Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Pidä projekti hallinnassa

Kirjoitettu 01.12.15
Esseen kirjoittaja: Simo-Pekka Pilli
Kirjapisteet: 2
Kirja: Pidä projekti hallinnassa
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska
Kategoriat: 1. Oppiminen, 4. Johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Pidimme WO:lla palaveria taas maanataina liittyen ensi vuoteen. Nykyiset työntekijät ovat tehneet todella hyvää työtä WO:n parissa ja olemme ehdottaneet heille jatkoa puljussa. Vastuualue kasvaisi todella paljon ja näin vapautamme brändin kehittämiselle paljon aikaa. Näin myös työntekijät kokevat työn merkitykselliseksi. Tämä on todella tärkeää motivaation kannalta, sillä nyt motivaatio on ollut hukassa niin työntekijöiltä kuin meiltä perustajilta. Kasvu on ratkaisu tähän. Kaikilla vastuu kasvaa ja tehtävät muuttuu uusiksi, jolloin työ on taas todella paljon mielekkäämpää.

Jyväskylän pisteestä tulisi vähän kuin fräntsaispiste, jossa tietysti olemme tukena mahdollisimman paljon. Näkisin, että pisteelle tulisi valita myymäläpäällikkö, joka on vastuussa koko pisteestä. Hän saisi itse päättää, miten toteuttaa Jyväskylän markkinointia ja kuka sitä vetää. Markkinointi ja myynti ovat suoraan verrannollisia liikevaihtoon niin prosenttiosuus liikevaihdosta olisi mielestäni järkevin tapa raha-asioissa. Koko pisteen liikevaihdosta ottaisimme perustajille fräntsaismaksun prosenttiosuutena liikevaihdosta. Myös kiinteät kulu, kuten vuokra ja huoneiden investointimaksut tulisi ottaa liikevaihdosta sivuun. Tämä jäljelle jäävä osuus liikevaihdosta jäisi pistettä pyörittävälle porukalle ja he saisivat itse päättää mihin tämän rahan käyttävät. Markkinointiin, toimistotarvikkeisiin ja palkkoihin tämä raha varmasti uppoaa, mutta porukka saa itse määritellä missä suhteessa he haluavat näihin menoihin käyttää rahan. Jos he kokevat, että 1000e markkinointiin tuo 5000 euroa myyntiä lisää, niin näkisin, että tämä investointi olisi järkevää tehdä näin mututuntumalla. Oma tulo olisi siis pitkälti kiinni omasta työpanoksesta ja investoinneista. Tämä pitää tehdä selväksi myös uudelle porukalle.

Näyttökuva 2015-12-04 kello 16.06.00

Ruuskan kirjassa esitetään kuva, jossa on kuvattu projekti -ja linjaorganisaation suhdetta. Tämä ei varsinaisesti tarkoita WayOutin tilannetta, mutta koen sen peilautuvan myös meihin. Olemme perustajien kanssa ikään kuin linjaorganisaatio mikä tekee isot linjaukset yrityksessä. Projektiorganisaatio eli tässä tapauksessa myymälästä vastaavat ovat kuvion toisella puolella. Kohdassa A linja tekee lähes kaikki päätökset ja vastaavasti kohdassa E projektiryhmä tekee päätökset. Haluamme antaa mahdollisimman paljon vastuuta projektiryhmälle, joten näkisin, että D kohta olisi sopivia vastuunjaon kannalta. Antaisimme vain tiettyjä tavoitteita ja toteutustapa olisi vapaa projektiryhmälle. Ne voivat olla esimerkiksi kuukausittaisia myyntitavoitteita, joita kohti he työskentelevät. Viikkopalaverien merkitys kasvaa tässä tilanteessa. En halua, että uusi porukka tekee samoja virheitä kuin me olemme tehneet ja siksi on hyvä keskustella asioista, joita uusi porukka haluaa toteuttaa. Minulla on kyllä täysi luotto nykyisiin tekijöihin jos he päättävät tässä roolissa jatkaa.

Kun nykyinen piste on saatu pyörimään mallikkaasti, jää meillä aikaa laajentaa ja kehittää toimintaamme. Kun laajennus tapahtuu, se syö todella suuren osan ajastamme. Tämän uuden pisteen toimivaksi ja tuottavaksi tekeminen on suurin haasteemme ensi vuodelle ja kun tämä on tehty olen itse ainakin tyytyväinen hetken. Tähän pääseminen vaatii ajan lisäksi myös toimintatapojen kehittämistä. Tiimi auttaa varmasti tässä asiassa, sillä Mööpelillä on tässä vaiheessa kehittynyt varmasti tietoa useamman liiketoiminnan hallinnoinnista.

