaiselle on selkeää mistä he vastaavat on tärkeää testata toimenpiteet. Puolet festivaaleista, joilla olen työskennellyt pitävät perehdytyspäivän osana työtä. NBFssä perehdytys kesti viisi päivää. Slushissa, eikä Jurassicrockissa järjestetä työnkuvaa tarpaaksi hyvin avaavaa perehdytystä. Hyvän perehdytyksen huomaa helposti kysymällä tapahtumatylntekijältä peruskysymyksiä tapahtumasta, kuten esimerkiksi missä on lähin infopiste ja mistä saan vettä. Jokaisella tapahtumatyöntekijällä pitäisi olla hyvä kuva koko tapahtuman perusteista oman työkuvansa lisäksi. Ja samalla tietenkin taito suoriutua omasta työtehtävästään.
2.Tarkoitus taso
Tarkoitus taso on syy tapahtuman järjestämiseen. Samalla tarkoitus taso on taso, jota markkinoidaan loppukäyttäjille. Festivaaleilla syy on hyvä musiikki ja kuuluisat esiintyjät. JESsillä syy on yrittäjätarinoiden tuominen lähelle opiskelijoita ja 24H tapahtumassa tarkoituksena oli viihdyttävän sekä innovatiivisen tapahtuman järjestäminen. Suoriutumalla hyvin tarkoitustason suunnittelusta ja toteutuksesta tapahtuma mahdollistaa toivotun kävijämäärän paikalle saamisen. Tarkoitus taso on yleeisimmin tapahtumissa hyvin huomioitu, mutta ei yksin takaa tapahtuman onnistumista.
Tärkeää huomioitavaa tarkoitustasolla on kohderyhmän toteaminen ja segmentointi. Tapahtuman onnistuminen ei riipu pelkästään työntekijöiden asenteesta ja tekemisestä. On tärkeää, että loppukäyttäjät tulevat tapahtumaan samalla menttaliteetillä ja ovat yhdessä tapahtumantuottajien kanssa luomassa hyvää tapahtuman ilmapiiriä. Kun tarkoituksesta on hyvin havaittavissa kelle taphtuma on suunnattu ja esimerkiksi minkälaista tunnelmaa tapahtumasta voi odottaa on tapahtumakävijän helpompi sulautua tunnelmaan. Esimerkiksi JESsin tapahtumissa voisimme tuoda tätä paremmin ilmi korostamalla yhteisöllisyyttä, jonka luominen loppuenlopulta on tärkein tavoitteemme.
Tärkeimpänä neuvona tarkoitus tasolle voisi tiivistää Jari Sarasvuon myyntikoulutuksen poimitun ytimen, “lupaa mitä teet, tee mitä lupaat”.
3.Extra taso
Extra taso, poikkeuksetta unohdettu ja mielestäni tärkein taso. Perus tason sekä tarkoitus tason kömmähdykset näkee yleensä palautteesta, mutta niiden olemassa olo ei yllätä ketään. Ne ovat oletusarvoja.
Extra tason tärkein tavoite on yllättää. Yllätyksellisyyttä tapahtumiin voi luoda ottamalla jonkun normaalin elementin tapahtumasta ja muuttamalla sen täysin päälaelleen. Esimerkiksi Tapahtuma on tilaisuus kirjassa kerrottiin, kuinka normaali välipala oli muutettu jätskitarjoiluksi ja näin ilahdutettu kävijöitä. Parhaiten extra tason toteutuminen näkyy mielestäni Nordic Business Forum tapahtumsassa, jossa puhujien väliselle ajalle on suunniteltu yllätyksellisiä esiintyjiä, kuten katumaalareita sekä orkesterimaisesti roskista tehtyjä soittimia soittava yhtye. Näitä esiintyjiä ei ikinä paljasteta yleisölle etukäteen ja samalla niistä muotoutuukin NBForumin lähes puhutuin puheenaihe. Kävijät tweettaavat ja lähettävät muihinkin sosiaalisen median kanaviin kuvia yllätyksellisestä tapahtumasta.
Extra taso on tärkeä, koska se herättää puhetta. Merkittävä osa NBForumin sosisslisen median päivityksistä koskee yllätyksellisiä väliohjelmia. Samalla, koska perus ja tarkoitus tasojen tapahtumat ovat oletusarvoja ovat ne samalla oletusarvoja henkilölle, joka ei päässyt tapahtumaan. Jos tämä henkilö kysyy myöhemmin kaverilataan joka kävi tapahtumassa mitä siellä tapahtui voi tapahtuman extra tasosta yllättynyt puhua tapahtumasta positiiviseen ja innostavaan sävyyn ja lopulta houkutella uuden kävijän seuraavaan tapahtumaan.
Extra tasosta muita hyviä esimerkkejä ovat provinssirockissä järjestetty hiljainen disco, jossa kaikki tanssahtelivat samaa musiikkia soittavat bloetooth kuulokkeet päässä sekä yksi Ilosaarirockin rannekkeenvaihto piste, joka kätteli kaikki festarivieraat. Loppuenlopuksi extra tasoa voi snnyttää helposti sponttaaneilla ajatuksilla itse tapahtumassa, kuten kättely ilosaaressa tai jättämällä kertomatta jonkin tapahtuman tärkeän elementin, kuten esimerkiksi NBForumissa. Jos tapahtuman kävijä ei tiedä tulevassta, on se yllätys.
24H tapahtumassa yllätyksellisyys pureutui esitysten ympärille. Pyrimme tuomaan esitykseen yllätyksellisiä elementtejä ja lopulta keksimme esimerkiksi Riikka Ahmaniemen huudatuksen sekä shown alun pelillsitämisen. JES patahtumissa on kokeiltu live musiikkia sekä pyrimme usein luomaan rentoa tunnelmaa paljun ja telttasaunan siivittämänä. Molemmissa tapaksissa JESsillä sekä 24H tapahtumissa huomasin, että näistä puhuttiin tapahtuman jälkeen. Kun näitä lähdetään kehittämään on hyvä huomioida, ettei niistä muodostu liian normaaleja, etteivät ne siirry perus tason puolelle, joka on esimerkiksi vaarana JESsin tunnetun paljun kanssa. Extra tason ylläpidoksi on hyvä tämän vuoksi pitääkkin vireillä aina muitekin elementtejä, jos vanhat yllätykset käyvät vanhoiksi.
Kun tiimisi suoriutuu hyvin extra tasosta tulee tapahtumastasi todennäköisemmin ilmiö. Hyvän suunnitellun ja yllätyksellisen tapahtuman sana kiirii aina eteenpäin, kun taas huonosti tai keskinkertaisesti toteutetun tapahtuman kävijämäärät pysyvät poikkeuksessa samoina, ellei laskevina.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!