Tiimiakatemia on Jyväskylän Ammattikorkeakoulun yrittäjyyden huippuyksikkö

Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus

Kirjoitettu 05.12.14
Esseen kirjoittaja: Linda Heikkilä
Kirjapisteet: 3
Kirja: Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus
Kirjan kirjoittaja: Juhani Kauhanen, Arto Juurakko ja Ville Kauhanen
Kategoriat: 4.5. Projektien johtaminen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

Otin tämän kirjan avukseni 24H-tapahtumaa varten. Olen aikaisemmin ollut mukana hyvin pienissä määrin mukana järjestämässä jonkinmoista tapahtumaa, joten ajattelin ammentaa tästä kirjasta vinkkejä tapahtuman suunnitteluun sekä toteutukseen. Itse en ollut tämän koko tiimin projektin projektipäällikkö, vaan olin show-vastaavana. Huolehdin siis, että meillä oli shown käsikirjoitus ja kaikki tarvittavat lavasteet ja materiaalit musiikista lähtien. Tätä varten minulla oli pieni ydinryhmä ympärilläni, jonka kanssa suunnittelimme näitä asioita.

Olen hyvin kriittinen omaa tekemistäni kohtaan, jonka takia tämä homma meinasi olla todella stressaavaa. Myös pienen perfektionistiluonteeni takia meinasin turhautua todella helposti kun jotain ei voitukaan/pystytty toteuttaa niin kuin olisin halunnut. Tuli nopeasti sellainen tunne, että ”ei tää nyt näin oo enää ollenkaan niin hyvä”. Tällaisen luonteen takia, olen myös juuri se, joka ajattelee kaikkia mahdollisia riskejä. Myös kirjan mukaan on syytäkin tiedostaa projektiin liittyviä riskejä, joten sen takia yritin ottaa siitä oppia, jotta saisin nukuttuakin ilman jatkuvaa pohtimista mikä voi mennä pieleen ja mitä pitää vielä hoitaa ja niin edelleen. Vaikka itse olinkin show-vastaavana, niin stressasin silti myös muiden osa-alueiden riskejä. Vaikka toki luotin tiimiläisiini ja siihen, että jokainen hoitaa vastuualueensa, mutta ajattelin silti jatkuvasti myös niitä asioita jotka eivät varsinaisesti minulle kuuluneetkaan.

Kirjassa on mainittu riskienhallinnan yhteydessä tällainen kuin ABC-ajattelu.

A = Tiedosta riskit – riskien kartoitus

B = Luokittele riskit niiden todennäköisyyden ja merkittävyyden suhteen – riskien arviointi

C = Tee tarpeelliset suunnitelmat ja päätökset riskien siirtämiseksi muille, minimoimiseksi tai eliminoimiseksi – riskien hallinta

Noin viikko ennen tapahtumaa käytin kirjan menetelmää, jossa siis kartoittelin riskejä eri aihealueittain.

  1. Ympäristöriskit: Jamkilta luvat ja hyväksyntä tapahtumalle/rekvisiitalle, ettei tule taas valituksia ja ongelmia, hälytykset pois päältä, tietokoneet ja netti toimivat,
  2. Asiakasriskit: akatemialaisten määrä (jos akatemialle ei tulekaan yleisöä?), toimeksiantajille tulee esteitä tai he myöhästyvät, Innomo ei ole tyytyväinen
  3. Sopimuksiin liittyvät riskit: toimeksiantajille sopimukset ovatkin epäselviä?
  4. Aikataulu: resurssiriippuvuuksien huomioonottaminen, shown kesto (liian lyhyt, liian pitkä?), Innomolaisten aktiviteettien ja ruokailujen ajoitus
  5. 5. Henkilöstö ja organisointi: tarvittavan määrä ihmisiä showssa, vastuunjako, ihmisten poissaolot/myöhästymiset/vaihtuvuus, mitä jos oikeasti sattuukin jotain jollekin? Viestinnälliset epäselvyydet
  6. 6. Taloudelliset riskit: budjetti tulee olla mahdollisimman tarkka ja ajantasalla, mitä jos tuleekin yllättävä iso kulu? Riittääkö budjetti? Mitä jos jotain arvokasta varastetaan?
  7. 7. Tekniikka: onko varmasti tarpeeksi osaamista? Mitä jos se pettää ihan totaalisesti ja koko show menee ihan pilalle?
  8. 8. Imagoriskit: tapahtuman imago, meidän imago, toimeksiantajien imago, Innomolaisten imago, Tiimiakatemian imago
  9. 9. Turvallisuus: ”pelastussuunnitelma”

