Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tehokkuutta ajankäyttöön

Kirjoitettu 09.04.16
Esseen kirjoittaja: Essi Järviö
Kirjapisteet: 2
Kirja: Työkirja
Kirjan kirjoittaja: Saku Tuominen, Pekka Pohjakallio
Kategoriat: 3.2. Yrittäjän taidot ja työkalut, 8.2. Yrittäjänä kasvun taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Omassa ajankäytössä on ollut jo pitkään ongelmia, ja päätin hakea apua ja muutosta tähän Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion Työkirjasta. Kirjan työkaluja on käyty ihan treeneissäkin läpi pariinkin otteeseen kahden akatemiavuoden aikana, mutta ajattelin, että oman esseen kirjoittaminen niistä toisi konkretiaa itse muutoksen tekemiseen.

Ongelmani on siis ollut hyvin tyypillinen etenkin tiimiyrittäjien keskuudessa. Otan liikaa hommia, pystyn keskittymään vain osaan, yleensä kiireellisimpiin hommiin, ja muut jäävät tekemättä, tai tulevat tehdyksi hutaisemalla. Hommat kasaantuvat, tulee kiireen ja ahdistuksen tuntu, ja koko ajan tuntuu, että pitäisi olla tekemässä jotain muuta. Päivät pitenevät, kalenteri täyttyy ja vapaa-aikaa jää tuskin yhtään, jolloin omasta hyvinvoinnista ja sosiaalisesta elämästä huolehtiminen jää käytännössä mitättömäksi, ja sekin ahdistaa.

Mikä neuvoksi?

Olen sen verran lukenut itsensä johtamisen kirjoja, että tiedostan, että työtavoissani on jotain vialla. Ongelma on siinä, miten ja milloin teen töitä, mihin keskityn ja miksi. Työtapoja ja mahdollisesti myös oman tiimiyrityksen työkulttuuria on muutettava.

Kirjassa työkulttuuriin pureudutaan 925-mallin avulla. Työkulttuurin keskeiset osat ovat siis:

  • Merkitys – Mikä merkitys työlläni on itselleni, yritykselle ja ihmiskunnalle?
  • Roolit – Mikä roolini on työyhteisössä, mitä minulta odotetaan?
  • Työtavat – Miten teen työtäni? Saanko vaikuttaa siihen?
  • Ilo – Saanko kokea työssäni onnistumisen kokemuksia, kehittyä ja millainen työyhteisön ilmapiiri on?
  • Elämä – Ovatko työ, arki ja lepo elämässäni tasapainossa?

Suurimpina heikkouksina näistä koen itselleni työn merkityksellisyyden, työtavat ja näiden kahden tekijän summana tasapainon elämässä. Välillä myös rooli tiimiyrityksessä on hukassa, eikä se ainakaan auta asiaa. Olen tajunnut, että en ole oikeastaan asettanut Tiimiakatemian ajalle tavoitteita itselleni. En ole oikeastaan miettinyt sen syvälisemmin, miksi olen täällä, ja mitä haluan tänä aikana saavuttaa. Siksi tiimiyrityksen yhteiset tavoitteetkaan eivät luultavasti ole tuntuneet kovin merkityksellisiltä, saati yrityksen menestyminen, tai edes oma kehittyminen.

Kun työllä ei ole ollut selkeää merkitystä, on tehtäviä tai projekteja ollut vaikea asettaa tärkeysjärjestykseen. Töiden kasaantumista on päässyt tapahtumaan, kun ns. merkityksettömiä projekteja on ollut liikaa ja motivaatio tekemiseen on ollut hukassa. Keskittyminen on ollut hankalaa, kun koko ajan ahdistaa, että pitäisi olla tekemässä jotain kiireellisempää, ja tärkeysjärjestys on ollut hukassa. Kalenteriakin on ollut hankala täyttää, jos oma rooli tiimiyrityksessä tai jossakin projektissa ei ole ollut ihan täysin selvillä.

Edellisten asioiden summana oma kalenteri on täyttynyt työtehtävistä, joiden merkityksestä ei ole ollut tietoa. Oma vapaa-aika ja lepo ovat olleet vasta seuraavina tärkeysjärjestyksessä, ja jääneet aivan liian vähälle. Tasapainosta ei ole ollut tietoakaan. Miksi käytän suurimman osan ajastani työhön, joka ei ole merkityksellistä itselleni tai tiimiyritykselle, ja samalla uuvutan itseni?

Ratkaisu on siis työn merkityksen löytäminen.

