Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Joona Takkula

Viisi toimintahäiriötä tiimissä

Kirjoitettu 24.12.19
Esseen kirjoittaja: Joona Takkula
Kirjapisteet: 2
Kirja: Viisi toimintahäiriötä tiimissä
Kirjan kirjoittaja: Patrick Lencioni
Kategoriat: 1. Oppiminen, 2.2. Tiimityön taidot ja työkalut, 2.4. Tiimiliiderinä ja -valmentajana toimiminen, 4.2. Johjajan / valmentajan taidot ja työkalut, 5. Valmentaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Täydelliseen tiimityöhön päästään vain harvoin. Täydellisten tiimien rakentaminen ja tiimin työskentely parhaalla mahdollisella tavalla voi olla teoriassa yksinkertaista ja helppoa, mutta todellisuudessa matka tiimin täydelliseen potentiaaliin on haastavampaa. Luin Patrick Lencionin kirjan Viisi toimintahäiriötä tiimissä, joka kuvaa viittä yleisintä häiriötä, mitä tiimi pitää yleensä sisällään. Tarkastelin kirjassa ilmenneitä eri toimintahäiriöitä tietysti meidän oman tiimin – Gravin – logoilla varustetut lasit päässäni, ja yritin samalla saada selville tilanteen, jossa me tiiminä olemme tällä hetkellä.

1. Luottamuspula

“Ensimmäinen toimintahäiriö on luottamuspula tiimin jäsenten keskuudessa. Perimmältään se johtuu heidän haluttomuudestaan olla haavoittuvaisia ryhmän sisällä. Jos tiimin jäsenet eivät ole aidosti avoimia toinen toisilleen kertomalla virheistään ja heikkouksistaan, on mahdotonta rakentaa perustaa luottamukselle.”

Viime kevät oli meille loistavaa aikaa, koska koimme tiiminä monia yhteisiä asioita ja pääsimme tekemisen ja yhdessäolon avulla tutustumaan toisiimme. Ensimmäinen projekti tehtiin koko tiimin voimin, ja kevätkausi päättyi 16 päiväiseen reissuun matkailuautoilla ympäri Euroopan. Se reissu toi meitä todella paljon lähemmäksi, koska olimme koko matkan kirjaimellisesti todella lähellä toisiamme (matkailuautossa nukuimme kuin sillit purkissa).

Kesän jälkeisen yhteen kokoontumisen jälkeen ilmapiiri vaikutti kuitenkin siltä, ettei luottamusta ole kuin vasta alettu rakentaa. Luottamuspula näkyi niin, ettei tietyt tiimin jäsenet uskaltaneet ilmaista mielipidettään jokaviikkoisissa dialogitreeneissä, eikä asioista puhuttu suoraan. Jokainen varmasti tiedosti tilanteen. Kävimme syksyn aikana henkilökohtaiset oppimissopimukset läpi, missä jokainen vuorollaan kertoi 1. Missä on ollut? 2. Missä on nyt? 3. Mihin haluaa mennä? ja 4. Mistä tietää olevansa perillä?. Puheenvuorojen lopuksi jokainen sai vuorollaan esittää tarkentavia kysymyksiä, joita halusi vielä tietää. Oppimissopimuksien julkisten esittelyiden avulla jokaisesta tiimin jäsenestä paljastui aina jotain asioita, mitä moni ei vielä ollut tiennytkään. Meillä jokaisella on oma tausta, mikä vaikuttaa siihen, millaisia me olemme tällä hetkellä.

Syksyllä tiimin mökkireissulla sanoin eräälle tiimin jäsenellemme, että minun oli tehnyt suorastaan mieli heittää hänet pois tiimistä, koska hänellä ei ollut motivaatiota tekemiseen kesän jälkeen. Olin vahvasti sitä mieltä, että pitkä kesäloma on ollut epäonnistunut, jos motivaatio on nollissa silloin kun tekemisen pitäisi taas alkaa. Myöhemmin kun tämä henkilö heittäytyi meille kaikille avoimeksi ja kertoi henkilökohtaisista haasteissaan omassa elämässään, ymmärsin heti sen, miksi motivaatio tiimin tekemistä kohtaan saattoi nyt olla vähissä. Tämän vuoksi on tärkeää oppia tuntemaan, koska emme muuten voi täysin luottaa toisiimme.

