Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Viestintäpäällikön mietteitä

Kirjoitettu 27.11.16
Esseen kirjoittaja: Jenni Väisänen
Kirjapisteet: 3
Kirja: Muutosviestinnän voimapaperi
Kirjan kirjoittaja: Mia Heiskanen & Sari Lehikoinen
Kategoriat: 2.3. Yhteisöllisyyden kehittämisen työkalut, 4. Johtaminen, 4.4. Johtamisen haasteet, 4.5. Projektien johtaminen

Viestintäpäällikön mietteitä, 4.0 out of 5 based on 1 rating
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.0/5 (1 vote cast)

Viestintä on erottamaton osa tiimiyrittäjän arkea. Kommunikoimme päivittäin kollegojemme sekä eri sidosryhmiemme kanssa. Puhumme ja kirjoitamme sekä elehdimme. Luomme yhteistä ymmärrystä meitä koskettavista asioista ja tuotamme asioille merkityksiä. Nyky-yhteiskuntaa kutsutaankin usein vuorovaikutusyhteiskunnaksi ja viestintäyhteiskunnaksi, mikä kertoo osaltaan viestinnän keskeisestä, entisestään kasvavasta osuudesta yksilöiden ja yhteiskunnan kehityksessä.

Mia Heiskanen ja Sari Lehikoinen muistuttavat aiheellisesti kirjassaan ”Muutosviestinnän voimapaperi” että tieto ja viisaus eivät ole enää ylimmän johdon yksinoikeus vaan koko henkilöstön kriittinen resurssi. Sama pätee viestintään ja vuorovaikutustaitoihin, joiden osaaminen on noussut keskeiseksi osaksi yleistä ammatti- ja liiketoimintaosaamista. Viestintäosaaminen on olennainen osa työelämää ja se limittyy jokaisen työyhteisön jäsenen (myös jokaisen tiimiyrittäjän) ammattiosaamiseen kokonaisuutena. Viestinnällisesti pätevä tiimiyritys kulkeekin vahvoilla vesillä.

Yhteistyökykyisyys ja ryhmätyöskentelyvalmius ovat avaintaitoja nykypäivän työelämässä. On osattava toimia yhdessä toisten osaajien kanssa, keskustella työn yhteisestä kohteesta ja parhaasta mahdollisesta tavasta saavuttaa tavoitteet ja tukea toisia. Me tiimiakatemialaiset saammekin tulevaisuutta ajatellen elintärkeän etumatkan tällä saralla, sillä toimintamme perustuu juuri yhdessä tekemiseen. Heiskanen ja Lehikoinen muistuttavat, että yhteisöllisyys, yhdessä tekeminen ja yhteistyö on maailmanlaajuinen trendi, joka on nousemassa yhä keskeisempään rooliin työyhteisössä. Tiimiakatemian arjessa nämä tekijät ovat voimakkaasti läsnä, vaikka kehitettävääkin yhteisöllisyydestä vielä löytyy.

Tiimiyritykseni viestintäpäällikkönä minulla on tärkeä rooli tuoda ymmärrys viestinnän merkittävyydestä tiimiyritykseeni. Viestintä ei ole enää vain yhdensuuntaista tiedottamista. Perinteinen ajattelumalli siitä, että ihmiset ovat tiedottamisen kohteena, ei ole enää pätevä. Ihmiset ovat aktiivisia ja itseohjautuvia viestinnän toimijoita. Jokainen on viestijä, viestinviejä, jolla on oma roolinsa, vastuunsa ja tehtävänsä. Viestintätaidoista on tulossa itsensä kehittämisen väline ja kilpailukeino. Viestintä ei ole erillinen toiminto vaan olennainen osa kaikkea tekemistä ja elämistä työyhteisössä. Viestintäpäällikkönä olen kokenut yhdeksi tärkeimmäksi tehtäväkseni muodostaa tiimiyritykseemme systeemit, joilla voimme taata tiedon ja viisauden mutkattoman jakamisen.

