Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Time Management

Kirjoitettu 14.12.17
Esseen kirjoittaja: Emilia Niemi
Kirjapisteet: 2
Kirja: Time Management
Kirjan kirjoittaja: Brian Tracy
Kategoriat: 1. Oppiminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Kaikkeen tarvitsee aikaa. Mitä paremmin aikasi käytät, sitä parempia palkintoja sinun on mahdollista saada. Kun tunnet olevasi oman elämäsi johtaja ja sinulla on kontrolli omasta elämästäsi, stressitasosi on pienempi. Sinulla on enemmän energiaa, parempi unenlaatu ja yleinen mielialasi on korkea.

Miten opetella hyväksi ajankäyttäjäksi?

Kirjassa käytettiin Four D – taktiikkaa:

1D=Desire. Sinulla täytyy olla palavaa halua opetella tehokkaaksi ajankäyttäjäksi.

2D= Desivness. Täytyy tehdä selviä päätöksiä liittyen ajankäyttöön ennen kuin se muodostuu tavaksi.

3D=Determination. Sulje kaikki taustatekijät

4D=Decipline. Sinulla täytyy olla itsekuria ja tehdä asioita, vaikka ei tekisi mieli.

Ajankäytön hallitseminen ja oppiminen ovat koko elämän mittaisia prosesseja. Ajankäytön hallitseminen on myös liike-elämän taito, josta on suuresti hyötyä. Monet bisnesmiehet tai naiset valittavat usein, kuinka niin kiireistä on elämä, ja tuntuu kuin he juoksisivat vain tukkaputkella ympäriinsä. Totuus on, että luultavasti he ovat vain huonoja ajankäyttäjiä.

Law of control. Mieti hallitsetko itse elämääsi vai annatko erilaisten muuttujien tai tekijöiden hallita sinun elämääsi? Ne jotka hallitsevat omaa elämäänsä, ovat usein myös itsevarmoja ihmisiä. On myös tärkeää ajatella, millaisena näät itsesi ajankäyttäjänä. Jos ajattelet itsesi hyvänä ajankäyttäjänä, alat luonnollisesti tehdäkin niin. ”Beliefs come to habit.” Vaikka kävisit kaikki maailman kurssit ajankäytöstä, ja et usko että olet hyvä ajankäyttäjä, kurssit menevät hukkaan. Kun tulee tilanteita, että olet kiireinen ja sinulla on liikaa hommaa, hoe itsellesi, kuinka olet hyvä ajankäyttäjä. Sano tätä myös muille, sillä aivot ottavat tämän käskynä.

Hyvä tapa on myös miettiä itsekseen mielessä, millainen on hyvä ajankäyttäjä? Mitä hän tekee aamulla, miltä hänen työpöytänsä näyttää, millainen hänen työpäivänsä on? Jos olet jo hyvä ajankäyttäjä, voit miettiä, mitä voisit tehdä vielä paremmin?. ”Fake it until you be it.”

Jotta ajankäytöllesi olisi joku tarkoitus, mieti miksi heräät aamulla? Mihin haluat päivän päättyvän? Kyseessä on meaning and purpose- menetelmä. Kun sinulla on tavoite, että päivän päätteeksi työt on tehty ja voit illalla lähteä elokuviin, se motivoi sinua pysymään aikataulussa.

Tärkeää on myös laittaa tavoite esimerkiksi viiden vuoden päähän. Tavoite mielessä, saatat säästää itseltäsi vuosia. Myös alat huomaamatta työskennellä tavoitettasi kohti.

Hyvä ajankäytön tekniikka on tehdä erilaisia listoja ja suunnitelmia kaikesta tekemisestä, sekä päivittää niitä. Tee nämä kroonisessa järjestyksessä ja merkitse avaintehtävät. Muista päivittää suunnitelmaa.

Hyvä taktiikka on tehdä päivittäinen to do lista aina edellisen päivän lopussa seuraavalle päivälle. Ajattele paperille, ja aamulla tiedät jo mitä tehdä. Nukut paremmin ja säästät älyttömästi aikaa!

ABCD- method:

Tee to do lista. Sen jälkeen merkkaa jokaiseen kohtaan jokin näistä kirjaimista:

A: Täytyy tehdä!