Olemme mielestäni tällä hetkellä oppineet olemaan avoimempia ja haavoittuvaisempia toistemme edessä, mutta se ei näy vielä jokaisen kohdalla. Luottamuksen rakentaminen vie aikaa, mikä on sanomattakin selvää. Meidän täytyy viettää aikaa enemmän keskenämme, ja kokea asioita yhdessä. Jokaisen tiimiläisen on ymmärrettävä se, että on parempi kertoa asioista – myös niistä vaikeista – suoraan, koska ilman sitä muiden silmissä syntyy usein väärinkäsityksiä ja vääriä olettamuksia.

2. Konfliktien pelko

“Epäonnistuminen luottamuksen rakentamisessa on vahingollista, koska se valmistaa tietä seuraavalle toimitahäiriölle: ristiriitojen pelolle. Tiimit, joilta puuttuu luottamus, eivät kykene antautumaan kursailettomaan ja kiihkeään väittelyyn ideoista. Sen sijaan niissä turvaudutaan laimeisiin keskusteluihin ja varovaisiin kommentteihin.”

Olemme puhuneet tiimin kanssa ajoittain tästä toimintahäiriöstä ja rohkaisseet toisiamme olemaan pelkäämättä konflikteja. Luulen, että Tiimiakatemialla konfliktien määritelmä ymmärretään väärin. Minulla on sellainen tunne, että konflikteilla tarkoitetaan usein kahdenkeskisiä riitoja ja kovasanaisia väittelyitä. Niitähän ne eivät kuitenkaan ole. Meillä oli dialogitreeneissä pölyttämässä muutama jäsen Cleveran tiimistä. Treenien päättyessä yksi heistä sanoi, että “teidän pitäisi riidellä enemmän”. Tämä lause jäi jälkeen päin mietityttämään minua. Kaikesta kuulemastani puheesta olen päätellyt, että heillä konflikteja on, mutta ne on kenties ymmärretty todella väärin. Konfliktien tulisi olla hedelmällisiä tilanteita, joissa asiat riitelevät keskenään, ja jonka päätteeksi asialle saadaan jokin ratkaisu. Ei ristiriitojen tilanteissa tulisi mennä henkilökohtaisuuksiin tai alkaa syyttää ketään.

Kyllä mekin vielä hiukan vältellään konfliktitilanteita, vaikka niitä alkaa esiintyä pikkuhiljaa enemmän. Mieleeni muistuu parin kuukauden takainen tilanne, jossa väittelin erään tiimin jäsenemme kanssa. Olimme aiemmin sopineet tiimin kesken, että tämä kyseinen henkilö on vastuussa siitä, että yläkerrassa on aina kahvia, sillä meidän tiimi oli luvannut hoitaa sen asian. Nyt kahvia ei kuitenkaan ylhäällä ollut, minkä vuoksi otin asian puheeksi. Sanoin hänelle, että koska vastuu on sinulla, tulee sinun huolehtia siitä, että kahvia on tilattu ja sitä löytyy kahvipisteeltä. Hetken aikaa väittelimme keskenään, mutta pian huomasin kuinka aloimme molemmat hiukan väistellä sanomiamme asioita. Se oli jännä tilanne, sillä olemme molemmat yrittäneet saada tiimiä rohkeammaksi juuri tämän kaltaisille tilanteille. Silti tuntui, että me itse pelkäsimme sitä.

Ennen joululomalle lähtöä kannustin tiimiläisiä lukemaan tämän kyseisen Lencionin kirjan nyt loman aikana, tai heti sen jälkeen. Olisi erittäin tärkeää, että jokainen sisäistäisi nämä asiat, sillä konfliktin määritelmä avautui myös minulle hiukan eri tavalla kuin olin aiemmin kuvitellut.

3. Sitoutumisen puute

“Terveen konfliktin puuttuminen on ongelma, koska se aiheuttaa vääjäämättä tiimin kolmannen toimintahäiriön: sitoutumisen puutteen. Jos tiimin jäsenet eivät ole ilmaisseet mielipiteitään kiihkeän ja avoimen väittelyn aikana, he harvoin jos koskaan hyväksyvät päätökset ja sitoutuvat niihin, vaikka ovat kokousten aikana suostuvinaan.”

