Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Yleisimmät virheemme projektityöskentelyssä

Kirjoitettu 20.03.13
Esseen kirjoittaja: Anna-Sofia Itkonen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Projekti hallintaan
Kirjan kirjoittaja: Kai Ruuska
Kategoriat: 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Projektityöskentely on työmuoto, joka on hurjaa vauhtia yleistymässä monissa eri työyhteisöissä. Projekteina suoritettavassa työssä on monia etuja perinteiseen työskentelytapaan nähden, mutta se osaa olla pahimmassa tapauksessa myös aikamoinen päänvaiva, mikäli projektityöskentelyn vaativaa luonnetta ei sisäistetä. Projektiin liittyy aina monta eri osatekijää, joista yhden mennessä pieleen, voi koko projekti humpsahtaa päälaelleen. Projektin johdolta vaaditaankin laajaa kokonaiskuvan ymmärrystä. Kai Ruuska erittelee projektityöskentelyn ominaispiirteitä ja avartaa asiasta vähän tietävien näkemystä prosessin vaiheista teoksessaan Projekti hallintaan. Kirjasta käy muun muassa ilmi, että projektityöskentelyssä ongelmia ilmenee eritoten kolmella saralla: suunnittelussa ja seurannassa, organisoinnissa sekä viestinnässä.

Projektin suunnittelu ja seuranta

Projektin tulee aina alkaa projektisuunnitelman laatimisella. Suunnitelmassa luodaan tavoitteet ja rajataan aihepiirit. Seuranta on myös tärkeää, sillä sen avulla tarkkaillaan projektin kehityssuuntauksia ja mahdollisia kasvavia ongelmakohtia, ja näin ollen ennakoiden minimoida riskit.

Omassa tiimissämme on tapahtunut kehitystä parempaan suuntaan projektisuunnitelmien luonnin suhteen. Aluksi niitä laadittiin tuskin ollenkaan, mikä on varmasti yksi pahimmista virheistä, joita tällä alalla voi tehdä. Esimerkiksi yksi ensimmäisistä projekteistamme, kauppakeskukselle järjestämämme syntymäpäivätapahtuma, olisi voinut sujua mielekkäämmin, jos olisimme alussa panostaneet projektin tavoitteiden luomiseen ja tarkkaan aikatauluttamiseen. Tästä tilanteesta olemme nyt onneksi päässeet eteenpäin ja alkaneet rutinoitua projektisuunnitelman luomiseen käytäntönä. Tällä hetkellä ongelmana on se, ettei aina kyetä huomioimaan projektin kaikkia aspekteja, eritoten budjetointi koetaan melko usein hankalaksi. Tätä voisimme helpottaa esimerkiksi luomalla yhteisiä työkaluja, joiden avulla projektisuunnitelma syntyy käden käänteessä.

Projektien seurantaa harjoitetaan lähinnä motorolien muodossa jälkikäteen. Projektin loppukoonti ja -puinti kriittisellä silmällä on aina hyödyllistä, ja tämä jälkiviisastelu auttaa toki tulevaisuuden projektien kanssa, mutta käyttämällä erilaisia seurantavälineitä koko työskentelyn ajan (esim. välimotorolaa) on myös jo meneillään olevan projektin lopputuloksen laatu taattu. Seurantavälineiden käyttöä kaivattaisiin enemmän tiimimme projektityöskentelyyn. Tulemme usein vauhtisokeiksi, emmekä pysähdy kyseenalaistamaan asioita niin kauan kuin hommat näyttäisivät hoituvan nykyiselläkin tyylillä. Pitkäaikaisten asiakkuussuhteiden luonti ja ylläpito kuitenkin vaatii aina laadukkaan työnjäljen, mitä ei pystytä takaamaan ilman väliarviointeja ja projektin tilan säännöllistä tarkastelua objektiivisesta näkökulmasta. Tähänkin olisi siis syytä rutinoitua ja luoda seurantaa helpottavia työkaluja koko tiimin käytettäväksi.

Kun projektisuunnitelman laatiminen tuottaa vaikeuksia, voi se johtua siitä, että projektin asettaminen on tehty puutteellisesti tai tehtävänantoa ei ole täysin ymmärretty. Eräässä myymässämme synnytysprojektissa sorruimme informaatiopuutoksesta aiheutuviin töppäyksiin, kun asiakas ei rajannut tehtävänantoa riittävän tarkasti emmekä itse hoksanneet selventää sitä. Tämä viivästytti prosessia ja kulutti turhaan resursseja, kuten työaikaa, jo pelkän tehtävänannon määrittämiseen. Olemme kuitenkin tämän esimerkkitapauksen valossa parannelleet tarjoamiemme ideointipalveluiden työprosessia, muun muassa sisällytämme nyt tiiviin yhteydenpidon asiakkaaseen ja säännölliset välikatsaukset jokaisen synnytyksen aikataulutukseen.