Näitä kun itsekseni mietin niin tajusin, että mikään näistä todennäköisimmistä riskeistä ei voi aiheuttaa mitään mahdottoman suurta katastrofia. Joitain yllälueteltuja asioitahan itse showssa tapahtui. Tekniikka meinasi pettää vähän aika ajoin, pelastusreitti ei ollut tarpeeksi näkyvillä (josta tulikin sanomista), budjettiin tuli äkillisiä kuluja kun hankittu rekvisiitta ei riittänytkään, hetken ajan epäilimme myös varkautta ja viestinnässä oli jälleen katkoksia. Näiden miettiminen kyllä kevensi ajatuksia kun ymmärsi, että tämä on kuitenkin sen verran pieni tapahtuma, että tässä ei kerta kaikkiaan voi tapahtua mitään maailmaa suurempaa mokaa ellei sitten käy todella huono tuuri ja olisi syttynyt esimerkiksi tulipalo. Tähän mennessä koko 24H-kokonaisuudesta on tullut hyvää palautetta. Siitä olen todella tyytyväinen, sillä kun itse on niin itsekriittinen niin minähän löydän vaikka mitä asioita, jotka olisi voinut olla paremmin. Omasta mielestä show myöskin jäi vähän pliisuksi, tosin en oikein osaa vain analysoida sitä, mistä se sitten johtuisi. Voi vaikuttaa myös se, etten edes oikeastaan nähnyt kunnolla sitä showta, kun itse istui verhon takana.

Noin viikko ennen tapahtumaa meinasi asioiden kanssa tulla kiire ja kun itsellä meinasi olla henkilökohtaisessakin elämässä olla haasteita, niin oli hankala pitää lankoja käsissä ja pitää mielessä mitä vielä tulee hoitaa ja kuka olisi oikea tyyppi niitä asioita tekemään. Onneksi treeneissä projektipäällikkömme sitten otti enemmän roolia ja mietittiin ihan tarkkaan paljonko kenelläkin on aikaa, mitä pitää vielä tehdä ja jaettiin tehtäviä sen mukaan. Se selkeästi helpotti ja asioita selkeytyi paljon. Toisaalta itselle tuli hieman epäonnistunut fiilis siinä, koska minun tehtävähän se olisi ollut, sillä moni tekemätön asia liittyi showhun. Myös se ehkä hieman lisäsi painetta, että tiimiltä tuli jatkuvasti kehitysideoita showhun (joka oli siis ehdottomasti hyvä juttu!). Jotkut ideat vaan meinasi kasata lisää työtä niin, ettei tiennyt missä välissä ja kuka kerkeää niitä tekemään.

Oli kyllä hyvä, että luin kirjan ennen tapahtumaa. Kirjan ansiosta muistin taas palkitsemisen tärkeyden. Pieni yllättävä kulu budjettiin tuli siitä, että halusin palkita meidän päänäyttelijämme Nikon hyvästä työstä ja kärsivällisyydestä. Ohjelma muuttui vähän väliä ja kaikki oli täyttä kaaosta ajoittain, mutta Niko vaan sopeutui aina muutoksiin ja oli viileä kuin viilipytty niiden suhteen, toisin kuin minä. Ihan loistavaa valmistautumista ja itseohjautumista.

Meidän täytyy käydä vielä koko tiimin kanssa läpi loppuraportti eli motorola tästä tapahtumasta. Aion kysyä myös jos Niko pääsisi mukaan tekemään tätä, jotta häneltä saisi myös palautetta. Loppujen lopuksi olen todella ylpeä tiimistäni, koska mielestäni kaikki tehtiin hyvää työtä!

 

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!