Viestinnän merkitys on tärkeä varsinkin laajennettaessa toimintaamme. Nykyinen vistintämme on ollut ihan ok tasolla projektissa. Käymme päivittäin keskustelua keskustelumobiilisovelluksella, sekä pidämme yhteisiä palavereita. Palavereita tosin voisi olla useammin, sillä välillä tapaamisten välillä on voinut olla kuukausikin, mikä on turhan pitkä aika. 1-2 viikkoa voisi olla hyvä väli pitää yhteisiä tapaamisia, koska se vaikuttaa mielestäni henkeen ja luottamukseen projektissa. Palavereissa tulee myös esille paremmin parannettavia asioita ja viestintä on todella paljon vaikuttavampaa kuin sähköisessä muodossa. Vastuun kasvaessa myymäläpäälliköiden kanssa käytävä viestintä on tärkeässä asemassa. Myös projektin johtajat tarvitsevat henkilökohtaista sparrausta ja tämä on hyvä liittää arkipäiväiseen asioiden hoitamiseen. Myymäläpäällikkö on vastuussa monesta asiasta ja voi tuntea olonsa jossain vaiheessa tukalaksi. Sen takia viestinnän on hyvä olla tiivistä hänen kanssaan ja johtamisasemassa meidän täytyy tunnistaa, milloin sparrausta ja kannustusta tarvitsee eniten.

Remontti oli myös yksi projekti, jossa tuli harjoiteltua ajankäyttöä ja projektinhallintaa. Gantt -kaavio oli yksi hyödyllisimmistä työkaluista. Siinä laitoimme työvaiheet allekkain ja siitä näki, milloin tietyn työn voi aloittaa tai milloin joku juttu pitää olla valmis. Esimerkiksi sähköjohdot pitää vetää 350px-Gantt-kaavioseinään, ennen kuin seinän voi maalata. Tulen käyttämään myös jatkossa kyseistä työkalua, sillä se sopii täydellisesti remonttihommiin. Sovelsimme työkalua myös siten, että työvaiheisiin tuli tehtävän suorittaja ja tämä helpotti jokaisen omaa aikataulusta. Varsinkin Allu ja Niko hoitelivat paljon muita hommia samalla niin heille oli hyvä tehdä selväksi mikä homma oli tehtävä milloinkin ja kuka oli milloinkin käytettävissä.

Riskien hallinta vaatii WO:lla vielä parantamista. Kun jokin ei huoneessa toimi, on se aina riski. Emme voi rahastaa ihmisiä jos jokin juttu ei toimi ja peliä ei voi pelata loppuun. Samalla elämys on pilalla jos jokin lukko esimerkiksi ei toimi. Riskejä voi ehkäistä hyvällä suunnittelulla ja testauksella. Myös huoltotoimenpiteet on hyvä pitää säännöllisinä. Olemme oppineet kantapään kautta, mitä lukkoja ei kannata ostaa ja mitkä jutut eivät toimi huonepakopelissä. On jännä, että kaupoissa myydään sellaista tavaraa mikä ei kestä juurikaan käyttöä. Ne kestää ostohetkellä, mutta kun niitä oikeasti alkaa käyttämään niin häiriöitä alkaa esiintymään. Ensimmäinen vaihe onkin selvittää, mitkä jutut toimivat ja mitkä eivät. Sähköhommissa on myös esiintynyt häiriöitä. Kolvaukset ovat pettäneet ja tähän syynä ovat olleet huono suunnittelu. Johdot ovat olleet liian lyhyitä, ne eivät ole olleet tarpeeksi hyvin piilotettuna ja kolvaus jäljet ovat olleet ehkä hieman liian heikkoja. Toisaalta ei niiden ole tarkoituskaan kestää repimistä. Kaikki tämä olisi ennaltaehkäisty niin, että johdot olisivat olleet tarpeeksi hyvin jemmassa. Emme osanneet olettaa, että niihin pääsee käsiksi, sillä ohjeistuksessa nimenomaan sanotaan, että sähköjohtoihin ei saa koskea. Näistä opitaan ja kaikkeen tuleekin varautua, jotta kaikki toimii hyvin. Voimapihdit tulee hommata wo:lle, sillä koskaan ei tiedä jos lukko ei aukeakkaan. Pelinvetäjän tulee aina testata, että lukko toimii, mutta koskaan ei voi tietää jos lukko hajoaa, joten pihdit on mielestäni tarpeellinen hankinta. Toimipisteellä tulee olla myös tarvittavat työkalut ja varaosat jos jotain hajoaa ja ne tuleekin seuraavaksi laittaa kuntoon. Näillä jutuilla pienennämme riskejä palvelussamme ja takaamme yhä useammalle asiakkaalle täydellisen elämyksen.

 


Simo-Pekka Pilli

Ideaosuuskunta Dynaamia

0415492912

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!