Ensin minun tulee pohtia itseäni, arvojani, tulevaisuuttani ja sitä, missä haluan kehittyä. Olen hakenut Tiimiakatemialle sillä ajatuksella, että haluan oppia yrittäjän valmiuksia ja kehittyä työelämää varten. Sitten minun täytyy miettiä, millaisessa roolissa haluan tiimiyrityksessäni olla ja mitkä ominaisuuteni vievät yritystä parhaiten eteenpäin, sekä hakeutua näitä asioita vastaaviin tehtäviin. Kun olen selkiyttänyt nämä asiat itselleni, minun tulee jokaisen projektin kohdalla miettiä, miten tämä auttaa minua pääsemään tavoitteeseeni. Sama homma on jokaisen päivän ja työtehtävän kohdalla. Näin minun on paljon helpompi laittaa asioita tärkeysjärjestykseen ja päättää, mihin keskityn tänään tai tällä viikolla.

Arvotaulun olen itsestäni jo tehnyt. Jo se selkeytti ajatuksiani huomattavasti ja auttoi poissulkemaan projekteja, jotka eivät tue nykyisessä tilanteessa arvomaailmani. Lopetin projektit, ja minulle vapautui heti enemmän aikaa keskittyä merkityksellisempiin asioihin, ja sain kalenteriin lisää todella niukassa ollutta vapaa-aikaa.

1234 – ja arki sujuu

Kun työn merkitys on löytynyt, voin alkaa toteuttaa arkeani uudella tavalla. Tähän Työkirjassa annetaan työkalu, joka on minulle jo ennestään tuttu teoriassa, mutta tuntemattomampi käytännössä. Kyseessä on siis 1234-malli, jota käytetään seuraavasti:

1 kysymys. Kun mielen päällä on isoja ongelmia, ne vaativat paljon aikaa ja ajattelua. Ei siis kannata koittaa ratkaista ongelmia yhdessä palaverissa, tai edes treeneissä, vaan ottaa yksi asia kerrallaan käsittelyyn ja antaa sille aikaa. On siis päätettävä, mikä kysymys vaatii tällä hetkellä ajatuksia, ja keskittyä siihen. Kysymys iskostetaan alitajuntaan mietiskelemällä sitä pitkin päivää rauhallisina hetkinä, esimerkiksi salilla, lounaalla tai kotimatkalla. Alitajunta alkaa ihan itsekseen hakea kysymykseen ratkaisua ja ajattelu on tehokkaampaa ja laadukkaampaa kuin kiireisessä palaverissa. Oma kysymykseni ensiviikolle voisi olla: Mitä haluan Tiimiakatemialla saavuttaa?

2 poistoa. Kaksi poistoa tarkoittaa asioiden poistamista mielestä listalle, ja listalta kalenteriin. Olen lukenut yritysjohtajista, jotka eivät ole koskaan kiireisiä, koska tietävät tasan tarkkaan, milloin tekevät mitäkin. Jos puhelimeen tulee puheluita ja viestejä iltapäivän palaverissa, he eivät keskeytä palaveria tai stressaannu, koska tietävät, koska vastaavat niihin.

Käytännössä siis tehdään lista kaikesta, mikä on mielessä ja laitetaan listan asiat kalenteriin. Tehtävät tulee pilkkoa niin pieniin kokonaisuuksiin, että osaa sanoa, kuinka kauan niiden suorittamiseen menee aikaa. Silloin tehtävien tekemiseen on helpompi ryhtyä, eikä tapahdu liian isojen kokonaisuuksien ja liian vähän ajan aiheuttamaa lamaantumista. Pitää myös muistaa varata jokaiselle päivälle aikaa juoksevien asioiden hoitamiseen ja tietysti itse poistojen tekemiseen, eli listan kokoamisen ja kalenterin täyttämiseen. Itse aion tehdä tämän heti maanantaiaamuna.

3 tavoitetta. Päätetään siis kolme tavoitetta seuraavalle viikolle ja varataan aikaa kalenterista niiden toteuttamiselle. Kolme tavoitetta on riittävä määrä yhdelle viikolle, sillä jos tavoitteita on enemmän, tekemistä on liikaa ja keskittyminen herpaantuu. Haasteena on pohtia, minkä kolmen tavoitteen täyttäminen vie itseä, projekteja tai tiimiyritystä eniten eteenpäin.

