Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Tuotteistaminen

Kirjoitettu 09.03.20
Esseen kirjoittaja: Petra Röppänen
Kirjapisteet: 3
Kirja: Tuotteistaminen - rakenna palvelusta tuote 10 päivässä
Kirjan kirjoittaja: Jari Parantainen
Kategoriat: 3.3. Yrityksen roiminnan kehittäminen, 4.3. Johtamisen ja organisaation kehittämisen työkalut, 6.2. Myynnin ja markkinointiviestinnän taidot ja työkalut

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Nyt on ihan pakko aloittaa tämä essee pienellä tarinalla, jonka lyön tähän pikkaisen modattuna versiona, mutta kuitenkin lainattuna kirjan sivuilta.

 

”Todelliset ammattilaiset tunnistaa siitä, että he ovat harjoitelleet kenties satoja tai tuhansia kertoja toimimaan ryhmässä tiettyjen sääntöjen mukaisesti. Myös jalkapallojoukkue harjoittelee jatkuvasti yhteispeliä. Oikeat huippuammattilaiset ovat harvoin itsepäisiä oman tiensä kulkijoita tai primadonnia. He harjoittelevat nöyrästi perusasioita vuodesta ja päivästä toiseen. Jokainen osaa pelin säännöt ja kentän reunat unissaankin. Vaikka jokainen peli on lopulta erilainen, vakiokuvioita harjoitellaan tuhansia kertoja niin, että ne ovat selkäytimessä. Tähdillä voi olla joukkueelle markkinointiarvoa, mutta tulokset riippuvat joukkueen yhteistyöstä. Ammattilaiset eivät tuhlaa aikaansa kitisemällä pelin säännöistä, vaan he keskittyvät ottamaan niistä kaiken irti. He ymmärtävät, että ilman yhteistä tekemisen formaattia ei syntyisi mitään hyvää. Formaatti onkin usein niin tärkeä juuri siksi, että se tarjoaa ryhmälle yhteiset pelisäännöt. Kun jokainen tuntee saman formaatin, tulokset voivat olla aivan toista luokkaa kuin parhaimpienkin supertähtien yhteenlasketut tulokset olisivat.”

 

                                           Tuotteistaminen, s. 116-117

 

Tämä opus kyllä herätti jatkuvasti tunteissa tällaista ”totta kai tämä asia on just näin – miten en ole ennen sitä älynnyt?” -fiilistä. Formaatit on ollut aina tuttu asia ja läsnä omassa arjessa, olen vaan nimittänyt niitä yleisesti ottaen rutiineiksi. Kyse on aikalailla kuitenkin samasta asiasta: toistosta ja toistettavuudesta. Rutiinit on itselleni ihan paras asia, mitä maa päällänsä kantaa. Lähes jokainen kuitenkin tavoittelee arjen sujuvuutta ja mahdollisimman tehokasta ajankäyttöä elämässään. Onkin niin helppoa, jos joka ikinen aamu kello soittaa samaan aikaan, saa tehdä samat aamurutiinit joka päivä ja lähteä liikkeelle aina samaan aikaan, samalla kulkuvälineellä kuin eilenkin. Tämä osuus pysyykin omassa elämässä yleisesti ottaen todella helposti kunnossa. Mutta, sitten mennäänkin työpäivän puolelle. Joka ikinen päivä tuntuu olevan erilainen. Välillä päivä alkaa kahdeksalta, välillä ensimmäinen niin sanottu ”pakollinen” tehtävä osuu vasta iltapäivän puolelle. Joskus päivän pystyy lopettamaan neljältä, joskus töitä tehdään iltakymmeneen asti. Toisena päivänä sattuu olemaan seitsemän tiimiyrityksen sisäistä palaveria, joissa kaikissa olisi hyvä olla paikalla. Missä välissä ne suorittamista vaativat työt ehtii hoitamaan, se onkin sitten taas asia erikseen. Sellaista se vähän akatemialla tuppaa olemaan – mutta tarvitseeko sen olla niin?