Projektin suunnittelussa mennään myös mönkään, jos sille luodut tavoitteet ovat epärealistiset. Esimerkiksi liian vaikeasti saavutettavissa olevat tavoitteet voivat kannusteena toimimisen sijasta päinvastoin lannistaa ja aiheuttaa lamaantumista. Tämän olemme saaneet kokea esimerkiksi parissa myyntiprojektissa. Myös tiimimme omien asiakasviikkojen kohdalla saimme huomata, että niille luodut tavoitteet vaikuttivat negatiivisesti ihmisten asenteisiin, eikä kovinkaan monella siksi ollut motivaatiota edes yrittää päästä vaadittuihin lukemiin. Totta kai ihmisten ennakkoasenteet olivat liian huonoja, mutta myös tavoitteiden suhteuttaminen sen hetkiseen projektitilanteeseen olisi helpottanut ihmisten ahdistuneisuutta. Suurin ongelma tiimimme asiakasviikoilla tuntui kuitenkin olevan yleinen sitoutuneisuuden puute. Jos tavoitteet olisi luotu yhdessä, ne eivät olisi tuntuneet ulkoa annetuilta käskyiltä, vaan yhteiseltä määränpäältä, jota kohti kaikki olisivat halunneet työskennellä.

Projektin organisointi

Kaikki projektit ovat erilaisia, joten niiden hallintakeinot ovat myös erilaisia. Jokaisessa projektissa sen johtaja kohtaa uuden haasteen. Projektipäällikön tulee hahmottaa projektin kokonaiskuva, tulevaisuuden näkymät ja mahdolliset uhkakuvat. Johtajan tulee ennen kaikkea kyetä harjoittamaan delegoimisen jaloa taitoa ja jakaa vastuuta riittävästi projektin jäsenten kesken.

Vastuun ottaminen – niin projekteissa kuin yleisestikin – tuottaa toisinaan mielenahdistusta tiimissämme. Mielekkäisiin haasteisiin tartutaan ilomielin, kun taas vähemmän innostavia pallotellaan tiimiläiseltä toiselle. Esimerkiksi parin synnytysprojektin kohdalla saimme kokea, kuinka hidastava vaikutus vastuun väistelyllä on työn edistymisen kannalta. Myös muun muassa vaatemerkille tekemämme myyntiprojekti alkoi hieman haparoiden ja homma meinasi jossain vaiheessa suorastaan hajota käsiin kun kukaan ei astunut esiin ja ottanut vastuuta kokonaiskuvasta. Itsensäjohtaminen ja sitä kautta vastuun ottaminen omista asioistaan ja tiimin yhteisistä jutuista vaikuttaa ajatuksen tasolla niin ilmiselvältä, mutta missä ovat todelliset teot? Edistystä on tapahtunut, ja tapahtuu koko ajan enemmän, mutta vielä tuskin kukaan voi rehellisin mielin todeta olevansa mestari esimerkillä johtamisessa. Olemme kaikki osasia tässä kokonaisuudessa, jota tiimiyritykseksikin kutsutaan. Mitä minä olen tehnyt tämän tiimin eteen? Onko se tarpeeksi? Jokaisen on havahduttava itse ajattelemaan näitä asioita.

Toisaalta toinen puoli projektin organisoimisessa on delegoiminen ja sen haasteellisuus. Tiimityöskentely tarkoittaa yhteisvastuuta jokaisesta projektista ja tiimin jäsenestä. Kenenkään ei tule paiskia töitä oman jaksamisensa rajoilla. Siksi kaikkien tiimiläisten tulee tunnistaa omat heikot kohtansa ja uskaltaa jakaa vastuuta muille, toisin sanoen delegoida eteenpäin niitä tehtäviä, joita ei itse kykene/ehdi hoitamaan. Tämä vaatii luottamusta muihin tiimin jäseniin ja heidän vahvuuksiensa tuntemusta. Toisen ominaisuuksien ja luonteen piirteiden tuntemiseen ei ole muuta keinoa kuin molemminpuolinen rehellisyys ja avoimuus yhteisessä kanssakäymisessä. Me kaipaamme omassa tiimissämme lisää avoimuutta vuorovaikutukseen, vaikka toimintamme sinänsä onkin muuten melko avointa tiimin sisällä. Luotamme ainakin näennäisesti toisiimme, mutta osittain meille jokaiselle on jo profiloitunut tietyt luottohenkilöt, joiden vahvuudet ja heikkoudet tunnemme ja joiden luotamme hoitavan heille annetut tehtävät. Käymämme dialogi luottamus-asiasta on nostanut sen jokaisen tietoisuuteen. Kuitenkin on hyvä pitää mielessä, että teot painavat enemmän kuin sanat ja paras tapa tutustua toiseen tiimiyrittäjään on yksinkertaisesti työskennellä hänen kanssaan.