Meillä on ollut havaittavissa jonkin verran sitoutumisen puutetta. Toisten kohdalla asioista joutuu muistuttelemaan enemmän ja Tiimiakatemialle vieras “perinteinen” opiskelijaelämä illanviettoineen saattaa joidenkin kohdalla verottaa energiaa työpäivistä. Mielestäni Gravissa on ollut alusta alkaen noin viiden hengen “ydinryhmä”, joka loppuviimein on vienyt suunnitelmat ja niiden päätökset loppuun saakka. Ydinryhmän vaikutuksen huomaa etenkin dialogitreenien aikana, sillä tiimissä on muutama jäsen, jotka eivät vielä saa sanottua omia mielipiteitään niin vahvasti kuin varmasti haluaisivat. Usein näiden henkilöiden kohdalla myös sitoutumisen puute on ollut vahvimmillaan.

On ollut kuitenkin hienoa nähdä kuinka juuri nämä hiljaisimmat persoonat ovat uskaltautuneet puhumaan dialogitreeneissä – ja myös muissa tilanteissa – huomattavasti enemmän kuin ennen. Sitoutuminen on noussut ja näistä persoonista on huokunut tietynlainen energian ja omistautuneisuuden lisäys viimeisten kuukausien aikana syksyn edetessä ja talven koittaessa. Olen itse alusta alkaen kuulunut tuohon aiemmin mainittuun ydinryhmään, ja minun mielipiteet ovat olleet keskeisessä asemassa myös sen vuoksi, että toimin tiimiliiderinä viimeisen vuoden aikana. Tästä eteenpäin, kun joululoma päättyy ja uusi kevätkausi alkaa, pitää meidän ydinryhmän saada muut ilmaisemaan mielipiteitään vielä vahvemmin. Luulen, että treenipäiväkirjojen nurkkiin jää useimmilta vielä paljon sanottavaa. Tätä toimintahäiriötä voidaan poistaa esimerkiksi sillä, että kaikessa viestinnässä ja toiminnassa osallistamme näitä kyseisiä henkilöitä osallistumaan yhteisiin päätöksiin vielä vahvemmin. Tällöin palloa heitetään näille tiimin jäsenille ja he joutuvat oikeasti antamaan oman osuutensa päätöksissä.

4. Vastuun välttely

“Todellisen sitoutumisen ja hyväksynnän puuttuessa tiimin jäsenille muodostuu neljäs toimintahäiriö, vastuun välttely. Ilman sitoutumista selvään toimenpideohjelmaan jopa kaikkein tarkimmat ja määrätietoisimmatkin ihmiset usein epäröivät, kun pitäisi puuttua muiden tiimiläisten toimiin ja käytökseen, jotka näyttävät olevan vastoin tiimin etuja.”

“Tiimityön yhteydessä vastuullisuus tarkoittaa kuitenkin erityisesti tiimin jäsenten valmiutta vaatia toiset tiimiläiset tilille suorituksesta tai käytöksestä, joka saattaa vahingoittaa tiimiä.”

Mielestäni tämä on ollut yksi koetinkivi meidän tiimille. Hyvin harvan on ollut tämän ensimmäisen vuoden aikana helppo sanoa toiselle suoraan, jos tämä ei ole tehnyt asioita sovitusti, tai ei ole päässyt esimerkiksi viikon henkilökohtaisiin tavoitteisiin. Puuttuvat kirjapisteet ja asiakaskäynnit ovat aiheuttaneet pientä kulmien kurtistelua, mutta näin jälkikäteen ajateltuna asioihin ei ehkä ole puuttuttu tarpeellisella otteella. Nostan tästä osakseni käden pystyyn virheen merkiksi, koska en ole onnistunut luomaan tältä osin tarpeeksi vaativaa kulttuuria vielä ensimmäisen vuoden aikana.