 

Viestintäpäällikön erilaiset roolit

Sisäisenä viestintäpäällikkönä olen Heiskasen ja Lehikoisen sanoin ”johdon sparraaja”, ”valmentaja”, ”linkittäjä” ja ”verkostoituja”. Viestintä onnistuu paremmin, kun ylin johto ymmärtää sen merkityksen. Sisäisenä viestintäpäällikkönä vakuutan siis ensimmäisenä johtoryhmän viestinnän merkittävyydestä. Sen jälkeen juurrutan viestintäosaamisen sekä ymmärryksen viestinnän merkityksestä osaksi koko tiimiyritystämme “valmentajamaisin” ottein. Koska muutokset ovat toiminnassamme arkipäivää, vuorovaikutuksen merkitys korostuu vain entisestään. Linkittäjänä viestintäpäällikkö kannustaa tiedon jakamiseen, sen hyödyntämiseen ja muiden ajatusten kunnioittamiseen. Tähän olen pyrkinyt tiimiyrityksemme sisäisenä viestintäpäällikkönä panostamaan erityisesti luomalla tiimiyrityksemme käyttöön erilaisia kanavia, joihin palaan myöhemmin esseessäni tarkemmin. Avoin ja suora viestintä auttaa ihmisiä luottamaan siihen, että tiedon jakaminen edistää paitsi yrityksen myös heidän itsensä menestystä. Linkittäjänä viestit on osattava kytkeä myös osaksi suurempia kokonaisuuksia ja yrityksen tavoitteita – viestit eivät saisi sinkoilla yritykseen irtouutisina.

Verkostoijana viestintäpäällikkö toimii tiiviissä yhteistyössä yrityksen muiden yksiköiden kanssa. Verkottumalla laajasti oman yrityksen lonkeroihin luo siinä samalla luonnolliset linkit yrityksen sisäisiin ja ulkoisiin asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin ja muihin vaikuttajaryhmiin. Sisäisenä viestintäpäällikkönä yhteistyö talouspäällikön ja tiimiliiderin kanssa onkin ollut välttämätöntä. Ulkoisen viestintäpäällikön kanssa yhteistyö on jäänyt ehkäpä kehittämisasteelle ja sitä olisi ollut aiheellista syventää huomattavasti. Sillä verkottumisen tulee ylettyä myös muihin, aivan muuta alaa edustaviin yrityksiin ja asiantuntijoihin. Verkottuminen on siis myös ulkoisen viestintäpäällikön yksi tärkeimmistä rooleista, joka on meidän tiimiyrityksessä erotettu toistaiseksi omaksi osa-alueekseen ja näin ollen siis aivan oma lukunsa.

Heiskasen ja Lehikoisen sanoin viestintäpäällikkö on myös ”luotaaja”, joka kulkee ”antennit pystyssä”.  Antennit pystyssä pidetään silmät ja korvat auki jatkuvasti ja suunnataan katse kauas, myös oman liiketoiminnan ulkopuolelle. On kyseenalaistettava nykyisiä toimintatapoja. Toimenpiteitä vaativat muutokset on tärkeää oivaltaa jo silloin, kun ne näkyvät vain heikkoina signaaleina tai ennakoida mahdolliset riskit, ennen kuin ne puhkeavat kriiseiksi. Johtoryhmämme viikoittaiset kokoukset toimii tärkeänä työkaluna tässä luotaamistyössä: luomme katsauksen viikoittain pinnan alla kytevien mahdollisten konfliktien sekä tulevan ennakointiin, jotta osaamme reagoida ajoissa. Yhtä tärkeää luotaamistyössä on myös ympäristömme tarjoamien mahdollisuuksien luotaus.

 

Tuli pari muuttujaa

Tiimiyrittäjien arjessa vain yksi asia on varmaa – ja se on muutos. Suunnitelmat ja suunta muuttuvat alituiseen. Kokeilemme erilaisia toimintatapoja ja reagoimme nopeasti kun huomaamme, etteivät käytetyt toimintamallit olekaan toimivia. Muuttuva maailma ei ole meille uhka. Olemme tottuneet elämään muutosten verkossa. Arki muutosten verkossa korostaa viestinnän merkitystä entisestään.

