Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tiimiytys ja sen läpivienti

Kirjoitettu 01.09.15
Esseen kirjoittaja: Venla Luhtanen
Kirjapisteet: 3
Kirja: Tiimiytys ja sen läpivienti
Kirjan kirjoittaja: Antti Skyttä
Kategoriat: 1. Oppiminen, 4. Johtaminen, 9.05. Valmentaminen

Tiimiytys ja sen läpivienti, 4.8 out of 5 based on 4 ratings
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.8/5 (4 votes cast)

Luin Antti Skyttän kirjan tiimiytyksestä ja sen läpiviemisestä. Vaikka kirja kertoikin pitkälti jonkin suuremman yrityksen ja organisaation rakenteiden muuntamisesta tiimikulttuuriin, oli siitä helppo peilata jo tiimiytyneeseen sekä käynnissä olevaan tiimiyritykseen. Näin vuoden jälkeen tiimiakatemialla, jo oman tiimin alkaneen kehityksen nähneenä on hyvä tutkia prosessia hiukan tarkemmin. Vaikka kirjaan tarttuessani pelkäsin, ettei sillä ei ole mitään uutta annettavaa, osoittautuivat ajatukseni vääriksi. Kirjassa oli paljon teoriaa, mitä Antti Skyttä käyttää kun ottaa uuden tiimin tiimiytyksen työn alle. Etenkin tiimisopimus sai uuden merkityksen ja enkä ole tullut edes ajatelleeksi, että itse tiimitoimintaakin voidaan arvioida taulukoilla ja työkaluilla ja näin ollen kehittää itse tiimiä irrallisena osa-alueena.

 

Kirjassa Antti Skyttä puhui paljon siitä, mitä tuleva tiimi käy läpi, ennen kuin voi alkaa kutsua itseään tiimiksi. Vaikka tiimi on muodostettu ja henkilöt ovat siihen jaettu, vaatii tiimiksi tuleminen paljon muutakin. Tiimi kasvaa ja kehittyy jatkuvaa, eikä minkään tiimin tiimiytysprosessi ole samanlainen. Kuitenkin jokaisella tiimillä on valmiudet kehittyä huipputiimiksi.

Aluksi sitä ollaan vain joukko ihmisiä. Työryhmä, jotka toimivat yhdessä. Se prosessi, mikä samalla lähtee pyörimään, on muutosprosessi. Näin tulee käymään joka syksy monelle Tiimiakatemian uudelle opiskelijalle. Muutosprosessi, jonka jokainen Tiimiakatemialle tuleva on jo ehkä osaksi sisäistänyt – halu muuttua yksilöstä tiimiksi. Työryhmä tarvitsee aluksi aika pitkälti apua, vastuuta pelätään ottaa ja koetaan että päätökset tulee pyytää ulkopuolelta. Itseohjautuvuus on yksi avainasia joka vie tiimiä eteenpäin, ja tämä on asia jota kohti tiimi lähtee hiljalleen ottamaan askelia. Tästä itseohjautuvuudesta Skyttä puhui myös kirjassaan. Mitä itseohjautuvampi tiimi on, sitä nopeammin se pystyy vastaamaan ulkopuolisiin impulsseihin. Tiimiakatemialla meille tiimin ensimmäiseksi puoleksi vuodeksi on määrätty oma vuokratiimiliideri, joka auttaa aloittavaa osuuskuntaa keskittymään olennaiseen ja saamaan meitä toimimaan itsenäisesti – kehittymään hiljalleen itseohjautuviksi. Yleensä jokaisesta tiimistä löytyy jo aluksi johtajahahmoja, joiden vaikutus on tiimiin voimakas. Heidän toimintansa on alusta-asti ollut itseohjautuvaa. Näistä henkilöistä ottaa muu tiimi useimmiten mallia, mutta ei kuitenkaan saa olettaa tiimin kehittyvän heti itsenäiseksi ja itseohjautuvaksi. Tälle prosessille täytyy antaa aikaa. Itseohjautuvuus on asia, joka hiljalleen kehittyy vuosien kuluessa. Meistä on suurin osa tullut töistä tai opinnoista – jossa joku käskee ja me tehdään työtä käskettyä. Siksi aluksi onkin hieman vaikeuksia sisäistää, ettei keneltäkään tarvitse pyytää lupaa tai että tekeminen lähtee omasta tahdosta – eikä muiden odotuksista. Vasta muutosprosessin ollessa vauhdissa voimme alkaa olettamaan jo näiden asioiden tapahtuvan omatoimisesti.