 

RUTIINI, PROSESSI, FORMAATTI, MITÄ NÄITÄ NYT OLI

 

Monella meidänkin tiimissä viikkoa rytmittävät oikeastaan vain ja ainoastaan treenit: ne ovat joka tiistai ja torstai klo 8.15-12.00. Muut tunnit kalenterista ovatkin sitten tyhjää täynnä, joten tiimiläisen täytyy itse tehdä ryhtiliike ja täyttää päivät järkeväksi katsomallaan tekemisellä. Osalla se onnistuu hyvin. Päivät ovat sopivan pituisia, asiat tulee hoidettua ja kaikki edistyy ajallaan. Elämä saa merkitystä onnistumisien kautta, eikä liika stressi paina mieltä. Osalla ongelmaksi tulee se, että tehtävää on liikaa. Päivät venyvät arkisin 10 tunnin mittaisiksi ja silti tavoitteista ollaan koko ajan pikkuisen jäljessä, joten viikonloppunakin painetaan pakollisia töitä ensi viikon edeltä pois. Jatkuva riittämättömyyden tunne vaivaa ja muut asiat elämässä alkavat kärsiä liian suuren työmäärän vuoksi. Sitten on vielä se porukka, jolle riittää aivan hyvin se, että kalenterissa on tosiaan ne kaksi treenikertaa viikossa. Muun ajan voi sitten tehdä ihan mitä huvittaa – katsoa Netflixiä, nähdä kavereita, käydä ulkoilemassa ja välillä ehkä lukea vähän kirjapisteitä pois. Tämä porukka kärsii ehkä ajoittain huonosta omastatunnosta tiimin eteen nähdyn vähäisen vaivan vuoksi, mutta pääpiirteittäin ovat tyytyväisiä omaan lungiin elämäntyyliinsä.

 

Tiimiliideri vivun ollessa koko ajan käännettynä ON -asentoon tartuin tässäkin kirjassa siis heti siihen, että miten Cleveran toimintaa voisi tehostaa noin yleisellä tasolla ottaen – tietysti meilläkin palveluiden tuotteistamista pitäisi harrastaa hurjasti enemmän, mutta samat ajatukset pätevät myös siihen puoleen. Formaateilla pystytään luomaan työviikkoon kaikille selkeitä, samoja raameja, jotka toistuu viikosta ja kuukaudesta toiseeen. Kaikille tämä ei tietysti ole mikään ihanteellinen muoto, koska Tiimiakatemialla monia viehättää nimenomaan sen tuoma vapaus. Kukaan ei määritä mitä sinun pitää tehdä ja mihin aikaan. Tässä vaiheessa kun se ei kuitenkaan vielä toimi täysin moitteettomasti (lue uudelleen kuvaus eri tiimiläisten työviikoista), voidaan me tiiminä yrittää saada toiminnasta vähän yritysmäisempää yhteisillä pelisäännöillä. Vastarintaa tässä varmasti tulee ja ainakin meidän tapauksessa on tullutkin jo. Loppujen lopuksi erityisesti johtoryhmän tulee kuitenkin miettiä tiimin parasta, ja jos yhteisten formaattien noudattaminen pystyy viemään meitä eteenpäin, niin pientä epämukavuutta ja vastakkainasettelua täytyy sietää.

 

Ollaan otettu joitain keinoja jo käyttöön työajan tehostamisessa. Pidämme viikkopalaverin koko tiimin voimin ja tiimin osina toimivat solut (meillä talous & myynti- ja markkinointi) tapaavat tiettyinä aikoina yhdessä. Myös johtoryhmällä on oma viikottainen settinsä, jossa ihmetellään paljolti juuri näitä samoja kysymyksiä kuin tässäkin esseessä. Sitten viikkoihin sisältyy usein vielä erilaisia workshoppeja tai muuta talon toimintaa, joissa koko tiimin olisi hyvä olla paikalla. Yhtäkkiä tullaankin siis siihen, että kaikki tapaamiset vievätkin aika monta tuntia viikosta. Viime aikoina esiin onkin noussut se, että mitään muuta ei ehdi tehdä, kun istua kaikissa palavereissa toinen toisensa perään. Luulen kuitenkin, ettei ongelmana ole näiden palaverien määrä – vaan juuri se, että ne ovat palavereja.

 

Kaikista tapaamisista on jäänyt ehkä puuttumaan se yksi asia, jonka vuoksi ne ovat olemassa. Yhdessä tekeminen. Ei johtoryhmän tarkoitus ole kokoontua siksi, että kunhan nähdään toisiamme ja voimme kertoa hullun hauskoja vitsejä jokainen vuorollaan, vaan siksi, että pystymme edistämään asioita ja tekemään tarvittavia steppejä niiden eteen. Eli ihan oikeasti TEHDÄ jotakin. Tietysti aika tuntuu menevän hukkaan, jos olet kaksi tuntia kiinni palaverissa, jonka aikana ei oikeasti tapahdu mitään vaan lätistään siitä, mitä pitäisi tapahtua.