Mietin myös sitä, että toisten tiimiläisten tilivelvollisena pitämisen haasteena on ollut ehkä myös se, että emme asettaneet syksyllä tarpeeksi selkeitä tavoitteita. Yhtenä parannusehdotuksena tämän toimintahäiriön osalta voisi olla tiukemmat ja selkeämmät deadlinet. Selkeät päivämäärät, jolloin jokin projektin osio tulee olla tehtynä tai projektisuunnitelma laadittuna. Paransimme tätä asiaa syyskauden loppua kohden, jolloin vaadimme toisiltamme koko ajan enemmän ja enemmän. Nyt kysymyksenä on enemmänkin se, että mitä jos joku ei saa tavoitetta täytettyä? Mitkä ovat meidän sanktiot tai seuraamukset sen osalta? Niistä meidän tulee tiiminä keskustella kevätkaudella. Monelle tilanne, jossa tehdään tiiminä ja vaaditaan tekoja toisilta voi olla uusi. Moni on voinut elää kuin yksilöurheilija, ja ollut aiemmin tilivelvollinen vain itselleen. Sen vuoksi tilanne on toisaalta ihan ymmärrettävä, mutta sitä suuremmalla syyllä meidän tulee ottaa tämä aihe dialogitreeneihin ensi vuoden puolella.

5. Tulosten huomiotta jättäminen

“Jos ei onnistuta pitämään toinen toistaan tilivelvollisena, syntyy tilanne, jossa viiden toimintahäiriö voi kukoistaa. Tulosten huomiotta jättäminen ilmenee, kun tiimin jäsenet panevat henkilökohtaiset tarpeensa (kuten egon, urakehityksen tai arvostuksen) tai osastonsakin tarpeet tiimin yhteisten tavoitteiden edelle.”

Tiimiakatemialla talon sisällä valitettavasti näkee tilanteita, joissa yksilöt menevät tiimin edelle. Monen tiimin kohdalla yhteinen ponnistelu kohti yhteisiä tavoitteita hiipuu ajan mittaa, jolloin aletaan miettiä jo jokaisen omaa henkilökohtaista “urakehitystä” ja aikaa Tiimiakatemian jälkeen. Koen aidosti, että me Gravissa tehdään asioita yhteisen hyvän ja yhteisten tavoitteiden eteen. Mutta on tärkeää, että tavoitteita nimenomaan on. Parin viikon takaisessa täpityksessä huomasimme, että olemme oikeasti hyvällä tiellä kehittymässä huipputiimiksi. Pienikin vertailu saman vuoden tiimien tilanteeseen täpityspisteiden valossa kertoikin sen, että olemme jatkuvasti entistä sitoutuneempi ja yhtenevämpi tiimi ja tulemme varmasti olemaan myös jatkossa.

Meidän täytyy pitää huoli siitä, että yksilöt eivät mene tiimin edelle. Tätä voimme ehkäistä sillä, että asetamme yhteisiä tavoitteita säännöllisin väliajoin, joita kohti jokainen työskentelee. Jos ajattelen päinvastaista tilannetta, jossa meillä ei yhteisiä tavoitteita olisi, voisi olla haastavaa tehdä töitä tiimin hyväksi. Kyllä siinä väistämättä saattaisi alkaa ajatella omaa kehittymistä ja omaa henkilökohtaista etua. Tottakai tietyillä henkilöillä on talon tehtäviä hoidettavana (esim. alumnipäällikkö tai brändimanageri), jotka vievät tekemistä ehkä enemmän pois tiimin yhteisestä tekemisestä, mutta oikein toteutettuna se ei hommaa kaada, vaan päinvastoin tukee sitä.

Aidosti yhtenäinen tiimi

Aidosti yhtenäinen tiimi käyttäytyy niin, että he luottavat toinen toiseensa, eivätkä pelkää asettua haavoittuvaiseksi tiimin edessä. Dialogitreeneissä ja muissa keskusteluympäristöissä he antautuvat aitoihin konfliktikeskusteluihin ideoista, eivätkä pelkää niiden syntymistä, sillä ne ovat tilanteita, joissa asiat oikeasti etenevät ja niihin saadaan usein myös ratkaisu. Aidosti yhtenäinen tiimi sitoutuu päätöksiin ja toimintasuunnitelmiin. He vaativat toisensa tilille toimimisesta vastoin päätöksiä ja suunnitelmia. Kaiken tämän lisäksi he myös keskittyvät yhteisten tulosten saavuttamiseen, eivätkä ajattele omaa napaansa.

Takana on hyvä ensimmäinen vuosi. Nyt vietetään Joulua ja Uuttavuotta, jonka jälkeen uusilla kehitysaskelilla kohti vuotta 2020!

Joona Takkula

Projektitoimisto Gravi osk

joona@gravi.fi

 

Tagit: , , , , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!