Tämä muutosprosessi on ollut ylä ja alamäkiä monelle meidän tiimistä. Niin kuin itsellekin, monet yöt on valvottu miettien, onko tämä se mitä haluan ja onko tämä sitä mihin tahdon antaa kaikkeni. Mikä on minun merkitykseni tässä tiimissä ja onko ulosantini edes tiimilleni millään tavalla hyödyllistä? Se mitä olen omasta tiimistä erityisesti huomannut, on että halutaan olla osa tiimiä, mutta omilla ehdoilla. Alkusyksystä monelle on muodostunut ajatus jo mistä kaikesta on valmis joustamaan ja kuinka paljon on valmis antamaan itsestään likoon. Onko valmis jättämään esimerkiksi oman vakiduunin ja vaihtamaan ne viikonloppuihin rinnekahvilassa? Vai onko jo määritellyt, että töitä tehdään maanantaista perjantaihin, eikä tuntiakaan viikonloppuna. Meidän tiimissä moni on joustava ja pystyy kyllä luopumaan omasta vapaa-ajasta sekä tarttuu toimeen tilanteen tullen. Monelle kuitenkin on vaikea vielä antaa periksi omista ehdoista ja sisäistää sen sijaan tiimin ehdot. En nyt väitä, etteikö muutosta olisi tähänkään päivään tapahtunut. Tiimimme edistyi hyvin ensimmäisenä vuonna mitä tuli sitoutumiseen ja muihin yhteisiin asioihin liittyen. Kuitenkin tähän otettiin takapakkia loppukeväästä, josta hieman lisää myöhemmin. Oppiminen alkaa tapahtua vasta kun muutosprosessi on sisäistetty. Oikeasti ymmärretty minkä takia olemme tiimissä ja miksi tahdomme olla osa sitä. Pystymistä luopumaan siitä, mikä itselle tuntuu hyvältä – ja astumalla kaikkeen siihen, mitä tämä opettavainen kulttuuri voi meille opettaa.

 

Ensimmäisen vuoden syksyllä tiimissämme oli avoimempi ilmapiiri, mitä tällä hetkellä vallitsee. Tiimiytyksemme lähti nopeasti käyntiin, sillä saimme paljon projekteja ja asiakkaita joihin keskittää tekemistä ja ajatusta. Teimme suurimman osa projekteista koko tiimin voimin ja vaikeissa tilanteissa keksittiin yhdessä ratkaisuja. Alkuvuonna emme kerenneet vain jäämään paikoilleen ja miettimään asioita jotka olisivat ehkä hidastaneet tiimin kehitystä. Olen huomannut, että kun tiimimme kesken yritämme jumpata juuri näitä tiimin sisäisiä asioita, luo ne helposti ympärille kireän ilmapiirin. Siksipä keskityimme pitkälti asiaan viimevuonna. Vietimme muutenkin aikaa vapaa-ajalla ja illanistujaiset kyllä toivat tiimiimme yhteishenkeä. Olen sitä mieltä että yhteisöllisyyden tunne luo sitoutumisen halua. Siksi pystyimmekin aika isoihinkin projekteihin viime syksynä, jotka nyt alkavat vasta hahmottumaan miten paljon ne ovat meiltä vaatineet.

Tähän ollaan otettu vain takapakkia. Ennen learning circusta välit alkoi jostain syystä tiukentua. Tiimin talous oli vaakalaudalla, ja epäiltiin vähän itsekin ollaanko edes lähdössä. Tilanne vaati jokaiselta samaa panosta ja yhteen hiileen puhaltamista. Tasa-arvo on monelle aika tärkeä arvo, ja mielestäni se kuuluu tähän meidän matalaan organisaatioon. Mikäli se ei toteudu, levottomuus ottaa vallan. Monet muutkin tiimit saattavat alkumetreillä painia saman asian kanssa. Puututaan muiden tekemisiin – eikä pystytä ymmärtämään sitä että tiimissä jokainen tekeminen on yhteistä vaikka jokin projekti olisikin vain jonkun tiimiläisen ”yhden miehen projekti”.

Keväällä tuntui että tiimihenki lähti hiipumaan. Kovasti alkuvuonna päätettiin, että tehdään yhdessä kesäprojektit. Jostain kumman syystä kuitenkin lähdettiin kaikki eri teille. Tiimin yhteisiä iltoja oli tasan nolla koko kevään aikana. Tiimiakatemian yhteisiin tapahtumiin ei enää osallistuttu samalla innolla, osa jäikin niistä pois. Vaihdettiin keväällä siinä samassa lennossa kassajärjestelmää. Ei oikein keretty keskustella asiasta kunnolla, ja jokaisen fiilikset asiasta jäi vaan hautumaan kesän yli. Toki uusi kassajärjestelmä voi luoda positiivista painetta tekemiselle, mutta itse näin ”ihmis-ihmisenä” uskon että yhdessä tekemisellä ja projekteilla saamme kyllä hyvät mahdollisuudet parantaa itseohjautuvuutta ja luotua tiimiin positiivista avoimuutta.