 

Meillä formaatit ovat siis jääneet siihen, että niille on annettu aikataulu ja paikka, joka voidaan monistaa joka viikolle. Usein aikataulussakin on tehty yksi massiivinen virhe: tapaamisille annetaan vain aloitusaika, mutta ei lopetusaikaa. Tämä oli kyllä sellainen itsestäänselvyyden ymmärtäminen että huhheijaa. Totta helvetissä tapaamiselle pitää olla myös lopetusaika, miten muuten sisällön voi suunnitella aikatauluun sopivaksi? Tässä ollaan menty myös johtoryhmän kanssa tähän asti vikaan. Monesti tapaamiset vaan venyvät ja venyvät ja venyvät, koska läpikäytävää asiaa on niin paljon. Kaikkea ei kuitenkaan saa kerralla!

 

Koska tämä menee kohta niin pitkäksi höpinäksi, niin kiteytetään vähän. Hyvän formaatin tunnusmerkit ovat siis:

  1. Formaatti on toistettavissa päivästä ja vuodesta toiseen
  2. Formaatti on ulkoisesti jäykkä, mutta sisäisesti joustava
  3. Formaatti säilyy, vaikka ihmiset vaihtuvat
  4. Työntekijät noudattavat formaattia mielellään
  5. Asiakas pitää formaattia itsestään selvänä
  6. Suositussa formaatissa on usein ripaus ”sitä jotain”

 

Formaatti voi olla esimerkkinä siis vaikka meidän viikkopaltsu. Sen voi toistaa joka ikinen viikko, mutta sen ei tarvitse olla joka kerta samanlainen. Siinä voi olla samoja piirteitä kyllä, mutta sisältö mukautuu sillä kerralla käsiteltävän asian pariin. Monille hyville formaateille on olennaista se, että ne ovat aikasidonnaisia – viikkopaltsu on joka perjantai kello 12.00-13.00. Jos se olisi joka viikko eri päivänä ja aikana, olisi ajan sovittaminen kaikkien kalenteriin hurjan paljon vaikeampaa. Nyt jokainen tietää, että siihen aikaan ei perjantaille sovi mitään muuta menoa päälle. Tästä päästään vielä lopetusajan tärkeyteen. Jos aika olisi sovittu vain kello 12.00 alkavaksi (kuten se tähän mennessä on ollut), ei asia lopu ikinä. Koko ajan tulee uusi juttu mieleen, joka pitää ottaa esille. Mutta, kun kaikilla on tiedossa että yhdeltä pääsee jatkamaan muita tehtäviä, tulee tapaamisen sisältö saada sovitettua yhden tunnin settiin. Aikapaine on siis positiivinen asia! Se johtaa siihen, että tulosten on synnyttävä määräaikaan mennessä.

 

Tärkeä pointti on myös kolmas kohta. Tällä hetkellä moni tiimiyrityksen sisäisistä tapaamisista tms. on todella sidonnainen yhteen henkilöön. Jos Elisa ei pääse paikalle, ei taloussolu välttämättä tapaa ollenkaan, tai ainakaan tiedä ilman ohjeistusta, että miten pitää toimia. Toimiva formaatti pitää pintansa, vaikka ihmiset vaihtuisivatkin välillä.  Jos formaatti on oikeasti toimiva, sen voi omaksua nopeasti. Viikkopalaverin voi vetää kuka tahansa, kun sen tavoitteet on selkeät! Viikkopaltsu on Cleveran formaatti, eikä se katoa mihinkään, vaikka tiimiliideri on sairastamassa kotona.

 

PALVELUSTA TUOTTEEKSI

 

Ja koska kyseessä oli tuotteistamisen kirja, niin olen totta kai onnistunut sivuamaan sen osuuden tästä kokonaan. Ei vaan, kuten sanoin jo aiemmin, niin samat vinkit formaateista toimivat yhtälailla palvelun tuotteistamiseen! Samaan aikaan kuin luin tätä kirjaa, tuotteistin nimittäin kuitenkin erästä tuotetta, jossa onnistuin myös nämä tuotteistamisen vinkit oikeasti viemään käytäntöön. Synnytykset ovat olleet meidän tiimille nyt sellainen tuote, jonka ollaan todettu olevan todella hyvä yhteisen tekemisen kannalta. Sen parissa on kuitenkin ollut haasteita: emme ole osanneet myydä asiakkaalle synnytystä tarpeeksi selkeästi, joten asiakas on kokenut palvelun kalliiksi ja nähnyt liikaa riskejä palvelun ostamiseen. Omasta mielestämme taas synnytyksestä saatu palkkio ei ole kohdannut ollenkaan siihen kuluneen työmäärän kanssa.