Heiskanen ja Lehikoinen muistuttavat, että aidon muutoksen perusta on oppiminen, joka johtaa ajattelun ja käyttäytymisen muuttumiseen. Keskeistä on, että ihmisten täytyy hyväksyä muutos myös tunnetasolla. Muutostilanteet herättävät väistämättä tunteita, mutta uskallammeko näyttää niitä? Järkevä työpaikka ilman tunteita on väärä tavoite, sillä tunneköyhä työpaikka nakertaa myös yhteisöllisyyttä.

Viestintäpäällikkönä minulla on tärkeä rooli tunneymmärryksen luomisessa tiimiyritykseemme. Heiskasen ja Lehikoisen teoksessa esitellyn muutospyörä-työkalun avulla on helpompi ymmärtää ihmisten luontaista muutosvastarintaa sekä kuhunkin muutoksen vaiheeseen liittyviä, ennakoitavissa olevia tunnetiloja ja inhimillisiä kokemuksia. Mitä enemmän viestintäpäällikkönä tiedän tekijöistä, jotka muutostilanteissa edistävät yksilön ymmärrystä ja turvallisuuden tuntua, sitä paremmin voin edistää tiimini etenemistä muutosprosessissa. Teoksessa esitellyt tunnekortit pyrin viemään käytäntöön tiimini kanssa vielä tämän vuoden puolella.

Muutosten tuomien mahdollisuuksien korostaminen on viestinnässä tärkeää. Kun ihmiset ymmärtävät muutoksen tuomat mahdollisuudet, heidän on helpompi sitoutua ja olla aktiivisemmin mukana. Muutostahdolla ja –halulla sekä positiivisuudella on myös valtava rooli. Avoimeen, onnistumisista ja muutoksen konkreettisista tuloksista kertovaan viestintään kannattaa panostaa, Heiskanen ja Lehikoinen muistuttavat. Viestintäpäällikkönä toimin esimerkkinä tiimilleni, joten omalla positiivisuudellani sekä muutosmyönteisyydellä luon pohjan tiimiyrityksemme muutosviestinnälle.

 

Kanavien kirjo

Viestintäpäällikön tulee miettiä, millä viestinnän paletilla (kanavilla) saavutetaan paras lopputulos. Usein eri viestintävälineiden yhdistelmä toimii parhaiten. Ihmisiä ei saa turruttaa liialla viestinnällä. Heiskanen ja Lehikoinen muistuttavatkin aiheellisesti, että hyvin suunnitellulla ja maltillisella viestinnällä on mahdollista saavuttaa parempia tuloksia. Luon seuraavaksi katsauksen palettiin, jonka olen viestintäpäällikön roolissa luonut meidän tiimiyrityksen käyttöömme ja nähnyt Dimangia Innovationsin kohdalla parhaimmaksi kokonaisuudeksi.

Kasvokkain tapahtuva viestintä sopii parhaiten tilanteisiin, jotka vaativat ymmärryksen syventämistä. Kasvokkain viestintä mahdollistaa kysymykset, palautteen sekä vastauksien saamisen. Mitä tärkeämmästä ja voimakkaampia tunnereaktioita aiheuttavasta asiasta on kyse, sitä tarkoituksenmukaisempaa on viestiä kasvokkain. Tiimiyrityksemme kanavat, joissa viestintä tapahtuu kasvokkain, ovat treenit, kuukausipalaverit, projektipalaverit sekä maanantaiset aamukahvit.

Yhteiset treenit ovat varmasti jokaisen tiimiyrityksen tärkein viestintäkanava. Treenien lisäksi tiimiyrityksellämme on käytössä kuukausipalaveri. Kuukausipalaverissa käymme läpi tiimiyrityksemme rahallista ja projektillista tilannetta sekä muita ajankohtaisia asioita. Maanantai-aamuisin järjestettävillä aamukahveilla luomme katsauksen tulevaan viikkoon, käymme läpi tulevan viikon tapahtumat sekä virittäydymme työmoodiin.