Omiin kolmeen tavoitteeseeni kuuluu koko loppukevään ajan kirjapisteiden tasainen tuottaminen ja Elosen projektin vieminen eteenpäin. Tavoitteet tulee kuitenkin määritellä tarkasti, niillä tulee olla aikamääre ja niiden tulee olla mitattavia. Esimerkkinä: Kirjoitan keskiviikkoon mennessä esseen kirjasta X ja sunnuntaihin mennessä kirjasta Y. Lukutavoitteita asetettaessa jokaiselle päivälle merkitään kalenteriin aikaa lukemiselle ja asetetaan jokaiselle päivälle tavoite luetulle sivumäärälle.

4 tuntia tehokasta työaikaa. Viimeinen kohta on hyvin yksinkertainen. Jokaisen työpäivän tulee sisältää siis neljä tuntia (tai puolet työpäivästä) tehokasta työaikaa. Silloin ihminen kokee aikaansaamisen tunteita. Näiden neljän tunnin aikana tulisi viedä eteenpäin kohdan kolme tavoitteita ilman suurempia keskeytyksiä tai häiriötekijöitä. Tähän viimeiseen kohtaan liittyy vahvasti myös kohta 2, jossa suunnitellaan omaa ajankäyttöä.

Miten muutoksessa voi onnistua?

Paljon muutoksia pitäisi siis tehdä omassa ajanhallinnassa. Itselläni ajan käytön muuttaminen on yleensä jäänyt puolitiehen. Nyt uskon, että minulla on paremmat eväät sen onnistumiseen kuin koskaan aiemmin. Lisää buustia muutokseen saan vielä kirjasta poimittu työkalu Muutoksen kuusilehtinen apila.

Kokoa ryhmä, se kannattelee sinua. Minun on siis kerrottava tiimiyritykselle muutoksestani ja koittaa saada aikaan toimistokäytänteet, jotka tukevat omaani ja muiden ajanhallintaa. On vaikea suunnitella viikkoa, kun ei tiedä, missä muut menee, ja käynnissä oleva projekti vaatii yhteistä panosta.

Luo oikea asenne. Muutos on mahdollinen, mutta ei helppoa. On siis varauduttava vastoinkäymisiin ja mietittävä, miten niiden kohdalla toimitaan, mutta samalla keskityttävä muutoksen etenemiseen, tekemiseen ja onnistumiseen.

Keskity olennaiseen. Tahdonvoimaa riittää yleensä yhteen muutokseen kerrallaan. On siis oltava kärsivällinen. Monta muutosta kerralla voi johtaa niiden kaikkien epäonnistumiseen. Itse aion keskittyä ensin 1234-mallin ensimmäiseen kohtaan ja merkityksen löytämiseen työlle.

Luo tapa. Tavan luominen vaatii tavoitteen yksinkertaistamista ja paljon toistoja. Kun toistaa jotain asiaa 21 kertaa, siitä tulee tapa. Minun on siis suunniteltava ja toteutettava 21 viikkoa 1234-mallin mukaan, ennen kuin siitä tulee tapa. Tämä tarkoittaa, että kun ensiviikosta lähtien käytän työkalua joka viikko koko kesän, olen syyskuun alussa onnistunut luomaan itselleni tehokkaan tavan suunnitella ja toteuttaa omaa ajankäyttöäni.

Iloitse matkasta. Muutoksen vieminen eteenpäin pitää tietysti tuntua mukavalta, muuten homma kosahtaa alkuunsa. Eihän kukaan tykkää tehdä ikäviä asioita, ainakaan pitkällä aikavälillä. On siis luotava useita välitavoitteita, ettei päätavoite tunnu liian kaukaiselta, ja että pienemmätkin onnistumiset tuntuisivat merkityksellisiltä, mitä ne ovatkin. Lisäksi on luotava itselle sopivat rangaistukset ja palkinnot välitavoitteiden ja päätavoitteen toteutuessa tai epäonnistuessa. Keppi ja porkkana tunnetusti ajavat eteenpäin.

Kerro muutoksesta. Kun kertoo muutoksesta avoimesti, vaikkei se vielä olisi tapahtunutkaan, muutkin alkavat puhua siitä. Muiden innostus taas saa jaksamaan vaikeinakin hetkinä eteenpäin.

Uskon, että näillä eväillä ajankäyttöni tehostuu huomattavasti. Ensimmäinen käytännönteko, arvotaulu on jo tehty. Seuraavaksi aion tehdä kotiini näkyvälle paikalle 1234-taulun, joka muistuttaa jatkuvasti ajankäyttöön keskittymisestä ja työkalun käyttämisestä. Tästä se lähtee!

 

Essi Järviö

0400 382 577

essi@bisnera.fi

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!