 

Antin kanssa ymmärsimme, että palvelua ei ole tuotteistettu. Edes omat myyjät eivät ymmärrä tuotetta, joten miten asiakas voisi? Paketoimme synnytyksen siis uudestaan – selkeytimme hinnoittelun, kuvasimme palvelun sisällön auki ja selvitimme syyn, minkä vuoksi se kannattaa ostaa. Ekoilta sivuilta kirjasta tuli kuitenkin vallan loistava vinkki joka kuului näin: ”Myy ensin, kehitä vasta sitten! Jos tuotetta ei saa myytyä, kannattaako kehittämiseen kuluttaa huomattava aika työtunteja turhan takia?”  Synnytys oli tässä mielessä aivan loistava palvelu tuotteistamiseen. Niitä on myyty jo aiemmin, joten tiesimme, että hyvin tuotteistettuna se kyllä myy varmasti vielä enemmän.

 

Nyt olemme myynyt muutamia synnytyksiä uuden paketoinnin avulla, josta teimme tietysti hyvät markkinointimateriaalit asiakkaalle. Sitä kautta olemme saaneet jälleen hyviä kehitysideoita synnytyksen tuotteistamiseen. Meiltä puuttuu esimerkiksi tällä hetkellä tuotteesta vielä törkeä lupaus, joka poistaisi parhaimmillaan asiakkaalta riskin tunteen ostovaiheessa. Mieleeni tuli heti Topaasian mielettömän hyvä, hiukan törkeä lupaus ”Tuloksia tunnissa” sekä yhdessä ensimmäisistä prototyypeissä takakannessa lukeva ”Jos kokemus on paska, siivoan vessanne hymyssä suin” (yhtäkään vessaa ei ole kuulemma jouduttu siivoamaan). Meidän pitää siis ehdottomasti saada vielä kasaan tuotteelle törkeä lupaus, joka voisi herättää vaikka hiukan hilpeyttäkin asiakkaassa!

 

Aikapaineen tärkeys on päässyt myös unohtumaan synnytyksen toimittamisessa asiakkaalle. Hinnoittelimme tuotteet uudelleen niin, että ne ovat pilkottu eri tuntien (4 tuntia, 8 tuntia, 24 tuntia) mittaisiin vaihtoehtoihin. Meidän tehtävä on kuunnella asiakkaan tarvetta, ja osata tarjota hänen haasteeseen sopivaa settiä sen perusteella. Tätäkin tarvitsee kehittää vielä luultavasti vähän eteenpäin, että asiakkaan on helpompi myös itse selvittää, mikä on hänen tarpeeseen sopiva vaihtoehto. Mutta: usein olemme synnytyksen tiimoilla vaan todenneet, että ”emme kyllä ehdi varmaan tätä 8 tunnissa tekemään, joten varataan reilusti aikaa niin ei jää homma kesken”. Tässä on tehty iiiiiso virhe! Synnytyksen hyötyhän tulee nimenomaan aikapaineesta. 24h synnytyksissä aikapaine toimii loistavasti, sillä asiakas on tosiaan sen 24 tunnin kuluttua ottamassa vastaan synnytetyn ratkaisun. Meillä usein synnytyksen polku kulkee kuitenkin siten, että 1. synnytys myydään asiakkaalle 2. asiakkaan kanssa sovitaan yhteinen päivämäärä synnytyksen tuotosten läpikäyntiin 3. synnytykselle sovitaan yhteinen päivämäärä tiimin kanssa tehtäväksi. Usein synnytämme vaikka tiistaina tiimin kanssa, mutta asiakkaalle tuotos mennään esittämään seuraavan viikon maanantaina. Tällöin aikapaine ei ole todellinen. Vaikka olemme sopineet, että käytämme tiistaina synnytykseen kahdeksan tuntia aikaa, tiedämme, että voimme tarvittaessa ottaa lisätunteja kuluvalta viikolta jos tiistain aikana ei saada valmista. Tässä meidän tarvitsee olla siis itse hurjasti tiukempia! Mikäli asiakkaalle myydään 8 tunnin synnytys, niin valmista täytyy tulla siinä ajassa. Aikapaine on se, joka pakottaa tekemään nopeita päätöksiä ja keskittymään olennaiseen. Uskon, että tämä on se syy, jonka vuoksi synnytys on juuri niin tehokas työkalu kuin se on.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!