Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tehosta Projektityötä – Johda hanketta 80/20 -periaatteella

Kirjoitettu 14.03.14
Esseen kirjoittaja: Anders Bertlin
Kirjapisteet: 2
Kirja: Tehosta projektityötä - Johda hanketta 80/20 -periaatteella
Kirjan kirjoittaja: Kyösti Anttonen
Kategoriat: 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Tehosta projektityötä – Johda hanketta 80/20-periaatteella

Kyösti Anttonen

 

Syy miksi halusin lukea Tehosta projektityötä -kirja on, että voisin joku päivä johtaa projektia hyvin. Nyt kun itsensä johtaminen alkaa kohta sujua, seuraava askel on, että alan johtamaan myös projekteja. Luonnostani olen ehkä vähän enemmän sellainen yksinyrittäjä – jos saan valita, mielellään hoidan projektit yksin. Miksi näin? Siihen on varmasti monta syytä, yksi syy varmasti on se, etten luota vielä itseeni niin paljon, että voisin muita johtaa. Toinen syy voisi olla, että luottamus muiden tekemiseen ei ole vielä sillä tasolla, että uskaltaisin isoa projektia ottaa johdettavaksi.

 

Jossain vaiheessa projektin johtaminen on kuitenkin edessä ja siitä syystä halusin lukea tämän kirjan, että on hyvä pohja olemassa, kun tilanne tulee eteen. Tarkoitus oli poimia parhaat vinkit päältä ja kirjoittaa ne ylös, jotta niihin voi aina palata, kun projektin johtaminen tulee eteen. 80/20 -kirjassa oli paljon asiaa, mutta kuten eräs työkaverini sanoi: ”Siitä kirjasta voisi poistaa materiaalia 80/20 suhteella.”

 

Välillä kirja myös oli vähän vanhanaikainen ja ehkä liian paljon tietotekniikkaan sulkeutunut. Tästä kirjasta olisi mielestäni nimittäin saanut vielä paremman, kun ei olisi keskittynyt liian paljon siihen tietotekniikkaan vaan projektin johtamiseen yleensä.

 

Mitä sain sitten irti kirjasta ja miten tulen sitä jatkossa käyttämään?

 

Kaikkihan lähtee tästä, ja tämä on varmaan kirjan tarkoitus sekä lähtökohta:

 

”Osaksi on kyse kuitenkin myös siitä, ettei ole tiedostettu selkeästi, mitkä asiat ovat todella tärkeitä projektien johtamisessa. 80/20 -periaatteen mukaisesti jotkut asiat ovat merkittäviä ja toiset vähemmän merkittäviä, mutta useimmat jokseenkin samantekeviä.”

 

Miksi tämä tosiasia on tärkeä? Koska muuten projektipäällikkö palaa loppuun tai ei uskalla ottaa projektia edes vastaan. Omalla kohdallani tätä sääntöä pitää ottaa käytäntöön, koska muuten kaikki asiat pienestä isoon ovat samalla viivalla. Minulla on välillä vaikeaa laittaa asiat tärkeysjärjestykseen, hyvin usein otan sekä pienistä että isoista asioista saman verran stressiä. Eli muistiin tästä kohdasta: jaa asiat tärkeisiin ja ei niin tärkeisiin pinoihin. Pinoissa voisi olla esimerkiksi tällaiset tunnukset: pakko, tärkeä, bonus.

 

Projektin alkaessa korostuu tiettyjä asioita, joista tässä mielestäni yksi tärkeimmistä:

 

”Koska projektissa on tavoitteena haluttu lopputulos, täytyy selvittää perusteellisesti, mitä halutaan, jotta se voidaan saavuttaa annetussa aikataulussa ja budjetoiduin kustannuksin. Mitä tuntemattomampi asia, sitä vaativampi tehtävä tavoitteen määrittäminen on.

Kun ei tiedetä tarkkaan, mitä halutaan, halutaan kaiken varalta kaikki. Kuitenkin jotkut asiat ovat tärkeitä, toiset vähemmän tärkeitä ja jotkut eivät ollenkaan tärkeitä, eli ne noudattavat 80/20 -luokitusta.”

 

Eli toisin sanoen: mitä asiakas haluaa? Välttämättä se ei halua samaa, mitä me haluamme projektista. Tämä mielestäni koskee jo sitä vaihetta, kun teemme tarjouksen asiakkaalle. Ennen kuin teet tarjouksen, pitää ottaa selvää, mitä asiakas tarkalleen haluaa ja mitä hän tulee saamaan. Selkeäksi tekeminen on mielestä yksi tärkeimpiä tehtäviä. Muuten on mahdollista, että lähdemme itse viemään projektia väärään suuntaan tai käytämme tolkuttomasti aikaa vääriin asioihin. Joten muistutuksena: tee projekti mahdollisimman selkeäksi asiakkaan kanssa.