B: Pitäisi tehdä. Ei ole yhtä tärkeä kuin A kohta. Älä ikinä tee B kohtaa jos et ole tehnyt A:ta

C: Asioita jotka olisi kiva tehdä. Hakea kahvia, katsoa sähköpostia, jutella kavereiden kanssa… Asioita, joilla ei ole seurauksia. Näistä asioita tulee helposti tapa, jos niin tekee toistuvasti.

D: Asia minkä voit delegoida jollekin muulle. Älä tee ensimmäisenä sellaisia asioita, johon sinua ei välttämättä tarvita.

Tekeminen ilman suunnitelmaa on helposti syy epäonnistumiseen. “The things that matter the most, must never be the mercy of the things that matter the least.” Käytä abcd- metodia, jotta et tee näitä kaikista turhimpia tehtäviä ensin.  Ja muista, älä tee mitään mikä ei ole listassa.

Voi olla myös hyvä tehdä not to do -lista. Mitä sinun ei ainakaan pitäisi tehdä sinä päivänä? Tämä voi olla esimerkiksi liika taukojen pitäminen kesken työpäivän tai turhanpäiväinen jutustelu työkavereiden kanssa.

Kuitenkin jonakin päivänä se tärkein asia sinun to do listassasi voi olla esimerkiksi lenkillä käyminen. Sen ei tarvitse aina olla jotain töihin liittyvää. Ihan kotonakin tehtävät asiat voi ja kannattaa listata.

On tärkeää miettiä, miten minä käytän aikani niin, että siitä on eniten arvoa. Ajaltaan 20 prosenttia työstä mitä teet, voi olla arvoltaan 80 prosenttia koko työstä mitä teet. Katso to do listasi aamulla, ja valitse oma 20 prosenttia työstäsi, jolla on eniten arvoa.

Helposti päivän alussa aloittaa pienistä tehtävistä, mutta siitä tulee helposti koko päivän kaava. Jos aloitat päiväsi ryhtyen heti kunnolla hommiin, saat päivässä tehtyä huomattavasti enemmän asioita.

Kirjassa mainittiin myös kolme extratuntia, jotka on mahdollista sijoittaa työpäivään. Tule tuntia aiemmin töihin, saat tehdä tehokkaasti töitä ennen kuin hälinä alkaa. Tee ruokatunti töitä ja saat taas tehdä hommat ilman häirintää. Viimeisenä, jää työpäivän jälkeen tunniksi tekemään suunnitelma seuraavalle päivälle.

Vaikka olisit kuinka hyvä ajankäyttäjä ja sinusta silti tuntuu, että on liikaa hommaa, syy voi olla siinä, että et osaa sanoa ei. Aika on rajallista, eikä kaikkia hommia voi realisesti millään ehtiä tehdä jos niitä on liikaa. Mieti siis tarkkaan, mihin kaikkeen suostut. Mieluummin kannattaa tehdä yksi projekti kunnolla alusta loppuun kuin viisi samanaikaisesti ja sinnepäin.

Viimeisenä, muttei vähäisimpänä vältä tekemästä montaa asiaa yhtä aikaa. Tee yksi asia kerrallaan ja kunnolla. Jos teet montaa asiaa yhtä aikaa, joudut keskittämään keskittymisesi aina uudelleen ja uudelleen.

Itselle multi-tasking on todellakin tapa tehdä asioita. Olen aina ajatellut, että se on se kaikista tehokkain tapa tehdä asioita. Kuitenkin voi olla, että saisin asiat nopeammin tehtyä kun keskittyisi yhteen asiaan kerrallaan. Tiimiakatemialla sekä omassa elämässä ajan käytön hallitseminen on todella tärkeää. Kukaan ei tule muistuttamaan sinua tehtävistä asioista, kuin vasta sitten kun deadline on päällä. Jotta välttää ylimääräisen stressin, on järkevää tehdä erilaisia listoja ja kalenterimerkintöjä tekemisestään. Ja sitä paitsi, jos jokin tehtävä ei lue missään, sitä ei ole olemassa ja sitä ei tule tapahtumaan. Ajankäyttö on kuitenkin elämän mittainen prosessi, eikä sitä voi yhdessä yössä oppia. Tärkeää on halu ja motivaatio oppia hyväksi ajankäyttäjäksi.

 

 

Tagit:

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!