Avoimuuden puute aiheuttaa projektin organisoimisessa sen, että myös henkilöstövalinnat voivat olla vääriä. Väärällä tarkoitetaan tässä yhteydessä persoonapiirteiltään ja osaamisprofiililtaan liian yksipuolista projektiryhmää. Varsinkin alussa sorruimme tiimissämme projekteja jakaessamme huutoäänestyksellä valitsemiseen. Into tehdä projektia on toki aina merkittävä seikka, mutta ei ole järkeä valita samaa projektia tekemään kolme innovatiivista henkilöä eikä ollenkaan tekijähenkistä persoonaa. Tai toisinpäin. Nykyään olemme yrittäneet panostaa projektiryhmiä muodostettaessa monipuolisuuteen ja tehdä valinnat ominaisuuksien, ei pärstäkertoimen mukaan.

Viestintä projektissa

”Koko projektin ohjaus-, koordinointi- ja valvontaprosessi on riippuvainen viestinnästä – projekteja johdetaan viestinnän avulla.” Toimiva viestintä ja jatkuva vuorovaikutus projektin jäsenten kesken sekä toimeksiantajan kanssa ovat siis työn tuloksen kannalta merkittäviä tekijöitä.

Jotta viestintä toimisi projektissa, tulisi sen jäsenten sisäistää avoimen kommunikoinnin merkitys. Vain jos jokainen sitoutuu aktiivisesti viestimään toiminnastaan ja mielenliikkeistään, pysyy kokonaisuus kasassa ja projektin johto ajan tasalla. Myös palveluntarjoajan ja asiakkaan tulee kommunikoida keskenään aktiivisesti. Esimerkiksi laskettelukeskukselle tekemämme projekti sujui tarpeettoman hitaasti, kun asiakas oli hyvän alun jälkeen yhtäkkiä erittäin vaikeasti tavoitettavissa. Asioita oli vaikea viedä eteenpäin, sillä moni asia kaipasi varmistamista ja selvennystä. Tällainen toiminta on harmillista molemmille osapuolille ja aiheuttaa vain turhaa stressiä. Tällaisessa tilanteessa ei auta oikein muu kuin avoin keskustelu projektin tavoitteista.

Sosiaalinen viestintä on tärkeä osa projektia siinä missä muutkin viestinnän muodot ja tämä olisi projektipäällikön syytä ottaa huomioon. Tarvitsemme turhanpäiväistä lätinää tärkeiden asioiden puinnin lomassa, jotta projektin jäsenet voisivat kokea olonsa vapautuneemmaksi ja luottamussiteet alkaisivat syntyä. Tätä viestinnän muotoa on kuitenkin vaikea hallita ja siksi sitä monesti voikin olla joko liikaa tai liian vähän. Esimerkiksi treeneissämme toisinaan esiintyvä yleinen hälinä on häiritsevää ja vailla tarkoitusta. Joskus on epäselvää, missä vaiheessa siihen tulisi puuttua ja kenen se tulisi tehdä. Meitä kannustetaan vapaaseen keskusteluun, joten varsinkin aluksi moni aristeli asettaa itseään dialogia rajoittavaksi päällepäsmäriksi katkaisemalla täysin ohi aiheen menevän keskustelun. Jokaisen tiimiläisen tulee kehittää itselleen vielä hieman tilannetajua, jotta dialogia käytäessä olisi enemmän itseohjautuvuutta myös tämän asian suhteen.

Avoin keskustelu ja vapautunut ilmapiiri ratkaisevat monet ongelmat. Olemme kaikki vain ihmisiä, joten virheitä sattuu koko ajan, mutta niiden myöntäminen ajoissa itselle ja tiimille säästää meidät monelta vahingolta. Ajan kuluessa tutustumme toisiimme paremmin ja voimme alkaa luottamaan toisiimme, jolloin projektityöskentelykin alkaa sujua saumattomammin. Siihen asti tarvitsemme paljon avointa mieltä ja kunnioitusta toisiamme kohtaan.

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!