 

Tiedän että taitavaksi projektipäälliköksi ei tule muuten kuin projektia johtamalla. Ennen kuin lähdetään sitä tekemään, halusin kuitenkin vähän teoriatietoja siitä, miten projektia johdetaan. Tämän takia halusin tehdä itselleni tällaisen projektijohtamisen ABC:n. Uskon että minusta voisi tulla hyväkin projektijohtaja, kun vaan saan nostettua vähän tekemisen tasoa. Tämän puolen vuoden jälkeen kun akatemiaa olen käynyt, tuntuu jo huomattavasti varmemmalta lähteä projektia johtamaan. Uskon että projektijohtajan pitää olla hyvä johtaja itselleen, tämä on kaiken A ja O. Sen takia lähden liikkeelle yrittämällä johtaa ensin itseäni.

 

Hauska on myös huomata, että kirjassa oli ihan samanlaisia työkaluja kuin mitä me käytämme. Meillä hyväksi havaittu ja paljon käytetty työkalu, esimotorola, oli kirjassa myös vahvasti esillä. Ajatuksena ja jopa kysymyksiltään mennään melkein samalla kaavalla:

 

”Mitkä ovat suurimmat esteet ja ongelmat idean toteutuksessa?

Mitkä ovat tärkeimmät menestystekijämme?

Ketkä ovat pääasiallisia kilpailijoita, joilla on identtisiä tai vastaavanlaisia ratkaisuja, jotka voivat toimia korvikkeina?

Mitä arvoa ratkaisulla on käyttäjälle ja/tai asiakkaalle?”

 

Varmasti yksi suurimmista syistä joidenkin projektien kaatumiselle on se, että niistä on kirjoitettu liian vähän tietoa paperille ja projektia ei ole tuotu esille. Joten tuo aina projekti esille. Kun projekti on sitten vihdoin ja viimein tuotu esille ja projekti on käynnistynyt, seuraava askel tulee tässä:

 

”Projektipäällikön tärkein velvollisuus on edistää sitä, että muut tekevät oikeita asioita. Siinä ohessa hänen tulee myös paikata aukkoja niiltä osin kuin miehitys ei kata kaikkia tehtäviä. Vasta tämän jälkeen hän saa ottaa kontolleen muuta tekemistä tai kokonaisia sivurooleja, jos niille aikaa jää. Konkreettista työtä tekemään tottuneelle tämä on usein vaikea niellä ensi alkuun.”

 

Miksi tämä on tärkeää? Itse kun olen tottunut tekemään vaan konkreettisia töitä, suurena vaarana on se, että tekee kaikki työt itse. Jos vaikka esimerkkinä on myyntityön johtaminen, tähän asti olisin tehnyt niin, että olisin itse oli kärkimyyjänä ja sen jälkeen vasta johtanut muita. Ajatuksena on se, että kun minä johdan tätä myyntikeikkaa, minun täytyy olla paras myyjä. Silloin käy niin, että projekti leviää käsiin, koska et johda muita. Hyvä esimerkki hyvästä johtajasta on minun entisen työpaikkani johtaja. Hän oli aina myyntitilastoissa viimeinen, mutta ihan äärimmäisen hyvä johtamaan muita huippumyyntiin. Eli huolehdi ensin projektin johtamisesta, vasta sen jälkeen sivuroolista.

 

Miten työt ja tehtävät sitten jaetaan? Siihen liittyen on pakko laittaa muutama kohta kirjasta muistiin, että voin käyttää niitä myöhemmin elämässä. Oman johtamisen parantamiseksi minä näitä kirjoja luen ja esseitä teen, joten nämä on kirjoitettava muistiin vielä:

 

”Alkajaisiksi päämäärä pilkotaan osiin ja osat yhä pienempiin osiin. Työ jaetaan enintään viikon tai kahden työviikon pituisiksi askareiksi. Tämän kokoisia tehtäviä on käytännöllistä seurata aikanaan.”

”Viikko on ihmiselle luonteenomainen suunnittelujakso. Projektipäällikön on terveellistä koota joukot viikoittain katsastamaan missä  ollaan, minne ollaan menossa, ja mitä pitää tehdä, jotta päästään sinne, minne ollaan menossa.”

 

”Viikko puolestaan on jakso, jonka pituisen pätkän voimme hallita omien toimiemme suunnittelemiseksi etukäteen.”

 

Tämän kirjan avulla olen taas askelen lähempänä sitä päivää, kun uskallan ottaa rohkeasti johtamishaasteita. Itselläni kun on vähän sitä taipumista, että kun lähden johtamaan jotain, lähden johtamaan tosissani. Sen takia on hyvä, että saan hyviä oppeja, jotta johdan projektia hyvin enkä itse palaa loppuun. Hyvä kirja hyvään johtamiseen!

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!