 

Kirjasta poimin muutamia asioita, joita olisi hyvä meidän Stiimin kesken lähteä panostamaan. Nämä asiat liittyivät siis tiimiytykseen ja tiimihenkeemme. Kovasti toivon että saisimme valetiimivaiheen passattua kokonaan. On kuitenkin vaikea kuvitella 7 hengen tiimin ajautuvan täysin valetiimivaiheeseen, mutta luulenpa että meillä jokaisella on tiedossa edes jonkunlainen myrsky edessä. Tai sitten käännämme tiiminä kelkan kokonaan toiseen suuntaan, sillä näin akatemian alkaessa jokainen kyllä tiedosti kuinka tiimimme ”välit” ovat kesän aikaan viilentyneet. Tänään jopa treeneissä vähän pohdittiin, josko tehtäisiin jouluna jotain kivaa yhdessä.

 

Sitoutuminen

Olisin kovasti kaivannut kirjalta tähän apua. Miten me saamme tiiminä lisättyä sitoutuneisuutta. Se ei tapahdu ainakaan ketään osoittelemalla tai käskemällä. Vaikka kuinka tiimissä olisi positiivisia auktoriteetteja ym. johtajia, sitoutuminen lähtee aina yksilöstä itsestään. Sitoutuminen tapahtuu vain silloin, kun yksilöllä on vapaa mahdollisuus päättää asiasta omalta kohdalta. Sitoutumista on tiimiakatemialla kahdenlaista, sitoutumista tiimiin, ja sitoutumista tekemiseen. Kun sitoutuminen kohdistuu omaan tiimiin, alkavat asiat pyörimään hyvin pitkälti vain tiimin asioissa. Treeneihin tuodaan vain tiimin sisäisiä asioita ja asiat alkavat pyöriä ympyrää. Kun sitoutuu tekemiseen, jäävät tiimin asiat alakantille, eikä niitä ole sen kummemmin aikaa tai kiinnostusta miettiä. Kun nämä asiat ovat sopusuhtaisia, alkaa tiimin toiminta olemaan tasapainossa. Tämä kohta voitaisiin meidän tiimin kohdalla aloittaa vaikka yksinkertaisuudessaan pelkällä tiimisopimuksella. Olisi meille jokaiselle todella paljon helpompaa, kun tietää mihin on sitoutunut. Etenkin olisi hyvä keskustella se läpi, mitä meiltä jokaiselta odotetaan ja esimerkiksi milloin ei tarvitse odottaa keneltäkään mitään. Vaikka esimerkiksi sunnuntai määrättäisiin virallisesti lepopäiväksi, WhatsApp ei laula tai muutenkaan tehdä töitä – ellei itse halua. Eikä tästä tarvitse tuntea huonoa omatuntoa.

 

Positiivinen avoimuus

Positiivisen avoimen ilmapiirin luominen sopisi tähän väliin, sillä näin kesän jälkeen tehdään luultavasti paljon muitakin muutoksia toimintaan. Viimevuosi on nyt ohi joten puhtaalta pöydältä on hyvä aloittaa.

Tässä esseetä kirjoittaessani ymmärsin, että sitoutuneisuus ja positiivinen avoimuus kävelevät pitkälti käsi kädessä. Oikeastaan ymmärsin että avoimuus on seuraamus sitoutumisesta. Näin ollen sitoutuneisuus luo luottamusta. Avoimuus tarvitsee toimiakseen luottamusta. Vuoden jälkeen tiimin kanssa toimineena on helppo sanoa ketkä ovat omat avainpelaajani. Toki luotan jokaiseen tiimiläiseeni, hommat on kyllä joka kerta ainakin melkein hoidettu. Mutta jos pitäisi delegoida jokin supertärkeä tehtävä jollekkin, en miettisi hetkeäkään kenelle sen antaisin hoidettavaksi. Ihannetilanne olisi siis, että voisin luoda samanvertaisen siteen jokaiseen tiimiläiseeni. Ajatuksena tässä oli, että kun tietää kuka on sitoutunut, on helpompi luoda luottamusta. Jos viestii tiimille, että ei ole oikein motivaatiota tai halua tehdä asioita ja on ehkä jossain vaiheessa lähdössä jatkamaan – antaa epävakaan pohjan luoda luottamusta. On vaikea luoda avointa ilmapiiriä jos kaikki eivät ole mukana jutussa. Kun tämän vaiheen ohi on päästy, uskalletaan tiimissä puhua avoimemmin, kun uskalletaan luottaa.

 

Loppuun vielä kirjan Top 3 – käytäntöön vietävät asiat:

  1. Yhteisöllisyysvastaava – joka järjestää kivaa tekemistä vähintään kerran kuussa (luottamus & sitoutuminen)
  2. Tiimisopimus – Odotukset ja sitoutuminen
  3. Tiimitoiminnan nykytila-arvio – Tavoitteet ja kehittyminen tiiminä

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!