Kasvokkain viestinnän negatiivinen puoli on se, että se vie paljon aikaa ja on hankalaa saada tapaamiset ihmisten kalentereihin. Tämä negatiivinen puoli korostuu etenkin projektipalavereiden aikatauluttamisessa. Näin joulun alla ongelma on käsin kosketeltava, sillä hektinen arki ja iltamyöhään venyvät työpäivät tuntuvat yleistyvän yhä useamman tiimiläisemme kohdalla. Treeneille ja kuukausipalavereille olemme sopineet kiinteät ajat hyvissä ajoin etukäteen, jotta omat menot voidaan sovittaa näihin aikatauluihin.

Mikäli viesti on luonteeltaan neutraali, ilmoitusluontoinen, eikä sen odoteta aiheuttavan kummempia tunnekuohuja, voi viestimiseen käyttää välillisiä viestintäkanavia. Tätä ohjetta olen alkanut pitämään nyrkkisääntönä omassa viestinnässäni. Tiimiyrityksellämme on käytössä kaksi Whatsapp viestiryhmää. Läyhäntä kanava ja tiedotuskanava ovat erotettu toisistaan kokonaan. Whatsapp on ollut mielestäni toimiva nopeana informointikanavana.

Drivessä on tiimimme tietopankki. Sinne ladataan kaikki tiimiyrityksemme toimintaan liittyvät dokumentit ja tiedostot. Tiimiyrityksemme facebookryhmä “Kärkiryhmä” toimii myös tiedottamisen ja materiaalien jakamisen paikkana. Sinne on helpompi tarinoida pitempiä ohjeistuksia ja seurata viestinnän kommentointia, mihin pitäisi aina tarjota mahdollisuus. Kuukausikatsauksessa esitän tiivistetysti tiimimme tilanteen vähintään joka toinen kuukausi, mutta kuitenkin aina silloin, jos toiminnassamme on tapahtunut suuria muutoksia tai käänteitä.

Viestintää voi tehostaa tarinoilla. Tarinan vahvuuksia on, että siinä voidaan yhdistää järki ja sydän eli viestiä faktoja tunteisiin vetoavalla tavalla, jotka jäävät siten paremmin mieleen. Hyvä keino on opetella myös piirustelemaan kuvia viestin tueksi, mikä auttaa viestin mieleen jäämisessä. Nyky-yhteiskunnassa tietotulva on valtava ja on suuri haaste saada asiat kiinnittymään ihmisten mieliin. Tarinoiden sekä visuaalisuuden voimaa kannattaa kokeilla!

Esimiehen viestintävastuuta ei voi delegoida. Viestintäpuolen tehtävä on rakentaa esimiesten avuksi sellainen tiedonkulkuprosessi ja sellaiset työkalut, joiden avulla esimiesten on helpompi onnistua tehtävässään. Toivon tiimiyrityksemme projektipäälliköiden saavan lisää vinkkejä viestintään tästä kirjoituksestani. Toivon myös heidän ymmärtävän viestinnän merkityksen viimeistään tässä vaiheessa, jos he ovat sitä tähän asti vielä kyseenalaistaneet. Hyvällä viestinnällä voi välttää monta väärinkäsitystä ja turhaa konfliktia – kokemus puhuu puolestaan.

Viestintäpäällikön tehtävät ja vastuualueet ovat hahmottuneet minulle puolitoista vuotta kestäneen prosessin tuloksena. Pinkkusyksynä virkaan astuessani minulla oli vain hutera käsitys siitä, mitä roolini pitää sisällään. Olen kuitenkin enemmän kuin onnellinen, että päätin ottaa tiimiyrityksemme sisäisen viestinnän haltuun, sillä tämä on ollut ylivoimaisesti antoisin ja opettavaisin projekti minun tiimiakatemian matkan aikana. Toivon, että tiimiyrityksemme tuleva viestintäpäällikkö saisi tästä kirjoituksestani vinkkejä omalle matkallensa. Toivon myös, että viestintäpäällikön rooli koetaan sen verran merkittäväksi, että roolin olemassaoloa päätetään jatkaa.  Viestintäpäällikkö ikään kuin silmäilee, että viestintä pysyy oikeilla raiteilla. Ilman viestintäpäällikköä viestinnän merkitys jää helposti unholaan, mitä emme kukaan varmasti halua. Kaikki kun kaatuu aina johtamiseen ja johtaminen viestintään.

Tagit: , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!